Die Rechnungsadresse – Bedeutung und Anforderungen
Muss ich überhaupt eine Rechnung erstellen?
Grundsätzlich sind Unternehmer verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn sie eine steuerpflichtige Leistung an einen anderen Unternehmer oder eine juristische Person ausführen (§ 14 UStG). Bei Leistungen an Privatpersonen besteht nur dann eine Verpflichtung, wenn der Leistungsempfänger ausdrücklich eine Rechnung verlangt oder wenn besondere gesetzliche Regelungen greifen, etwa im Baugewerbe.
Für die ordnungsgemäße Buchführung ist ein Beleg als Nachweis jeder Buchung unerlässlich. Die Rechnung muss gewisse Pflichtangaben enthalten und hierzu gehört auch die korrekte Rechnungsadresse des Rechnungsausstellers sowie die des Rechnungsempfängers.
Die korrekte Rechnungsadresse – Warum ist sie wichtig?
Da die Rechnungsadresse zu den Pflichtangaben einer Rechnung zählt, muss sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Aber was gehört zu einer korrekten Rechnungsadresse?
Die Rechnungsadresse enthält in der Regel die personen- oder unternehmensbezogenen Angaben des Rechnungsempfängers – also die Partei, die zur Zahlung verpflichtet ist. Dabei ist es wichtig, dass die Adresse vollständig und fehlerfrei angegeben wird. Fehlerhafte Adressen können dazu führen, dass Rechnungen nicht zugestellt werden – und in der Folge auch nicht fristgerecht bezahlt werden. Das kann für das ausstellende Unternehmen zu Liquiditätsengpässen führen. Auch Mahnungen könnten fälschlich an die falsche Adresse versendet werden, was Zahlungsverzögerungen und Kundenverärgerung nach sich ziehen kann.
Ebenso wichtig ist die korrekte Adresse des Rechnungsausstellers. Denn nur wenn diese vollständig und zutreffend ist, erkennt das Finanzamt die Rechnung als Grundlage für den Vorsteuerabzug an. Nach § 14 Abs. 4 UStG muss die Rechnung u.a. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers enthalten. Sind diese Angaben unvollständig oder fehlerhaft, kann der Vorsteuerabzug verwehrt werden.
Was genau unter „vollständiger Anschrift“ zu verstehen ist, war lange umstritten. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat im Jahr 2018 (Urteil vom 21.06.2018, V R 28/16) entschieden, dass es genügt, wenn der Unternehmer unter der angegebenen Adresse erreichbar ist – eine wirtschaftliche Tätigkeit muss an dieser Adresse nicht zwingend ausgeübt werden. Somit können auch Postfachadressen, Briefkastenanschriften, c/o-Adressen oder Betriebsstätten als Rechnungsadresse anerkannt werden.
Pflichtangaben in der Rechnungsadresse
Je nach Empfänger des Dokuments gibt es verschiedene Anforderungen an die Inhalte der Rechnungsanschrift.
Für Einzelpersonen
- Vorname und Nachname
- Straße und Hausnummer
- Postleitzahl (PLZ) und Ort
- Gegebenenfalls auch das Land, wenn es nicht dem Land des Rechnungsausstellers gleicht
Für Unternehmen
- Firmenname
- Firmierung und Rechtsform des Unternehmens
- Vorname und Nachname
- Straße und Hausnummer
- Postleitzahl (PLZ) und Ort
- Land (Bei Auslandsrechnungen definitiv wichtig!)
- Optional: Name des Empfängers oder Abteilung
Rechnungen per Mail – Welche Anforderungen?
Grundsätzlich gilt, dass elektronische Rechnung dieselben Anforderungen wie eine Papierrechnung erfüllen und den gesetzlichen Vorgaben für Rechnungen entsprechen müssen.
Dies gilt demnach auch für die Rechnungsadresse des Rechnungsempfängers und Rechnungsausstellers.
Rechnungs- oder Lieferadresse
Wann wähle ich welche Adresse?
Die Lieferadresse ist die Anschrift, an die die Ware geliefert wird und diese ist in manchen Fällen nicht identisch mit der Rechnungsadresse:
Ein Unternehmen lässt Ware an eine Lagerhalle liefern, die sich an einem anderen Ort als den sonstigen Geschäftsräumen befindet.
Ein Unternehmen verfügt über eine bestimmte Rechnungsadresse, die als Postfach genutzt wird, um einen reibungslosen Ablauf bei der Erfassung und Archivierung von Dokumenten zu gewährleisten.
Häufigstes Beispiel aus dem täglichen Leben: der Rechnungsempfänger ist eine andere Person als diejenige, die die Ware erhält. Der Rechnungsempfänger, nicht jedoch der Warenempfänger bezahlt das Produkt. Ein Beispiel dafür könnte ein Geschenk-Versand sein.
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20. Mai 2025
Fehlerhafte Rechnung korrigieren – Was ist zu beachten?
easybill unterstützt Sie bei der Ausstellung von Rechnungen unter Berücksichtigung der Pflichtangaben wie die Rechnungsadresse: Die einmalig im System hinterlegten Angaben werden automatisch über die Rechnungsvorlagen übernommen und können so jederzeit fehlerfrei übernommen werden.
Auf diese Weise vermeiden Sie Fehler und Zusatzkosten und sparen zusätzlich wertvolle Zeit bei der Bearbeitung.
Haben Sie eine Rechnung fehlerhaft ausgestellt, dann dürfen Sie diese selbstverständlich korrigieren. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass eine Rechnung im Sinne des Vorsteuerabzugs nur dann berichtigungsfähig ist, wenn sie Angaben zum Rechnungsaussteller, zum Leistungsempfänger, zur Leistungsbeschreibung, zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer enthält.
Sollten diese Bedingungen nicht erfüllt sein, drohen Kosten, mit denen das Unternehmen nicht gerechnet hat. Auch wenn nach der Korrektur der Rechnung die Vorsteuern nicht zurückgezahlt werden müssen, wird unter Umständen die bei der ursprünglichen Ausstellung der unvollständigen Rechnung veranlagte Vorsteuer mit sechs 6 Prozent pro Jahr bis zum Zeitpunkt der Rechnungskorrektur verzinst.
Da diese Rechnungskorrekturen oftmals aufgrund von Betriebsprüfungen erfolgen, kann der Zinsschaden enorm hoch ausfallen. In diesen Fällen ist ein Rechtsbeistand sicherlich ratsam, umso mehr, da es in diesem Zusammenhang auch abweichende Urteile durch den Europäischen Gerichtshof (EuGH) gab.
