E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflichten, Umstellung, Software

Ab dem 1. Januar 2025 sind auch Kleinunternehmer in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Die Ausstellungspflicht folgt stufenweise. Was genau eine E-Rechnung ist, welche Fristen gelten und wie du dich vorbereitest, erfährst du hier kompakt und praxisnah.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist mehr als eine digital versendete PDF-Datei. Sie liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor, das maschinell auslesbar ist und automatisiert verarbeitet werden kann. Zulässige Formate sind zum Beispiel XRechnung und ZUGFeRD in der jeweils gültigen Version. Beide entsprechen der EU-Norm EN 16931. Einfache PDFs erfüllen diese Anforderung nicht mehr.

Welche Pflichten gelten für E-Rechnungen von Kleinunternehmern?

1. Empfangspflicht ab dem 1. Januar 2025

Du musst in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Diese Pflicht betrifft alle umsatzsteuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Umsätze innerhalb Deutschlands. Dafür brauchst du ein Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen unterstützt, wie z.B. easybill.

2. Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2028

Bis Ende 2027 darfst du als Kleinunternehmer weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden – allerdings nur mit ausdrücklicher Zustimmung deiner Kunden. Ab 2028 musst du selbst E-Rechnungen ausstellen. Bereite dich also rechtzeitig auf diese Umstellung vor.

3. Sonderregelung für hohe Umsätze

Hast du im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt, beginnt deine Ausstellungspflicht bereits ab dem 1. Januar 2027.

E-Rechnung mit easybill erstellen

Mit easybill kannst du gesetzeskonforme E-Rechnungen ganz einfach erstellen. So gehst du vor:

1. Erstelle wie gewohnt deine Rechnung in easybill
2. Aktiviere die Zusatzfelder für die E-Rechnung (z. B. Leitweg-ID)
3. Exportiere die Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD
4. Versende sie per E-Mail oder lade sie auf das entsprechende Portal hoch

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Ausnahmen von der Pflicht

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (z. B. Tickets)
• Privatkundengeschäfte (B2C)
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8-29 UStG

Was solltest du jetzt tun?

• Software wählen: Nutze ein rechtssicheres Rechnungsprogramm wie easybill, das E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und lesen kann.
• Technik prüfen: Stelle sicher, dass du strukturierte Rechnungen empfangen und revisionssicher speichern kannst.
• Abläufe anpassen: Integriere den E-Rechnungsprozess in deinen Arbeitsalltag und kläre Formatwünsche mit deinen Kunden.
• Kommunikation mit Steuerberater: Wenn du einen Steuerberater hast, stelle sicher, dass ihr euch über DATEV-Schnittstellen austauschen könnt, das erspart beiden Seiten künftig viel Zeit für Papierkram.
• Mitarbeiter schulen: Falls du ein Team hast, stelle sicher, dass alle Beteiligten mit der neuen Vorgehensweise vertraut sind.

Häufige Fragen zur E-Rechnung für Kleinunternehmen

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?

Du verstößt gegen § 14 UStG. Das Finanzamt kann den Vorsteuerabzug verweigern oder bei Prüfungen Beanstandungen aussprechen.

Welche Formate muss ich unterstützen?

XRechnung und ZUGFeRD in der jeweils aktuellen Version sind gängige Formate, die den EU-Vorgaben entsprechen.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

10 Jahre – elektronisch, revisionssicher und lesbar.

Was ist eine Leitweg-ID?

Diese benötigst du bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie dient zur eindeutigen Zuordnung der Rechnung.

Gibt es Beschränkungen bei der Dateigröße?

Ja. Übliche Obergrenze: 10 bis 15 MB. Anhänge bis etwa 200 Seiten sind meist erlaubt.

Muss ich meine Kunden über die Umstellung informieren?

Ja, insbesondere wenn du bis Ende 2027 noch Papierrechnungen versenden möchtest. Denn das ist nur mit deren Zustimmung erlaubt.

Brauche ich technisches Fachwissen für E-Rechnungen?

Nicht unbedingt. Viele Anbieter wie easybill gestalten den Prozess so, dass du keine speziellen IT-Kenntnisse benötigst.

Was passiert, wenn mein Kunde die E-Rechnung nicht verarbeiten kann?

Grundsätzlich muss dein Geschäftspartner seit 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Du kannst im Einzelfall jedoch prüfen, ob eine befristete Ausnahme möglich ist.

Welche Vorteile habe ich als Kleinunternehmer durch die E-Rechnung?

Du profitierst von schnelleren Zahlungen, reduzierst Aufwand und Kosten und verbesserst deine Buchhaltung. Zudem bist du rechtlich auf der sicheren Seite.

Muss ich sofort auf E-Rechnung umstellen?

Nein. Die Empfangspflicht gilt ab 2025. Die Pflicht zur Ausstellung betrifft dich – sofern du unter 800.000 Euro Umsatz bleibst – erst ab 2028.

Wie finde ich die passende Software?

Achte auf Konformität mit XRechnung und ZUGFeRD. Viele Anbieter stellen Testversionen bereit. Wichtig sind Bedienbarkeit, Support und gesetzliche Konformität.