Gutschrift oder Stornorechnung – beide Begriffe werden oft synonym verwendet, sind aber im rechtlichen Sinn nicht identisch. Gerade Unternehmer sollten den Unterschied genau kennen, um beide Dokumente korrekt und rechtssicher einzusetzen.
Hier erfährst du, was eine Gutschrift ist, welche Vorteile sie hat, welche Unterschiede es zur Rechnungskorrektur gibt und welche rechtlichen Grundlagen gelten.
Definition: Was ist eine Gutschrift?
Vereinfacht gesagt ist eine Gutschrift eine umgekehrte Rechnung. Nicht der Leistungserbringer stellt die Rechnung, sondern der Leistungsempfänger erstellt die Gutschrift. Diese Vorgehensweise nennt man auch Abrechnungsgutschrift. Rechtsgrundlage dafür ist § 14 Abs. 2 Satz 2 und Satz 3 Umsatzsteuergesetz (UStG). Dort ist geregelt, dass der Empfänger einer Leistung eine Gutschrift ausstellen darf, wenn dieses Verfahren vorab ausdrücklich vereinbart wurde.
Wichtig: Die Gutschrift ist also eine spezielle Art der Rechnung und stellt einen gleichwertigen Rechnungsbeleg dar – vorausgesetzt, sie enthält alle Pflichtangaben. Nur dann erkennt das Finanzamt die Gutschrift an und der Leistungsempfänger darf die Vorsteuer abziehen.
Pflichtangaben auf einer Gutschrift
Wie die Pflichtangaben einer Rechnung, muss auch die Gutschrift bestimmte Elemente aufweisen, damit sie umsatzsteuerlich wirksam ist. Diese Angaben sind in § 14 Abs. 4 UStG festgelegt:
✅ Bezeichnung als „Gutschrift“
✅ Name und Anschrift von Leistungserbringer und -empfänger
✅ Steuernummer oder USt-ID des Ausstellers
✅ Fortlaufende Gutschriftnummer
✅ Ausstellungsdatum
✅ Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der erbrachten Leistung
✅ Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
✅ Entgelt (ggf. aufgeschlüsselt nach Steuersätzen)
✅ Anzuwendender Steuersatz und darauf entfallender Steuerbetrag
Fehlen diese Pflichtangaben, kann der Empfänger der Gutschrift keinen Vorsteuerabzug geltend machen (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Achte daher sorgfältig auf Vollständigkeit!
Video: Gutschriften und Rechnungskorrekturen korrekt erstellen
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Vorteile der Abrechnung per Gutschrift
Das Gutschriftverfahren kann für beide Vertragsparteien Vorteile haben – vor allem bei wiederkehrenden Leistungen oder in bestimmten Branchen wie der Landwirtschaft oder im Vertrieb.
✔ Zeitersparnis: Der Leistungserbringer muss keine Rechnung erstellen.
✔ Planungssicherheit: Für beide Seiten ist frühzeitig klar, wie abgerechnet wird.
✔ Vermeidung von Mahnverfahren: Der Empfänger stellt selbst die Gutschrift aus und sorgt so für eine zügige Abrechnung.
Wichtig ist, dass das Gutschriftverfahren ausdrücklich zwischen beiden Parteien vereinbart wurde, um Missverständnisse oder steuerliche Probleme zu vermeiden (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).
Rechnungskorrektur: Unterschiede zur Gutschrift
Gutschrift und Rechnungskorrektur – oft „Stornorechnung“ genannt – werden im Alltag verwechselt, unterscheiden sich aber klar:
Gutschrift:
Ein eigenständiger Rechnungsbeleg, der vom Leistungsempfänger ausgestellt wird, wenn das Gutschriftverfahren vereinbart wurde.
Rechnungskorrektur (Stornorechnung):
Dient der Berichtigung einer bereits erstellten Rechnung. Sie bezieht sich direkt auf die ursprüngliche Rechnung (mit Angabe von Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum) und muss selbst alle Pflichtangaben einer Rechnung erfüllen. Rechtsgrundlage hier ist die allgemeine Rechnungsberichtigung nach § 14 UStG.
Häufig gestellte Fragen zur Gutschrift
Wann darf ich überhaupt eine Gutschrift nutzen?
Du darfst eine Gutschrift nur dann verwenden, wenn du mit deinem Kunden oder Geschäftspartner vorher ausdrücklich vereinbart hast, dass das sogenannte Gutschriftverfahren genutzt wird. Ohne diese Vereinbarung ist die Gutschrift keine gültige Rechnung.
Brauche ich für jede Gutschrift einen neuen Vertrag?
Nein, es reicht aus, wenn ihr einmal in eurer Zusammenarbeit festgelegt habt, dass ihr das Gutschriftverfahren verwenden wollt. Zum Beispiel in einem Rahmenvertrag oder in den allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).
Was passiert, wenn ich eine Gutschrift ohne Vereinbarung ausstelle?
Dann erkennt das Finanzamt die Gutschrift nicht als gültige Rechnung an. Du hast in diesem Fall auch keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Deshalb immer darauf achten, dass die Vereinbarung vorher getroffen wird!
Kann ich eine Gutschrift auch nachträglich noch ändern?
Ja, wenn du feststellst, dass Angaben in der Gutschrift nicht stimmen, kannst du sie berichtigen. Dafür stellst du entweder eine neue, korrigierte Gutschrift aus oder eine Stornogutschrift, die die fehlerhafte Version ausgleicht.
Muss ich Gutschriften genauso lange aufbewahren wie Rechnungen?
Ja, Gutschriften sind steuerlich wie Rechnungen zu behandeln. Du musst sie zehn Jahre lang aufbewahren, damit du sie bei einer Steuerprüfung vorlegen kannst.
Wie sieht eine typische Vereinbarung für das Gutschriftverfahren aus?
Eine Vereinbarung muss nicht kompliziert sein. Sie kann z. B. lauten: „Die Abrechnung erfolgt im Gutschriftverfahren. Der Leistungsempfänger erstellt die Gutschrift nach Leistungserbringung.“ Wichtig ist, dass beide Seiten einverstanden sind und es schriftlich festgehalten wird.
Was ist der Unterschied zwischen einer Gutschrift und einer normalen Rückerstattung?
Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne ist ein Dokument, das anstelle einer Rechnung ausgestellt wird. Eine Rückerstattung bedeutet dagegen, dass du Geld zurückzahlst oder ein Guthaben verrechnest. Umgangssprachlich sagt man oft „Gutschrift“, auch wenn eigentlich eine Rückerstattung gemeint ist – das ist steuerlich nicht dasselbe.
