Ein klassischer Fall aus dem Geschäftsalltag: Dein Kunde sagt einen Auftrag kurzfristig ab, doch die Rechnung wurde bereits erstellt und verschickt. Damit der Betrag nicht fälschlich verbucht wird, brauchst du eine rechtssichere Lösung: eine Stornorechnung.
Was ist eine Stornorechnung?
Eine Stornorechnung ist ein Dokument, mit dem du eine bereits ausgestellte Rechnung vollständig rückgängig machst. Sie wird immer dann eingesetzt, wenn die ursprüngliche Rechnung falsch war, zum Beispiel wegen eines Zahlendrehers, eines falschen Steuersatzes oder weil die Leistung nicht wie geplant erbracht wurde.
Oft ist auch von einer Korrekturrechnung oder Rechnungskorrektur die Rede. Gemeint ist damit in der Regel eine überarbeitete Version der ursprünglichen Rechnung. Eine solche Korrektur ist aber nur zulässig, wenn die ursprüngliche Rechnung weder gebucht noch vom Kunden verarbeitet oder bezahlt wurde. Andernfalls musst du eine Stornorechnung ausstellen und ggf. anschließend eine neue Rechnung erstellen.
Sie ersetzt keine neue Rechnung, sondern macht die alte Rechnung in deiner Buchhaltung wirkungslos. Wenn die Leistung trotzdem abgerechnet werden soll, stellst du im Anschluss eine neue, korrekte Rechnung aus.
Wann brauchst du eine Stornorechnung?
Typische Fälle sind:
- Der Kunde tritt vom Kauf zurück
- Eine Leistung wurde gar nicht erbracht
- Falsche Beträge, Steuersätze oder Positionen in der Rechnung
- Die Rechnung wurde versehentlich doppelt ausgestellt
Wichtig: Wichtig: Eine Stornorechnung ist immer dann erforderlich, wenn die ursprüngliche Rechnung bereits verbucht oder weiterverarbeitet wurde und nachträglich rückgängig gemacht werden muss. Eine einfache Korrektur reicht dann nicht mehr aus.
Stornorechnung oder Gutschrift? Der Unterschied
Die Begriffe Stornorechnung und Gutschrift werden oft gleichgesetzt, sind aber nicht identisch:
Stornorechnung:
- Macht eine fehlerhafte Rechnung komplett rückgängig
- Muss sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen
- Wird vor allem bei formalen Fehlern oder geplatzten Aufträgen genutzt
Gutschrift:
- Ist eine eigenständige Rückvergütung
- Wird für Preisnachlässe, Retouren oder Kulanzzahlungen eingesetzt
- Hat keinen direkten Bezug zu einer konkreten Rechnung
Wenn du also eine fehlerhafte Rechnung stornieren willst, nutze die Stornorechnung. Willst du hingegen einem Kunden Geld gutschreiben, etwa für eine Reklamation, ist die Gutschrift das Mittel der Wahl.
Pflichtangaben auf einer Stornorechnung
Auch für Stornorechnungen gelten die allgemeinen Vorgaben für Rechnungen nach § 14 UStG. Deine Stornorechnung muss enthalten:
- Umsatzsteuer getrennt nach Steuersätzen
- Die Bezeichnung “Stornorechnung”
- Deine und die Anschrift deines Kunden
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Eine neue, eindeutige Rechnungsnummer
- Das Ausstellungsdatum
- Einen klaren Bezug zur stornierten Rechnung (inkl. Nummer und Datum)
- Beschreibung der stornierten Leistungen oder Waren
- Die ursprünglichen Beträge mit negativem Vorzeichen
Optional, aber empfehlenswert ist auch der Grund für die Stornierung. So bleibt der Vorgang nachvollziehbar.
Stornorechnungen mit easybill erstellen
Du möchtest Stornorechnungen einfach und rechtssicher erstellen? In easybill erstellst du Stornorechnungen ganz unkompliziert direkt aus einer bestehenden Rechnung oder E-Rechnung. Du wählst einfach die entsprechende Funktion aus, und das System erzeugt ein korrektes Storno-Dokument, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Die Verbindung zur Originalrechnung wird automatisch hinterlegt, sodass du auch buchhalterisch auf der sicheren Seite bist.
Wenn du eigene Texte oder Vorlagen für deine Stornorechnungen hinterlegt hast, kannst du diese ebenfalls übernehmen. Auch Änderungen an Kundendaten sind möglich – alle Schritte bleiben dabei revisionssicher dokumentiert.
GoBD und Aufbewahrungspflichten für Stornorechnungen
Stornorechnungen müssen genauso wie reguläre Rechnungen archiviert werden – und zwar zehn Jahre lang. Dabei gelten die Vorgaben der GoBD. Das bedeutet:
- Die Stornorechnung muss unveränderbar gespeichert werden
- Jede Änderung oder Neuausstellung muss dokumentiert werden
- Die Verbindung zur Originalrechnung muss eindeutig nachvollziehbar sein
