Grundsätzlich bist du als Unternehmer verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn du eine steuerpflichtige Leistung an einen anderen Unternehmer oder eine juristische Person erbringst (§ 14 UStG). Bei Leistungen an Privatpersonen besteht nur dann eine Pflicht, wenn der Leistungsempfänger ausdrücklich eine Rechnung verlangt oder wenn besondere gesetzliche Regelungen greifen, etwa im Baugewerbe.
Für die ordnungsgemäße Buchführung ist ein Beleg als Nachweis jeder Buchung unerlässlich. Die Rechnung muss gewisse Pflichtangaben enthalten – dazu gehört auch die korrekte Rechnungsadresse des Rechnungsausstellers sowie die des Rechnungsempfängers.
Die korrekte Rechnungsadresse – Warum ist sie wichtig?
Da die Rechnungsadresse zu den Pflichtangaben einer Rechnung zählt, muss sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Aber was gehört zu einer korrekten Rechnungsadresse?
- Die Rechnungsadresse enthält in der Regel die personen- oder unternehmensbezogenen Angaben des Rechnungsempfängers – also die Partei, die zur Zahlung verpflichtet ist. Dabei ist es wichtig, dass die Adresse vollständig und fehlerfrei angegeben wird.
- Fehlerhafte Adressen können dazu führen, dass Rechnungen nicht zugestellt werden und in der Folge auch nicht fristgerecht bezahlt werden. Das kann für dein Unternehmen zu Liquiditätsengpässen führen.
- Auch Mahnungen könnten fälschlich an die falsche Adresse versendet werden, was Zahlungsverzögerungen und Kundenärger nach sich ziehen kann.
- Ebenso wichtig ist die korrekte Adresse des Rechnungsausstellers. Denn nur wenn diese vollständig und zutreffend ist, erkennt das Finanzamt die Rechnung als Grundlage für den Vorsteuerabzug an. Nach § 14 Abs. 4 UStG muss die Rechnung unter anderem den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers enthalten. Sind diese Angaben unvollständig oder fehlerhaft, kann der Vorsteuerabzug verwehrt werden.
Was genau unter „vollständiger Anschrift“ zu verstehen ist, war lange umstritten. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat im Jahr 2018 (Urteil vom 21.06.2018, V R 28/16) entschieden, dass es genügt, wenn der Unternehmer unter der angegebenen Adresse erreichbar ist – eine wirtschaftliche Tätigkeit muss an dieser Adresse nicht zwingend ausgeübt werden. Somit können auch Postfachadressen, Briefkastenanschriften, c/o-Adressen oder Betriebsstätten als Rechnungsadresse anerkannt werden.
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Rechnungsadresse auf E-Rechnungen
Seit dem 27. November 2020 gilt für öffentliche Auftraggeber in Deutschland die Pflicht zur Annahme elektronischer Rechnungen im Format XRechnung. Immer mehr Unternehmen setzen ebenfalls auf digitale Rechnungen, um Prozesse zu vereinfachen und Kosten zu senken. Ab 2025 wird die E-Rechnung auch innerhalb der EU weiter gestärkt. Viele Mitgliedsstaaten, darunter Deutschland, setzen eine umfassende Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung mit E-Rechnung-Software schrittweise bis 2028 um.
Auch bei elektronischen Rechnungen, ob PDF oder XRechnung, gelten die gleichen gesetzlichen Anforderungen wie bei Papierrechnungen. Die Rechnungsadresse des Empfängers und Ausstellers muss daher auch hier korrekt und vollständig sein. Nutze moderne Rechnungssoftware, um deine Daten fehlerfrei und automatisiert zu hinterlegen.
Datenschutz – Rechnungsadresse und DSGVO
Die Rechnungsadresse enthält häufig personenbezogene Daten, wie Namen und Anschriften von natürlichen Personen. Daher greift hier auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Du solltest sicherstellen, dass diese Daten nur für die Zwecke verarbeitet werden, für die sie benötigt werden – also etwa für die Rechnungserstellung und Buchhaltung – und dass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Tipp
Seit 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, bis 2028 wird auch der Versand von E-Rechnungen Pflicht. Erfahre alles zur rechtssicheren Erstellung von E-Rechnung in unserem Ratgeber.
Pflichtangaben in der Rechnungsadresse
Je nach Empfänger des Dokuments gibt es unterschiedliche Anforderungen an die Inhalte der Rechnungsanschrift. Die folgenden Pflichtangaben müssen in jeder Rechnung enthalten sein. Das gilt auch für Abschlagsrechnungen oder Mahnungen.
Für Einzelpersonen:
- Vorname und Nachname
- Straße und Hausnummer
- Postleitzahl (PLZ) und Ort
- Gegebenenfalls auch das Land, wenn es nicht dem Land des Rechnungsausstellers gleicht
Für Unternehmen:
- Firmenname
- Firmierung und Rechtsform des Unternehmens
- Vorname und Nachname
- Straße und Hausnummer
- Postleitzahl (PLZ) und Ort
- Land (Bei Auslandsrechnungen definitiv wichtig!)
- Optional: Name des Empfängers oder Abteilung
Rechnungs- oder Lieferadresse
Wann wähle ich welche Adresse?
Die Lieferadresse ist die Anschrift, an die die Ware geliefert wird. Diese ist in manchen Fällen nicht identisch mit der Rechnungsadresse:
- Ein Unternehmen lässt Ware an eine Lagerhalle liefern, die sich an einem anderen Ort befindet als die Geschäftsräume.
- Ein Unternehmen nutzt eine Rechnungsadresse als Postfach, um die Erfassung und Archivierung von Dokumenten zu optimieren.
- Ein häufiger Fall im Alltag: Der Rechnungsempfänger ist eine andere Person als der Warenempfänger – etwa bei einem Geschenk-Versand.
Fehlerhafte Rechnung korrigieren – Was ist zu beachten?
Hast du eine Rechnung fehlerhaft ausgestellt, darfst du diese selbstverständlich korrigieren. Eine Rechnung ist im Sinne des Vorsteuerabzugs nur dann berichtigungsfähig, wenn sie Angaben zum Rechnungsaussteller, zum Leistungsempfänger, zur Leistungsbeschreibung, zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer enthält.
Erfüllt eine Rechnung diese Bedingungen nicht, drohen erhebliche Kosten: Die ursprünglich geltend gemachte Vorsteuer kann mit sechs Prozent pro Jahr bis zur Korrektur verzinst werden.
Da solche Korrekturen oft im Rahmen von Betriebsprüfungen erfolgen, kann der Zinsschaden hoch ausfallen. In solchen Fällen ist ein Rechtsbeistand ratsam, zumal es hierzu auch unterschiedliche Urteile durch den Europäischen Gerichtshof (EuGH) gibt.
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Häufige Fragen zur Rechnungsadresse
1. Muss die Rechnungsadresse immer die Firmenanschrift sein?
Nicht zwingend. Du kannst auch eine abweichende Rechnungsadresse nutzen, z. B. ein Postfach oder eine c/o-Adresse, solange sie vollständig ist und der Empfänger dort erreichbar ist.
2. Kann ich eine Rechnungsadresse nachträglich ändern, wenn der Kunde das wünscht?
Ja, du kannst die Rechnungsadresse ändern, wenn sie ursprünglich falsch oder unvollständig angegeben war. Beachte dabei die Vorschriften für eine korrekte Rechnungskorrektur, damit der Vorsteuerabzug nicht gefährdet ist.
3. Ist es erlaubt, mehrere Rechnungsadressen in einer Rechnung aufzuführen?
Nein, in einer Rechnung sollte immer nur eine Rechnungsadresse für den Empfänger angegeben werden. Falls du mehrere Ansprechpartner hast, kannst du diese als Ansprechpartner oder Abteilung hinzufügen, aber nicht als separate Rechnungsadresse.
4. Was passiert, wenn die Rechnungsadresse nicht korrekt ist?
Eine fehlerhafte Rechnungsadresse kann dazu führen, dass der Empfänger die Rechnung nicht erhält oder dass der Vorsteuerabzug nicht anerkannt wird. Außerdem kann es bei einer Betriebsprüfung zu Beanstandungen kommen.
5. Wie prüfe ich, ob die Rechnungsadresse korrekt ist?
Du kannst die Rechnungsadresse über öffentliche Register (z. B. Handelsregister, Unternehmenswebseiten) oder durch direkte Rücksprache mit dem Kunden prüfen. Bei ausländischen Geschäftspartnern ist es zudem sinnvoll, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu verifizieren.
