Vertreiben Sie Ihre Produkte nicht nur über Ihren eigenen Onlineshop, sondern auch über Marktplätze wie eBay, Etsy und Amazon? Dann haben Sie vielleicht auch schon einmal darüber nachgedacht, die Rechnungen für die Verkäufe direkt im Marktplatz zu schreiben? Das ist grundsätzlich doch viel einfacher und geht doch auch schneller. Auf den ersten Blick mag das durchaus stimmen, wenn Sie jedoch Rechnungen nur im Marktplatz schreiben, warten unter Umständen Probleme auf Sie, die wir Ihnen gerne einmal vor Augen führen.
Ein Überblick vorab
Rechnungen im Marktplatz schreiben: Die scheinbaren Vorteile
Es klingt im ersten Ansatz doch alles sehr verlockend. Statt über ein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm oder gar die Buchhaltungssoftware die Rechnungen für Verkäufe auf den einzelnen Marktplätzen zu erstellen, könnte man doch ebenso gut die dafür vorgesehenen Funktionen auf Amazon, eBay und co nutzen. Das geht manchmal sogar schneller, spart Zeit sowie Kosten und ist außerdem kundenfreundlich. Denn die Käufer können sich die Rechnung direkt über den Marktplatz herunterladen und müssen nicht darauf warten, dass Sie das Dokument von Ihnen per Post oder E-Mail erhalten.
So weit, so gut – jedenfalls teilweise. Es gibt also definitiv einige Vorteile, die für eine Rechnungserstellung direkt über den Marktplatz sprechen. Auf der anderen Seite hat dieses Vorgehen aber auch eine ganze Menge Nachteile. Und ob die positiven Seiten all die Nachteile überwiegen, sei dahingestellt. Sie fragen sich gerade, über welche Nachteile wir hier genau sprechen? Dann schauen Sie mal hier:
1. Belegnummer könnte mehrmals vergeben werden
Kunden kaufen Ihre Produkte über Amazon und erhalten die Rechnungen im Marktplatz für diese Käufe. Schon ein paar Minuten später kauft ein anderer Kunde das gleiche Produkt noch einmal über Ihren eigenen Onlineshop. Da die Marktplätze kaum Spielraum bieten zur Einstellung der Dokumentennummern besteht das Risiko, dass eine Belegnummer doppelt vergeben wird. Für den Marktplatz selbst ist dies natürlich nicht tragisch, da die Rechnung dort einmalig angelegt wird. Aber die einzelnen Marktplätze haben keine Option, um untereinander diese Rechnungen auch abzustimmen. Wenn Sie demnach nicht die Möglichkeit haben verschiedene Belegnummernkreise zu vergeben, wird Ihre Buchhaltung innerhalb kürzester Zeit sehr unübersichtlich. Das wiederum bedeutet einen großen Aufwand bei der Abrechnung. Im schlimmsten Fall müssen Sie noch einen zusätzlichen Buchhalter beauftragen, der Ihnen dabei hilft, wieder Ordnung in das Chaos zu bringen. In jedem Fall müssen Sie jedoch Zeit investieren, um den Fehler der doppelten Belegnummern wieder zu korrigieren.
2. Die Vorgaben der GoBD können nicht eingehalten werden
Unternehmer sind verpflichtet die Vorgaben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten. Wer jedoch seine Rechnungen direkt über den Marktplatz schreibt, kann dies nicht gewährleisten. Eine der Vorgaben lautet nämlich, dass Rechnungen nach der Erstellung nicht mehr verändert werden können dürfen. Die Programme, die einige Marktplätze anbieten, erfüllen jedoch dieses Kriterium nicht. Hier ist es sehr wohl möglich, dass auch noch im Nachhinein etwas an der Rechnung geändert werden kann. Und genau das widerspricht der GoBD. Das Ergebnis: Dem Unternehmer drohen Strafen, weil er gegen die gesetzlichen Vorgaben handelt.
3. Steuerliche Angaben nicht immer korrekt
Händler, die ihre Rechnungen im Marktplatz schreiben, können sich nicht immer darauf verlassen, dass der jeweilige Anbieter die steuerliche Korrektheit der Angaben auf der Rechnung prüft und garantiert. Das gilt nicht nur, aber auch im Hinblick auf Lieferschwellen, die bei der Lieferung eines Unternehmens von Waren an Kunden im Ausland zu beachten sind. Wer Probleme mit dem Finanzamt oder Nachfragen des Finanzamtes vermeiden möchte, sollte daher seine Rechnungen besser nicht direkt im Marktplatz schreiben.
4. Unternehmer macht sich abhängig vom Marktplatz
eBay und Amazon sind die Platzhirsche im E-Commerce. Andere Marktplätze oder gar unternehmenseigene Onlineshops können mit den Besucherzahlen und den Umsätzen auf diesen beiden Plattformen kaum mithalten. Das macht beide Marktplätze natürlich sehr attraktiv für Onlinehändler. Auf der anderen Seite hat jedoch auch das einen Nachteil. Da die Plattformen so mächtig sind, hat man als Händler keine Möglichkeit über die Konditionen zu verhandeln. In der Regel gibt es nur die Option, die Geschäftsbedingungen, die die großen Unternehmen vorgeben, zu akzeptieren, oder eben den Marktplatz nicht nutzen zu können.
Genau aus dieser Abhängigkeit können sich einige Probleme ergeben. Bezogen auf die Rechnungserstellung könnte es beispielsweise passieren, dass Sie von der Plattform gesperrt und all Ihre Aktivitäten eingefroren werden. Unter Umständen betrifft das auch bereits erstellte Rechnungen, wodurch Sie keinen Zugriff mehr auf diese hätten. Sie können dann weder die Rechnung nochmals an Ihre Kunden versenden, sie in der Buchhaltung nicht mehr erfassen und sie vor allem bei einer Betriebsprüfung nicht mehr vorlegen. Auch hier können die Folgen wirklich unangenehm sein und bedeuten, dass Sie sich vor dem Finanzamt verantworten müssen.
Aber nicht nur das. Selbst wenn es keine Probleme mit dem Zugang und dem Zugriff auf die bereits erstellen Rechnungen gibt, ist damit die Gefahr noch lange nicht gebannt. Denn Unternehmer, die ihre Rechnungen direkt über den Marktplatz erstellen, haben auch keinen Einfluss darauf, wie lange die Rechnungen aufbewahrt werden. Auch das kann zu einem Problem werden, denn gemäß Paragraf 14b Abs. 1 Satz 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen 10 Jahre. Wenn man nach beispielsweise 7 Jahren keinen Zugriff mehr auf die Rechnungen hat, kann auch das empfindliche Strafen nach sich ziehen.
Das Fazit: keine Rechnungen im Marktplatz, lieber Rechnungssoftware benutzen
Wenn Sie sich diesen Stress ersparen möchten, sollten Sie unbedingt über eine Rechnungssoftware wie easybill nachdenken. Wenn Sie nämlich unser Programm nutzen, um Ihre Rechnungen zu erstellen, können Sie darauf vertrauen, dass alles seine Richtigkeit hat und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
easybill bietet Ihnen außerdem
- einen automatischen Import von Bestellungen
- umfangreiche Schnittstellen zu den gängigen Plattformen
- steuerliche Korrektheit der Rechnungen dank Lieferschwellenüberwachung für Europa
- eine klare Zuordnung von Belegnummern und Dokumenten, eine Doppelvergabe ist nicht möglich
- die Einhaltung der Vorschriften der GoBD
- die zentrale Eingabe und Pflege Ihrer Kunden- und Rechnungsdaten
So behalten Sie ganz einfach den Überblick und müssen sich keine Sorgen in Bezug auf Ihre Rechnungserstellung machen. Ganz easybill eben.
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