Verkaufst du über Marktplätze wie Amazon, eBay, Kaufland und Otto Market, oder über einen eigenen Shop, betrifft dich die E-Rechnungspflicht auf zwei Wegen: beim Empfangen und beim Ausstellen von Rechnungen. Sie gilt seit 2025 schrittweise für inländische Geschäfte zwischen Unternehmen. Für Rechnungen an Privatkunden bleibt vieles beim Alten. Dieser Beitrag zeigt dir, ab wann welche Pflicht greift, was speziell bei Amazon gilt und wie du deine Rechnungen sauber umstellst.
Das musst du als Onlinehändler zur E-Rechnungspflicht wissen
Die E-Rechnungspflicht gilt für inländische B2B-Umsätze zwischen Unternehmen. Als Onlinehändler musst du seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, greift ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle. Rechnungen an Privatpersonen sind ausgenommen, hier bleiben PDF und Papier erlaubt.
Eine E-Rechnung ist kein PDF. Sie ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der Norm EN 16931. Die beiden gängigen Formate heißen XRechnung und ZUGFeRD. Ein eingescanntes oder als PDF verschicktes Dokument erfüllt die Anforderung nicht. Wie eine elektronische Rechnung technisch aufgebaut ist, liest du im Ratgeber zur E-Rechnung.
Für wen die E-Rechnungspflicht im Onlinehandel gilt
Betroffen sind inländische Umsätze zwischen Unternehmern, also Rechnungen an Geschäftskunden in Deutschland. Rechtsform und Größe spielen keine Rolle. Eine GmbH ist genauso erfasst wie ein Einzelunternehmer oder ein Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG bleiben dabei unverändert, die E-Rechnung ergänzt sie nur um den strukturierten Datenteil.
Ein Punkt wird oft übersehen: Kleinunternehmer sind nicht komplett befreit. Sie müssen eine E-Rechnung empfangen und verarbeiten können. Sobald dir ein Lieferant oder Dienstleister eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei schickt, brauchst du einen Weg, sie zu lesen und revisionssicher abzulegen. Diese Empfangspflicht besteht bereits.
E-Rechnung an Privatpersonen: Das gilt im B2C
Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Verkaufst du an Endverbraucher, darfst du deine Rechnung weiter als PDF, auf Papier oder in jedem anderen Format ausstellen. Für den klassischen B2C-Verkauf im Shop oder über Amazon ändert sich formal nichts. Das gilt auch für die E-Rechnung an Privatkunden im Ausland.
Zusätzlich gibt es die Kleinbetragsrechnung: Bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) ist keine E-Rechnung nötig, unabhängig vom Empfänger. Für Händler mit vielen kleinen Bestellungen nimmt das Druck aus dem Thema.
Die eigentliche Herausforderung liegt im gemischten Kundenkreis. Auf Amazon kaufen sowohl Privatpersonen als auch Geschäftskunden über Amazon Business. Für dieselbe Ware kann also eine formfreie B2C-Rechnung oder eine strukturierte B2B-Rechnung fällig sein. Entscheidend ist, ob dein System den Kundentyp sauber erkennt und daraus das richtige Rechnungsformat ableitet.
Empfangen und Ausstellen: Zwei Pflichten, verschiedene Fristen
Die E-Rechnungspflicht besteht aus zwei getrennten Pflichten mit eigenen Fristen. Zuerst kommt das Empfangen, danach das Ausstellen. Wer das verwechselt, schätzt seinen Handlungsbedarf falsch ein.
| Zeitpunkt | Was gilt |
| seit 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die frühere Zustimmung des Empfängers entfällt. |
| bis 31. Dezember 2026 | Übergangszeit: Papier- und PDF-Rechnungen im B2B sind weiter zulässig, solange der Empfänger zustimmt. |
| ab 1. Januar 2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz (2026). |
| ab 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Rechnungen, andere Formate sind dann unzulässig. |
Die Empfangspflicht ist der Teil, der schon jetzt zählt. Deine Geschäftspartner und Lieferanten dürfen dir bereits heute eine E-Rechnung schicken, und du musst sie annehmen können.
E-Rechnung auf Marktplätzen und im eigenen Shop
Die E-Rechnungspflicht hängt nicht am Verkaufskanal, sondern an dir als Unternehmen. Verkaufst du an inländische Geschäftskunden, brauchst du eine E-Rechnung nach EN 16931, und die Plattform nimmt dir das nicht zuverlässig ab.
easybill Connect setzt genau hier an. Es verbindet Marktplätze und Shops mit deiner Abrechnung, importiert Bestellungen automatisch und erstellt daraus gesetzeskonforme Rechnungen inklusive E-Rechnung. So läuft die B2B- und B2C-Logik zentral an einer Stelle, egal über welchen Kanal die Bestellung kommt.
E-Rechnung bei Amazon ausstellen und empfangen
Amazon erzeugt über den VAT Calculation Service (Amazon VCS) Rechnungen an deine Kunden, in der Regel als PDF. Für Privatkäufe ist das ausreichend. Für einen Geschäftskunden, der eine E-Rechnung braucht, genügt das nicht. Du musst selbst dafür sorgen, mit einer entsprechenden Software konforme E-Rechnungen nach EN 16931 auszustellen.
Beim Empfang über ein Amazon-Business-Konto gilt laut den Amazon-Bedingungen: Ohne Anmeldung zur elektronischen Rechnungsstellung bekommst du deine Rechnungen als PDF. Mit Anmeldung erhältst du ein elektronisches Format wie cXML oder EDI, das dann als „Original“ gilt und die PDF nur als „Kopie“. Diese Formate erfüllen grundsätzlich nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung nach der Norm EN 16931. Die genauen Regelungen findest du in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Amazon.
Wie du mit easybill E-Rechnungen über Amazon sauber empfangen und ausstellen kannst, zeigt die Seite zu Amazon Rechnungen.
E-Rechnung auf eBay: Pflicht bei B2B-Verkäufen
Auf eBay gehen viele Bestellungen an Privatkunden, doch auch gewerbliche Käufer bestellen dort. Für sie bleibt die konforme E-Rechnung deine Aufgabe. eBay stellt die strukturierte Rechnung nicht automatisch aus, du brauchst also einen eigenen Weg, B2B-Rechnungen im richtigen Format zu erzeugen.
Kaufland und OTTO Market: E-Rechnung an Geschäftskunden
Auf den deutschen Marktplätzen Kaufland und OTTO Market wächst der Anteil an Geschäftskunden. Auch hier ist eine Rechnungssoftware notwendig, um E-Rechnungen an B2B-Kunden auszustellen. Für Nischen-Marktplätze wie Etsy oder ManoMano gilt dieselbe Logik, unabhängig von der Größe der Plattform.
E-Rechnung im eigenen Shop: Shopify, Shopware und WooCommerce
Beim eigenen Shop kommt es auf das System an. Shopware bietet zum Beispiel eine E-Rechnungs-App, die ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien erzeugt. Shopify und WooCommerce können das nicht von sich aus, hier brauchst du ein Plugin oder eine angebundene Rechnungslösung.
Standardmäßig liefert ein Shop-System nur eine Bestellbestätigung, keine gesetzlich konforme E-Rechnung. Diesen Schritt übernimmt eine angebundene Rechnungslösung wie easybill, die aus den Bestelldaten die passende XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung erzeugt.
XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format für Händler passt
Beide Pflichtformate erfüllen die Norm EN 16931, unterscheiden sich aber in der Darstellung. Die Wahl hängt davon ab, wie deine Buchhaltung arbeitet.
| Format | Aufbau | Praxis für Händler |
| XRechnung | reiner XML-Datensatz, keine sichtbare Rechnung | vor allem im Geschäft mit der öffentlichen Verwaltung (B2G) gefragt |
| ZUGFeRD | lesbares PDF mit eingebettetem XML-Datensatz | für viele Händler praktischer, weil ein sichtbares Rechnungsbild bleibt |
Für den Amazon- und Shop-Alltag ist ZUGFeRD oft die pragmatischere Wahl, weil du und dein Kunde weiterhin eine lesbare Rechnung seht. Maßgeblich ist trotzdem der strukturierte Datenteil, nicht das PDF-Bild. Ein reines PDF ohne eingebetteten Datensatz ist keine E-Rechnung.
Steuer-Sonderfälle im Onlinehandel: OSS und Reverse Charge
Im Onlinehandel kommen zwei steuerliche Sonderfälle regelmäßig vor, die den Rechnungsprozess verkomplizieren. Beim grenzüberschreitenden Verkauf an Privatkunden in der EU greift ab der Lieferschwelle von 10.000 Euro der One-Stop-Shop (OSS): Der Umsatz wird dann im Land des Käufers versteuert. Bei den Gebühren, die Amazon dir aus Luxemburg berechnet, gilt das Reverse-Charge-Verfahren, die Steuerschuld liegt bei dir.
Beide Fälle sind fehleranfällig, sobald Rechnungen automatisiert verarbeitet werden. Ein falscher Steuersatz im Datensatz wird beim Empfänger direkt falsch gebucht. easybill Connect importiert deine Bestellungen aus Marktplätzen und Shops und erstellt Rechnungen inklusive der passenden Steuerlogik, OSS eingeschlossen. So bleibt die Zuordnung nachvollziehbar und muss nicht von Hand geprüft werden.
E-Rechnungen richtig archivieren
E-Rechnungen musst du im Originalformat aufbewahren, also als XML-Datensatz, GoBD-konform und maschinell auswertbar. Für Rechnungen und Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Frist von acht Jahren, verkürzt von vorher zehn Jahren.
Ein häufiger Fehler: die E-Rechnung ausdrucken und den Ausdruck ablegen. Der Ausdruck einer ZUGFeRD-Datei ist rechtlich nur eine Kopie. Das gültige Original ist der strukturierte Datensatz. Speichere E-Rechnungen deshalb immer digital im Originalformat, nicht als Papier oder als neu erzeugtes PDF. Zur GoBD-konformen Aufbewahrung gehört außerdem eine Verfahrensdokumentation, die festhält, wie E-Rechnungen bei dir empfangen, geprüft und abgelegt werden.
Was du als Onlinehändler jetzt tun solltest
Der erste Schritt ist nicht das Ausstellen, sondern das Empfangen. Sorge dafür, dass du E-Rechnungen von Lieferanten und Marktplätzen annehmen, lesen und archivieren kannst. Danach klärst du, welches Format zu deiner Buchhaltung passt und wie deine Rechnungen an Geschäftskunden künftig entstehen.
Konkret heißt das:
- Prüfe, ob deine Software E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren kann.
- Lege für Amazon und andere Marktplätze fest, wie B2B- und B2C-Rechnungen erzeugt werden.
- Entscheide dich für ein Ausgabeformat, XRechnung oder ZUGFeRD.
- Teste einen kompletten Durchlauf: Rechnung erzeugen, prüfen, verbuchen, archivieren.
Für die automatische Abrechnung über Marktplätze und Shops bündelt easybill Connect diese Schritte, von der Anbindung bis zur E-Rechnung. Einen Überblick über die unterstützten Plattformen gibt die Seite zu E-Commerce Marktplätzen. easybill kannst du 7 Tage kostenlos und unverbindlich testen, ohne Kreditkarte.
Häufige Fragen & Antworten
Nein. Rechnungen an Privatpersonen und Endverbraucher (B2C) sind ausgenommen. Du darfst sie weiter als PDF oder auf Papier ausstellen. Die Pflicht betrifft nur inländische Umsätze zwischen Unternehmen.
Für B2C-Umsätze reicht der Amazon VCS in den meisten Fällen. Für B2B-Geschäfte mit deutschen Kunden garantiert Amazon keine konformen XRechnung- und ZUGFeRD-Datensätze, hier bleibt die Verantwortung beim Händler.
Ja. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Von der eigenen Ausstellungspflicht bist du weitgehend erleichtert, die Empfangspflicht gilt aber schon seit 2025.
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931. Ein PDF oder Scan ohne eingebetteten Datensatz zählt nicht, auch wenn er per E-Mail kommt.
Ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle inländischen B2B-Rechnungen. Empfangen musst du sie bereits seit 2025.
