Als Freiberufler ist das korrekte Schreiben von Rechnungen ein zentraler Bestandteil deines beruflichen Alltags – und entscheidend für deinen Geschäftserfolg. In diesem Beitrag erfährst du, wie du als Freiberufler rechtssichere, GoBD-konforme Rechnungen erstellst und welche besonderen Regelungen dabei gelten.
Was ist ein Freiberufler?
Der Begriff Freiberufler bezieht sich auf selbstständige Personen, die eine qualifizierte berufliche Tätigkeit ausüben, meist auf geistigem oder künstlerischem Gebiet.
Freiberufler bieten ihre Dienstleistungen in der Regel auf eigene Rechnung an und sind nicht an feste Arbeitszeiten gebunden. Typische Beispiele für Freiberufler sind Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten, Künstler und Ingenieure. Im Gegensatz zu Gewerbetreibenden unterliegen Freiberufler oft besonderen steuerlichen Regelungen und müssen keine Gewerbesteuer zahlen. Die Einstufung als Freiberufler hat Auswirkungen auf die soziale Absicherung und die steuerliche Behandlung der Einkünfte.
Selbstständig vs. Freiberufler: Was ist der Unterschied?
Der Begriff “freiberuflich” bezieht sich auf eine spezielle Form der Selbstständigkeit. Freiberufler sind eine Untergruppe der Selbstständigen, die in bestimmten qualifizierten Berufen tätig sind, wie zum Beispiel Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten, Künstler oder Ingenieure. Während jede freiberuflich tätige Person selbstständig ist, gilt nicht jede selbstständige Tätigkeit automatisch als freiberuflich.
Generell umfasst der Begriff “selbstständig” eine breitere Palette von Tätigkeiten. Selbstständige können in verschiedenen Branchen arbeiten, einschließlich gewerblicher und handwerklicher Berufe. Während Freiberufler oft geistige oder kreative Dienstleistungen anbieten, können selbstständige Unternehmer Produkte herstellen, Handel betreiben oder Dienstleistungen in verschiedenen Bereichen erbringen.
Auch bei den steuerlichen Vorschriften gibt es Unterschiede für die verschiedenen Formen der Selbstständigkeit. Freiberufler unterliegen oft speziellen steuerlichen Regelungen, während selbstständige Gewerbetreibende möglicherweise Gewerbesteuer zahlen müssen:
| Freiberufler | Gewerbebetrieb |
|---|---|
| keine Gewerbeanmeldung – keine Gewerbesteuer | Gewerbesteuer muss gezahlt werden |
| Anmeldung beim Finanzamt | Registrierung im Handelsregister |
| Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ausreichend | Ist zur doppelten Buchführung verpflichtet |
Freiberuflich – Bedeutung für deine Anmeldung
Als Freiberufler musst du dein Gewerbe nicht beim Gewerbeamt anmelden. Stattdessen meldest du deine Tätigkeit direkt beim Finanzamt an. Dort erhältst du deine Steuernummer, die du für deine Rechnungen benötigst. Falls du umsatzsteuerpflichtig bist, bekommst du außerdem eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Müssen Freiberufler Rechnungen schreiben?
Auch Freiberufler sind gesetzlich dazu verpflichtet, Rechnungen auszustellen. Dabei gelten im Grunde dieselben Anforderungen wie für gewerbliche Unternehmer: Eine Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung bzw. Lieferung der Ware erstellt werden.
Die Rechnung dient nicht nur als Zahlungsgrundlage für deine Kunden, sondern ist auch ein wichtiges Belegdokument für deine Buchhaltung und Steuererklärung. Wer keine ordnungsgemäßen Rechnungen schreibt, riskiert Probleme mit dem Finanzamt oder Zahlungsverzögerungen. Eine klare, vollständige und fristgerechte Rechnung ist daher ein Muss für jede freiberufliche Tätigkeit.
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Müssen Freiberufler die Steuernummer auf der Rechnung angeben?
Auch für Freelancer gilt der Grundsatz jeder Rechnungserstellung: eine Nummer zur Identifizierung der Steuer ist immer eine Pflichtangabe auf der Rechnung. Ob also eine Steuernummer oder eine Steuer ID oder eine Umsatzsteuer Identifikationsnummer (sofern man Umsatzsteuer abführen muss) aufgeführt wird, spielt keine Rolle. Nur eine von diesen drei Nummern müssen Sie definitiv mit einbringen. Ein häufiger Irrglaube ist, dass eine Rechnung ohne Steuernummer erstellt werden kann.
Was muss auf die Rechnung eines Freiberuflers?
Damit deine Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, solltest du folgende Pflichtangaben beachten:
- Vollständiger Name und Anschrift von dir als Rechnungsaussteller
- Vollständiger Name und Anschrift des Auftraggebers bzw. Kunden
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Rechnungsnummer (fortlaufend)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
- Menge und die Art der Lieferung bzw. der Umfang und die Art der Leistung
- Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz und ausgewiesene Umsatzsteuer (sofern nicht Kleinunternehmerregelung)
- Brutto-Endbetrag der Rechnung
- Hinweis auf Steuerbefreiung, falls du als Kleinunternehmer:in tätig bist (§ 19 UStG)
Kleinbetragsrechnungen für Freiberufler: Was gilt für Rechnungen unter 250 Euro?
Wenn du als Freiberufler Leistungen erbringst, deren Gesamtbetrag 250 Euro (inkl. Umsatzsteuer) nicht überschreitet, kannst du eine sogenannte Kleinbetragsrechnung ausstellen. In diesem Fall gelten vereinfachte Anforderungen: Du musst weder eine Steuernummer noch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Auch eine fortlaufende Rechnungsnummer ist nicht zwingend erforderlich.
Wichtig ist jedoch, dass auf der Rechnung dein Name und deine Anschrift, das Leistungsdatum, eine Leistungsbeschreibung sowie der Bruttobetrag inklusive Steuersatz ersichtlich sind. Die Kleinbetragsregelung spart Aufwand – eignet sich aber nur für überschaubare Aufträge oder wiederkehrende Kleinleistungen.
Wie lange muss ich als Freiberufler Rechnungen aufbewahren?
Als Freiberufler bist du verpflichtet, Rechnungen und relevante Geschäftsunterlagen zehn Jahre lang aufzubewahren – unabhängig davon, ob du zur Umsatzsteuer verpflichtet bist oder nicht. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine sichere und strukturierte Ablage ist nicht nur steuerrechtlich notwendig, sondern hilft dir auch bei späteren Rückfragen durch das Finanzamt oder bei der Nachverfolgung von Zahlungen.
Häufige Fragen zu Rechnungen für Freiberufler
Freiberufler sind selbstständige Personen, die eine qualifizierte berufliche Tätigkeit auf geistigem oder künstlerischem Gebiet ausüben. Typische Beispiele sind Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten und Künstler. Im Gegensatz zu Gewerbetreibenden unterliegen Freiberufler oft besonderen steuerlichen Regelungen und müssen keine Gewerbesteuer zahlen.
Grundsätzlich gibt es für Freiberufler keine gesetzlich festgelegte Umsatzgrenze. Allerdings gelten bestimmte Schwellenwerte, wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchtest: Dein Umsatz darf im aktuellen Kalenderjahr nicht über 50.000 Euro liegen und im Vorjahr nicht über 22.000 Euro gelegen haben. Überschreitest du diese Grenzen, bist du umsatzsteuerpflichtig und musst deine Rechnungen entsprechend anpassen.
Wenn der Bruttobetrag der Rechnung 250 Euro nicht übersteigt, handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung. In diesem Fall darfst du auf einige Pflichtangaben verzichten, zum Beispiel auf die Steuernummer oder eine Rechnungsnummer. Die Angabe des Steuersatzes und der Gesamtbetrag sind aber weiterhin erforderlich.
Nicht ganz. Freiberufler müssen keine Gewerbesteuer zahlen und unterliegen einfacheren Buchführungspflichten – etwa der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dennoch bist du als Freiberufler einkommensteuerpflichtig und musst unter Umständen Umsatzsteuer abführen.
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