Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.)

Seit 2025 erhalten Unternehmen in Deutschland automatisch eine Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.). Sie soll die Kommunikation mit Finanzbehörden vereinfachen, digitale Prozesse beschleunigen und die Anzahl der bisherigen Kennnummern besser strukturieren.

Hier erfährst du, was hinter der W-IdNr. steckt, wie sie sich von anderen Nummern unterscheidet und worauf du achten solltest.

Was ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer?

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist eine bundeseinheitliche Kennnummer, die jeder wirtschaftlich tätigen Organisation zugewiesen wird – dazu zählen:

• Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, AG)
• Personengesellschaften (z. B. GbR, OHG, KG)
• Einzelunternehmen
• Freiberufler
• Körperschaften und Stiftungen

Die W-IdNr. dient dazu, Unternehmen eindeutig gegenüber Behörden zu identifizieren – vergleichbar mit der steuerlichen Identifikationsnummer (Steuer-ID) für Privatpersonen.

Wofür wird die W-IdNr. verwendet?

Die neue Nummer soll Prozesse vereinfachen, vor allem im steuerlichen und verwaltungsbezogenen Kontext. Beispiele:

• Elektronische Steuererklärungen
• Meldungen an das Finanzamt
• Kommunikation mit Behörden
• Künftig auch: E-Rechnungen und Transaktionsmeldungen

Die W-IdNr. wird nicht auf Rechnungen angegeben – dafür bleibt z. B. die USt-IdNr. relevant, etwa im innergemeinschaftlichen Handel.

Was ändert sich für Unternehmen?

Zentrale Nummer statt Nummernvielfalt

Bisher mussten Unternehmen mit mehreren Nummern arbeiten: Steuernummer, Umsatzsteuer-ID, ggf. Handelsregisternummer. Die W-IdNr. ergänzt dieses System um eine einheitliche Verwaltungsnummer, die alle Behörden verwenden können.

Keine Beantragung nötig

Die W-IdNr. wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) automatisch vergeben. Du findest sie z. B. in deinem ELSTER-Postfach oder im offiziellen Mitteilungsschreiben.

Unterscheidung zu anderen Identifikationsnummern

Die W-IdNr. ersetzt keine dieser Nummern, sondern dient als zusätzliche, übergreifende Kennung für digitale Verwaltungsprozesse.

Vorteile der W-IdNr.

• Vereinfachte Behördenkommunikation: Einheitliche Nummer für alle Verwaltungsprozesse
• Reduzierter Aufwand: Weniger Verwechslungen, klarere Zuordnung von Daten
• Mehr Transparenz: Einheitliches Register für wirtschaftlich tätige Organisationen
• Besserer Schutz vor Steuerbetrug: Eindeutige Identifikation erleichtert Prüfungen

Was ist mit dem Datenschutz?

Die W-IdNr. enthält keine öffentlich einsehbaren Informationen. Sie wird nicht veröffentlicht und darf nur im Rahmen gesetzlich vorgesehener Verfahren verwendet werden. Unternehmen sollten dennoch sicherstellen, dass sie verantwortungsvoll mit der Nummer umgehen – etwa beim Einsatz in Softwarelösungen oder beim Austausch mit Behörden.

Für dich als Unternehmer oder Selbstständiger gilt:

• Nutze die W-IdNr. in deinen digitalen Steuerprozessen
• Halte sie in deinen Systemen aktuell und geschützt
• Behalte künftige Entwicklungen im Blick etwa im Bereich E-Rechnung und Steuertransparenz

FAQ zur Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.)

Wo finde ich meine Wirtschafts-Identifikationsnummer?

Die W-IdNr. wird automatisch vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben. Du erhältst sie entweder per Brief oder über dein ELSTER-Postfach. Wenn du die Nummer nicht findest, kannst du dich an dein zuständiges Finanzamt oder deinen Steuerberater wenden.

Muss ich die W-IdNr. auf Rechnungen angeben?

Nein. Die W-IdNr. ist nicht für die Rechnungsstellung vorgesehen. Auf Rechnungen gibst du weiterhin deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer an, je nach Fall.

Kann ich die W-IdNr. beantragen?

Nein. Die Vergabe erfolgt automatisch. Du musst keinen Antrag stellen.

Gilt die W-IdNr. auch für Freiberufler und Kleinunternehmer?

Ja. Auch Freiberufler, Einzelunternehmer und Kleinunternehmer erhalten eine W-IdNr., wenn sie wirtschaftlich tätig sind und steuerlich erfasst wurden.

Muss ich bestehende Nummern wie die USt-IdNr. weiterhin verwenden?

Ja. Die W-IdNr. ersetzt keine bestehende Nummer. Sie ergänzt das bestehende System. Die USt-IdNr. bleibt zum Beispiel für den innergemeinschaftlichen Handel innerhalb der EU wichtig. Auch die Steuernummer behält ihre Funktion beim Finanzamt.

Was passiert bei Umfirmierung oder Wechsel der Rechtsform?

Ändert sich die Rechtsform deines Unternehmens, zum Beispiel von Einzelunternehmen zu GmbH, wird in der Regel eine neue W-IdNr. vergeben. Die Nummer ist an die Unternehmensform gebunden.

Ist die W-IdNr. öffentlich einsehbar?

Nein. Die W-IdNr. ist nicht öffentlich zugänglich. Sie darf nur von Behörden und in gesetzlich vorgesehenen Verfahren verwendet werden.

Welche Rolle spielt die W-IdNr. bei der E-Rechnungspflicht?

Aktuell ist die W-IdNr. keine Pflichtangabe auf E-Rechnungen. Perspektivisch kann sie aber eine Rolle im digitalen Meldesystem für B2B-Rechnungen spielen, das voraussichtlich ab 2027 eingeführt wird. Es lohnt sich, die Nummer frühzeitig in den eigenen Prozessen zu hinterlegen.

Kann ich die W-IdNr. in meiner Buchhaltungssoftware speichern?

Das hängt von deiner Software ab. Viele Lösungen bieten bereits die Möglichkeit, die W-IdNr. im Unternehmenskonto zu hinterlegen. Prüfe die Einstellungen oder kontaktiere den Support deines Anbieters.

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