Für viele Unternehmer und Onlinehändler ist der Verkauf auf Marktplätzen wie Amazon, eBay oder Etsy ein wesentlicher Bestandteil ihres Geschäftsmodells. Die Reichweite und die einfache Handhabung dieser Plattformen ermöglichen es, neue Kunden zu erreichen und den Umsatz zu steigern. Doch wenn es um die Rechnungsstellung geht, sollten Sie sich gut überlegen, ob Sie diese Funktion direkt über den Marktplatz nutzen. Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen anhand der Top 6 Themenbereiche, warum es sich lohnt, auf spezialisierte Rechnungssoftware wie easybill zurückzugreifen, statt die Rechnungserstellung über den Marktplatz zu erledigen.
1. Einschränkungen bei der Flexibilität und Individualität
Viele Marktplätze bieten zwar die Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen, doch sind diese oft stark eingeschränkt. Das betrifft sowohl das Layout als auch die inhaltliche Gestaltung. Sie haben wenig bis gar keinen Spielraum, um Ihre Rechnungen den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens anzupassen, beispielsweise bei der Einbindung von Logos, spezifischen Rabattcodes oder individuellen Zahlungskonditionen.
Mit einer Rechnungssoftware wie easybill hingegen können Sie Ihre Rechnungen individuell gestalten, an Ihre Corporate Identity anpassen und flexibel auf Ihre Geschäftsanforderungen zuschneiden. Dies stärkt nicht nur Ihre Professionalität, sondern sorgt auch für ein einheitliches Auftreten gegenüber Ihren Kunden.
2. Mangelnde Konformität mit den GoBD
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) stellen strenge Anforderungen an die elektronische Buchführung in Deutschland. Viele Marktplätze bieten Rechnungsfunktionen, die jedoch oft nicht vollständig den GoBD entsprechen. Wenn Sie auf einem Marktplatz Ihre Rechnungen erstellen und speichern, haben Sie möglicherweise nicht die nötige Kontrolle über die ordnungsgemäße Archivierung und Nachvollziehbarkeit Ihrer Rechnungen.
3. Fehlende Integration in Ihre Buchhaltungssoftware
Ein weiteres Problem bei der Nutzung von Marktplatz-Rechnungen ist die oft mangelnde Integration in Ihre bestehenden Buchhaltungsprozesse. Die Datenübertragung von den Marktplätzen in Ihre Buchhaltungssoftware kann sich als mühsam und fehleranfällig herausstellen. Häufig müssen Sie Daten manuell übertragen, was nicht nur Zeit kostet, sondern auch das Risiko von Fehlern erhöht.
Auch hier punktet die externe Rechnungssoftware: Integrieren Sie Ihre Marktplatz-Aktivitäten nahtlos in Ihre Buchhaltungssoftware und synchronisieren Sie alle Daten nahezu automatisch. Dies reduziert den Aufwand für die Buchhaltung erheblich und minimiert das Risiko von Fehlern.
4. Keine zentrale Verwaltung Ihrer Rechnungen
Wenn Sie auf mehreren Marktplätzen aktiv sind, kann es schnell unübersichtlich werden, alle Rechnungen im Blick zu behalten. Da jeder Marktplatz seine eigene Rechnungsfunktion anbietet, befinden sich Ihre Rechnungen an verschiedenen Stellen und sind schwer zentral zu verwalten. Dies kann nicht nur Ihren Überblick gefährden, sondern auch zu Fehlern in der Buchführung führen.
Die Rechnungssoftware hingegen bietet den Vorteil, dass Sie alle Rechnungen und auch Gutschriften und weitere Dokumente, zentral an einem Ort gespeichert haben – egal, über welchen Kanal der Verkauf erfolgte. Sie können Verkaufsdaten aus verschiedenen Quellen zusammenführen und haben jederzeit einen klaren Überblick über Ihre Finanzen.
5. Begrenzte Funktionen für wiederkehrende Rechnungen und Abonnements
Verkaufen Sie nicht nur einmalige Produkte, sondern bieten auch Abonnements oder wiederkehrende Dienstleistungen an, sind Marktplätze oft nicht die beste Lösung. Sie bieten in der Regel keine automatisierten Prozesse für wiederkehrende Rechnungen an. Sie müssen manuell agieren, was ineffizient und fehleranfällig ist.
Vor allem mit easybill können Sie wiederkehrende Rechnungen einmalig erstellen und automatisch, nach Ihren Vorgaben, versenden lassen. Dies spart Ihnen wertvolle Zeit und reduziert das Risiko, dass wichtige Rechnungen übersehen werden. Automatisierte Übermittlungen von SEPA Lastschriften? Auch das ist kein Problem, damit so wenig Arbeitsaufwand wie möglich auf Sie zukommt.
6. Die kommende E-Rechnungspflicht – für Marktplatz-Nutzer im B2B-Sektor
Ein weiteres wichtiges Thema, das Unternehmer und insbesondere Marktplatz-Nutzer im B2B-Sektor berücksichtigen müssen, ist die kommende E-Rechnungspflicht. Ab 2025 wird der Empfang und die Übermittlung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Diese gesetzliche Änderung stellt zusätzliche Anforderungen an die Rechnungsstellung, da E-Rechnungen einem festgelegten Format entsprechen müssen, das automatisch von den Finanzbehörden verarbeitet werden kann. Marktplätze sind oft nicht darauf ausgelegt, diese Anforderungen zu erfüllen, was zu erheblichen Problemen bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben führen kann.
Eine spezialisierte Rechnungssoftware wie easybill hingegen ist bereits auf diese Anforderungen vorbereitet. Sie können E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format (z. B. ZUGFeRD) erstellen und sicher an Ihre Geschäftskunden übermitteln. Für Marktplatz-Nutzer ist dies ein entscheidender Vorteil, um rechtzeitig auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet zu sein und Bußgelder oder Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung zu vermeiden. Indem Sie frühzeitig auf eine professionelle Lösung umsteigen, stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltung auch in Zukunft gesetzeskonform bleibt.
Nutzen Sie spezialisierte Rechnungssoftware
Auch wenn es auf den ersten Blick verlockend erscheint, die Rechnungsfunktion direkt über den Marktplatz zu nutzen, sollten Sie die langfristigen Nachteile bedenken. Spezialisierte Rechnungssoftware wie easybill bietet Ihnen nicht nur mehr Flexibilität und Individualität, sondern sorgt auch für GoBD-konforme Buchhaltung, eine zentrale Verwaltung Ihrer Rechnungen und eine bessere Integration in Ihre bestehenden Systeme.
Als Unternehmer sollten Sie immer den Weg wählen, der Ihnen langfristig den größten Mehrwert bietet – und das ist in den meisten Fällen eine spezialisierte Rechnungssoftware. So haben Sie mehr Kontrolle über Ihre Rechnungen und können sicherstellen, dass Ihre Buchhaltung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
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