Angebot erstellen: Inhalt, Aufbau und Vorlage

Ein Vertrag kommt zustande, wenn es zwei übereinstimmende Willenserklärungen gibt: das Angebot und die Annahme durch deinen Kunden. Deshalb ist das Angebot rechtlich verbindlich und du solltest beim Erstellen bestimmte Vorgaben beachten. Gleichzeitig kannst du dein Angebot individuell und überzeugend gestalten, damit es optimal zu deinem Kunden passt.

Warum ist ein eindeutiges Angebot wichtig

Ohne Angebot kein Auftrag und ohne Auftrag keine Einnahmen. Der Erfolg deines Unternehmens hängt also von professioneller Auftragsakquise ab. Dazu gehört es, rechtssichere und verbindliche Angebote zu erstellen. Für Unternehmen und Solo-Selbstständige ist das unverzichtbar.

Ein klares Angebot sorgt auch für Sicherheit. Du hältst darin alle Eckpunkte eurer Zusammenarbeit fest: was du zu welchem Preis lieferst oder welche Dienstleistung du anbietest. Sobald dein Kunde das Angebot ohne Änderungen annimmt, gilt der Vertrag als geschlossen.

So erstellst du ein rechtssicheres Angebot

Du musst dich an die GoBD halten, also die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Angebote in Word oder Excel sind nicht GoBD-konform. Um Probleme mit dem Finanzamt oder Kunden zu vermeiden, solltest du eine professionelle Rechnungssoftware wie easybill verwenden, die alle Voraussetzungen für rechtssichere Angebote erfüllt.

Angebotsvorlagen von easybill nutzen

Unsere Angebotsvorlagen helfen dir, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und Zeit zu sparen. Sie enthalten alle wichtigen Angaben, die ein Angebot benötigt:

• Deine Kontaktdaten und Adresse
• Adressat des Angebots
• Fortlaufende Angebotsnummer
• Aktuelles Datum
• Fälligkeit des Angebots
• Rechnungsposten wie Artikel, Dienstleistung oder Textzeilen
• Menge und Preis jeder Position
• Verpackung, Transport und Versicherung, falls erforderlich
• Skonto oder Rabatt, wenn du das anbieten möchtest
• Umsatzsteuer, Steuerland und Währung
• Liefertermin und Zahlungsbedingungen

Unsere Vorlagen sind flexibel anpassbar. Du kannst Einleitungs- und Abschlusstexte individuell gestalten und dauerhaft speichern. So wird dein Angebot einzigartig und perfekt auf dein Unternehmen zugeschnitten.

Sofern du nur gelegentlich Angebote versendest, kann die Vorlage ausreichend sein. Wenn du regelmäßig professionelle Angebote verschicken und daraus auch Rechnungen erstellen möchtest, solltest du dich für das Rechnungsprogramm anmelden.

Elektronische Signaturen und Datenschutz

Immer mehr Unternehmen nutzen elektronische Signaturen, um Angebote sicher abzuschließen und Vertrauen zu schaffen. Mit easybill kannst du dein Angebot digital signieren. Gleichzeitig musst du bei der Verarbeitung von Kundendaten die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einhalten. Das sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern zeigt deinem Kunden auch, dass du professionell und verantwortungsbewusst arbeitest.

Internationale Angebote und steuerliche Anforderungen

Wenn du Angebote ins Ausland verschickst, sind möglicherweise besondere steuerliche Angaben erforderlich. Bei Kunden in der EU solltest du die Umsatzsteuer-ID des Kunden angeben und das Reverse-Charge-Verfahren beachten. So stellst du sicher, dass deine internationalen Angebote den rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Angebote einfach in Rechnungen umwandeln

Nimmt dein Kunde das Angebot an, kannst du die Angaben direkt für deine Rechnung nutzen. In easybill werden alle Positionen aus dem Angebot übernommen. Das spart Zeit und reduziert mögliche Fehler.

Formulierungen zur Einschränkung der Verbindlichkeit

Manchmal möchtest du nicht, dass dein Angebot vollständig verbindlich ist. Dafür gibt es Freizeichnungsklauseln. Mit diesen Formulierungen kannst du dein Angebot einschränken:

• auf eine bestimmte Menge
• für einen bestimmten Zeitraum
• unter Vorbehalt des Preises
• oder sogar komplett unverbindlich mit „freibleibend“

So schützt du dich vor möglichen Nachteilen, falls sich Rahmenbedingungen ändern.

Tipp: Das Angebot für deinen Kunden formulieren

Du kennst die Bedürfnisse deines Kunden und solltest sie in deinem Angebot klar kommunizieren. Zeige, was dein Angebot besonders macht. Formuliere kurz, aber eindeutig und sprich deinen Kunden direkt an. Überprüfe alle Angaben noch einmal sorgfältig, bevor du dein Angebot abschickst.

Nach dem Erstellen des Angebots: So geht es weiter

Kunden erwarten heute schnelle Reaktionszeiten. Du solltest dein Angebot spätestens innerhalb von 24 Stunden verschicken. Danach ist es sinnvoll, deinem Kunden ein bis zwei Wochen Zeit zu geben, um es zu prüfen. Wenn du nachfassen möchtest, kannst du in easybill einen Status für dein Angebot festlegen oder eine Angebotsbestätigung erstellen. Im Nachgang kann dein Angebot ganz einfach zur Rechnung weitergeführt werden.