Neue Features in easybill – 14.07.2014

Es gibt einmal mehr Neuigkeiten zu den Features in easybill zu verkünden. Folgende Erweiterungen und Verbesserungen wurden kürzlich umgesetzt:


Bruttopreise:

Beim Anlegen von Rechnungsposten ist es nun auch möglich diese direkt mit dem Bruttopreis anzulegen.

Bruttopreise


Lagerverwaltung:

Wenn Sie  den Dokumententyp “Bestellungen” nutzen, um Bestellungen bei Ihren Lieferanten zu erfassen, haben Sie nun die Möglichkeit den Lagerbestand bei Eintreffen der Ware automatisch anzuheben. Hierzu setzen Sie bei der Bestellung lediglich den Status auf “Abgerechnet / Ware erhalten”.

Ware erhalten


Prüfung der Kontodaten:

easybill prüft nun sowohl IBAN als auch BIC direkt in der Eingabemaske des Kunden auf Plausibilität und warnt Sie mit einer Fehlermeldung, falls die eingegebenen Daten ungültig sein sollten. Somit sehen Sie bereits bei der Eingabe, ob die Daten korrekt sind und erhalten die Fehlermeldung z.B. nicht erst beim Versuch die SEPA XML-Datei zu erstellen.

BIC falsch


Neuer Filter für Auswertungen:

Neben der Möglichkeit Auswertungen anhand des Titels zu filtern, können Sie nun auch nach den Dokumenten filtern, deren Titel leer ist. Dies ist besonders hilfreich für Kunden, die sowohl online als auch offline handeln, um nicht nur gezielt die Bestellungen auszuwerten, die z.B. aus dem Onlineshop oder über eBay gekommen sind, sondern auch die manuell erstellten Rechnungen separat auszuwerten. Dieser Filter ist ebenfalls für den Export nach DATEV und Lexware verfügbar.

Titel leer


Export von Versanddaten:

Wenn Sie die Software MyDPD Business zum Versand Ihrer Ware nutzen, können Sie im Import-Tool nun auch für dieses Programm die passende CSV-Datei erstellen.


Rechnungsdruck im Import-Tool:

Es ist ab sofort möglich im Import-Tool, aus der Bestellübersicht heraus, nicht nur selektiv Rechnungen zu erstellen oder Versanddaten zu exportieren, sondern nun ebenfalls den Druck ausgewählter, erstellter Rechnungen vorzunehmen.

Rechnungsdruck


Falls Sie zu einem dieser Features Fragen haben sollten, kontaktieren Sie einfach unseren Support!

easybill ist Testsieger auf cloudsider.com

Wir freuen uns sehr Ihnen heute von unserem Testsieg auf cloudsider.com berichten zu können. In einem unabhängigen Test mehrerer onlinebasierter Rechnungsdienstleister konnte easybill eine Bewertung von 91% erreichen.

cloudsider ist Deutschlands größtes Vergleichsportal speziell für Cloud Applikationen.

cloudsider_online_rechnungen_testsieger

Wenn Sie sich über den Test informieren wollen, finden Sie diesen unter dem Link www.cloudsider.com/easybill-test.

Easybill startet Kooperation mit Kompet packing & logistics

image002

Durch unseren neuen Partner Kompet packing&logistics GmbH steht Ihnen zukünftig ein kompetenter Fulfillmentdienstleister zur Seite.

Preiswert, schnell und zuverlässig sind nur einige der wichtigsten Punkte die beim Versand eine große Rolle spielen. Gerade im Online Handel erwarten die Kunden schnell und sicher Ihre Ware. Durch die einfache und unkomplizierte Anbindung können Sie ohne technischen Aufwand Ihren Versandprozess optimieren. Vollautomatisiert werden alle 30 Minuten Lieferscheindaten, von Ihrem Easybill Account an Kompet übermittelt.

Nach Ihren Vorgaben werden Ihre Bestellungen kommissioniert, ggf. konfektioniert (beispielsweise Ihre Werbeflyer beigelegt) verpackt und versendet. Durch die neue Partnerschaft zwischen Easybill und Kompet können Ihre Versandprozesse optimiert, Geschwindigkeit maximiert und Umsätze gesteigert werden.

Schlanke und transparente Preisgestaltung, schneller und zuverlässiger Versand, Flexibilität und Erreichbarkeit sowie einen persönlichen Ansprechpartner an Ihrer Seite gehören zu den Standardleistungen der Kompet. Automatisiert erhält Ihr Kunde die Paketverfolgungsnummer und den voraussichtlichen Liefertermin per E-Mail.

Sowohl der Lieferschein mit Ihrem Logo als auch die Absenderkennung auf dem Versandetikett entsprechen Ihren Informationen. Ihr Empfänger bemerkt nicht, dass die Ware von Kompet verschickt wurde. Weder durch Beilage von Werbung noch von gebrandeten Kartonagen. Egal ob 10, 100 oder 1000 Pakete am Tag – Kompet erstellt Ihnen ein auf Ihre Bedürfnisse angepasstes Angebot und nimmt auch die Anbindung an easybill für Sie vor.

Weitere Informationen finden Sie unter:
www.kompet-packing-und-logistics.de/leistungen/fulfillment

Neue Features in easybill – 25.06.2014

In den letzten Wochen haben wir einige neue Features in easybill eingebaut, die wir Ihnen gerne heute zusammengefasst vorstellen möchten:


Sie können nun zu jedem Artikel einen Mindestbestand hinterlegen. easybill benachrichtigt Sie dann per Email sowie auf dem Arbeitsplatz, sobald dieser Bestand unterschritten wurde.

Mindestbestand


Beim Versand von E-Mails aus easybill heraus sehen Sie nun auch die entsprechenden Dokumentenanhänge, die neben der Rechnung/dem Angebot etc. versendet werden.

Dateianhang


In den Einstellungen für Wiederholungsrechnungen kann als Ausführungsdatum nun auch der letzte Tag des Monats festgelegt werden.

Wiederholungseinstellung


Ab sofort ist es möglich, dass Sie beim Versand einer Zahlungserinnerung oder einer Mahnung optional auch die dazugehörige Rechnung mitsenden können, um Nachfragen Ihrer Kunden vorzubeugen und eine schnellere Zahlung zu erreichen.

Die Rechnung wird dann beim Email-Versand als separater Anhang mitgesendet. Ebenso wird die Rechnung beim Post- oder Fax-Versand durch easybill der Mahnung, bzw. Erinnerung beigefügt.

Mahnung


Falls Sie zu einem dieser Features Fragen haben sollten, kontaktieren Sie einfach unseren Support!

Abschlagsrechnungen erstellen mit easybill.de

In einigen Branchen ist es üblich, dass Anzahlungen oder Teilzahlungen geleistet werden. Wir möchten Ihnen im Folgenden erläutern, wie sich dies mit easybill.de umsetzen und optimal darstellen lässt:

Grundsätzlich sollte hier zu Beginn ein Angebot oder ein Auftrag stehen, auf dessen Basis die Zahlungen erfolgen sollen.

Blogeintrag Abschlagsrechnung

Zur Darstellung einer geleisteten, bzw. angeforderten Anzahlung, erstellt man eine neue Rechnung, in die eine leere Position eingefügt wird, die z.B. folgende Bezeichnung trägt:

Blogeintrag Abschlagsrechnung-1Um eine bessere Übersicht zu erreichen, besonders bei Kunden, zu denen mehrere Dokumente bestehen, empfiehlt es sich, der Rechnung vor der Fertigstellung noch einen Titel zu geben.

Blogeintrag Abschlagsrechnung-2

Wenn dann die Schlussrechnung gestellt werden soll, ruft man sich den Kunden auf und lässt sich alle Dokumente des Kunden anzeigen. Hier markiert man dann den Auftrag, sowie die bereits gestellten Rechnungen und klickt auf „Zusammenfassen“.

Blogeintrag Abschlagsrechnung-3In dem nun folgenden Auswahlfenster bestätigt man, dass diese Dokumente zu einer neuen Rechnung zusammengefasst werden sollen. Das System erstellt nun ein Dokument, in dem sich alle Positionen des Auftrages sowie der Rechnungen befinden, so dass lediglich noch vor die Rechnungsbeträge ein Minuszeichen gesetzt werden muss.

Easybill berechnet dann den korrekten Restzahlungsbetrag und auch den darin enthaltenen Mehrwertsteueranteil. Dadurch erstellen Sie eine für Sie und den Kunden übersichtliche Schlussrechnung, die auch steuerrechtlich korrekt ist.

Blogeintrag Abschlagsrechnung-4

31.12.2013 – Updateinformation

  • Erstellung von SEPA-XML-Dateien
    Wie jedem sicherlich bereits bekannt ist, wird das SEPA-Verfahren zum 01.02.2014 unwiderruflich in Kraft treten. Hinsichtlich easybill bedeutet dies, dass die bisherige Funktion zur Erzeugung von DTAUS-Datensätzen/Dateien noch bis zum 31.01.2014 verfügbar, anschließend dann aber vollständig durch die nun geschaffene Möglichkeit SEPA-XML´s zu erzeugen, ersetzt wird.An der grundsätzlichen Handhabung von Lastschrifteinzügen haben wir versucht nichts zu ändern. Selbstverständlich sind nun aber diverse Informationen (SEPA-Einzugsermächtigung, Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenzen etc.) zusätzlich nötig. Detaillierte Informationen erhalten Sie in jedem Fall von Ihrer Hausbank.
  • Standardvorlagen in Englisch
    Neben der für jeden Dokumententyp verfügbaren Standardvorlage in deutscher Sprache, wurde nun auch eine in Englisch eingefügt. Selbstverständlich ist es Ihnen auch wie bisher möglich beliebige weitere Vorlagen und Sprachen zu hinterlegen.
  • Automatische Archivierung von Dokumenten
    Unter meine Firma > Einstellungen > Archiv wurde ein neuer Einstellungsbereich geschaffen. Das automatische Archivieren von Dokumenten macht insbesondere für diejenigen unserer Kunden Sinn, die in sehr kurzen Abständen sehr viele Dokumente erstellen. Z. B. Händler bei Amazon, eBay und Co. Eine große Masse von Dokumenten in der jeweiligen Übersicht kann unter Umständen eine Beeinträchtigung in der Laufzeitgeschwindigkeit hervorrufen, weshalb ein automatisches Archivieren von z. B. bereits bezahlten Rechnungen dieses Problem beseitig.
  • Wahl der Druckvorlage bei Projektabrechnung
    In der Anzeige der Projektdetails kann bekanntlich eine End- oder Teilabrechnung erfasster Zeiteinträge erfolgen. Die Wahl einer Druckvorlage war bisher nicht möglich, weshalb stets die Standardvorlage verwendet wurde. Da nun auch alternative Vorlagen gewählt werden können, ist deutlich mehr Flexibilität vorhanden. Z. B. deshalb, weil in eigenen Vorlagen auch eigene Texte in den Textbausteinfeldern standardmäßig definiert werden können.

30.07.2013 – Updateinformation

  • SEPA-Informationen zum Kunden speichern
    Am 1. Februar 2014 wird in Deutschland die bisherige Lastschrift abgeschafft. Ab diesem Zeitpunkt können Sie bei Ihrer Bank nur noch SEPA-Lastschriften einziehen. Um hierfür gerüstet zu sein, können Sie in den Stammdaten Ihrer Kunden nun auch weitergehende Informationen hinsichtlich der SEPA-Umstellung speichern (z.B. SEPA-Basismandat oder SEPA-Firmenlastschrift, Mandatsreferenz).
  • Englische Benutzeroberfläche
    Falls Sie Mitarbeiter haben, die nur englisch sprechen, kann die Sprache innerhalb von easybill nun auch auf englisch umgestellt werden. Diese Umstellung können Sie im Bereich “Konto” > “Sprache” vornehmen.
  • Zahlung per Kreditkarte
    Besonders interessant für unsere Kunden, die über kein deutsches Bankkonto verfügen: Ab sofort besteht neben den Bezahlarten Lastschrift, Sofortüberweisung und Paypal nun auch die Möglichkeit mit Visa, Mastercard und Amex zu zahlen.
  • Warenposten zu Projekten hinzufügen
    Die Projekt-/Zeiterfassung diente bisher lediglich der Erfassung von Zeiteinträgen. Aufgrund der hohen Nachfrage haben wir nun auch das Hinzufügen von Waren-Rechnungsposten ermöglicht.
  • QR-Code mit variablen Inhalten
    Ähnlichen dem Barcode kann nun auch ein QR-Code in den Textbausteinfeldern eines Dokumentes aufgenommen werden. Möglich ist dies mit der folgenden Variable: %QRCODE=IhrWunschinhalt%
  • Druckvorlagenwahl bei Kopier- und Übernahmeaktionen
    Beim weiterverarbeiten eines Dokumentes (z. B. Übernahme eines Angebotes in eine Rechnung oder Erstellung einer Mahnung zu einer Rechnung) kann nun ebenfalls eine alternative Vorlage gewählt werden. Insbesondere die Möglichkeit der Erstellung einer 2. oder 3. Mahnung ist nun gewährleistet.
  • Erweiterung der Preisgruppen
    Die bisherige Anzahl an Preisgruppen wurde von 5 auf 10 erweitert.
  • Kooperation mit Bankimport.de
    Unter dem Menupunkt “Meine Firma” > “Zahlungsverkehr” > “Zahlungseingänge” besteht nun die Möglichkeit über eine Kooperation mit bankimport.de Zahlungseingänge zu Ihren Ausgangsrechnungen automatisiert zu verbuchen. In der aktuellen Betaphase (bis 31.08.2013) entstehen für die Nutzung sämtlicher Funktionen keine Kosten.

Updateinformation 15.04.2013

  • Mehrere Ansprechpartner je Kunde
    Zu einem im System hinterlegten Kunden kann nun eine beliebige Anzahl weiterer “Ansprechpartner” hinzugefügt werden. Ein Ansprechpartner in diesem Sinne kann eine natürliche Person oder z. B. eine Abteilung innerhalb eines Unternehmens sein, die bereits innerhalb der Rechnungsanschrift angegeben werden soll. Die Wahl des Ansprechpartners erfolgt nach der Übernahme des Kunden in ein Dokument durch ein sogenanntes “Drop-Down-Menu” direkt über dem bekannten Button “Kunde wählen”.
  • Textpositionen dauerhaft abspeichern
    Wie auch Rechnungsposten für Waren und Dienstleistungen können nun auch umfangreiche Texte in der Datenbank abgespeichert werden. Diese Option bietet sich insbesondere Beschreibungstexte die Artikel- oder Leistungsunabhängig sind ideal an.
  • Rechnungsausgangsbuch nach Steuerart sowie Dokumententitel
    Gerade Amazon- und eBay-Händler stehen kontinuierlich vor der Aufgabe Umsatzerlöse auf Basis von Steuerarten detailliert auswerten zu müssen. Im Rechnungsausgangsbuch stehen nun neben dem Zeitraum und dem Kunden ebenfalls die Filter für “Dokumententitel” und “Steuerart” zur Verfügung. Die Suche nach Beispielsweise allen Ausfuhrlieferungen innerhalb eines Zeitraumes ist daher mit nur einer zusätzlichen Selektion möglich.

  • Barcodes mit Inhalten aus Daten eines Dokumentes generieren
    In den Textbausteinfeldern eines beliebigen Dokumentes, können nun Barcodes eingefügt werden. Hierbei kann der Inhalt des Barcodes flexibel aus Zahlen, Buchstaben oder sogar mit Hilfe der bekannten Platzhaltervariablen bestückt werden. Nachfolgend ein paar Beispiele zur Veranschaulichung:%BARCODE[EAN13]=frei-wählbarer-Text%
    %BARCODE[EAN13]=12345678910%
    %BARCODE[EAN13]=%dokument.nummer%%Neben dem Code EAN13 (Strichcode), sind auch weitere Formen möglich.

Jahresabschluss, betriebliche und private Steuererklärung 2012. Der 31.05. kommt wie jedes Jahr bestimmt!

Der Jahresabschluss, sämtliche betrieblichen Steuererklärungen sowie die private Einkommensteuererklärung muss erstellt werden.

Ohne Vertretung durch einen Steuerberater müssen diese Unterlagen grundsätzlich bis spätestens zum 31.05.2013 für das Jahr 2012 beim Finanzamt eingereicht werden. Wer sogar das Jahr 2011 noch nicht eingereicht hat, sollte bereits jetzt fest mit der Festsetzung empfindlicher Verspätungszuschläge durch das Finanzamt rechnen.

Bereits für den Veranlagungszeitraum 2011 mußten sämtliche Steuererklärungen in elektronischer Form eingereicht werden. Mit vereinzelten Ausnahmegenehmigungen durch das Finanzamt aufgrund vielleicht fehlender techischer Möglichkeiten zur elektronischen Übermittlung ist für das Jahr 2012 definitiv nicht mehr zu rechnen.

Hier nun 5 Fragen und Antworten zum Thema Steuererklärung 2012:
(Die nachfolgenden Antworten zu den Fragen sind ausschließlich für natürliche Personen relevant, die haupt- oder nebenberuflich ein Unternehmen gewerblicher oder freiberuflicher Art betreiben relevant!)

1. Welche Software kommt in Frage, wenn ich alles selbst erledigen will?
Es gibt unterschiedliche Softwareanbieter die eine komfortable Lösung anbieten. Es muss einzig und allein darauf geachtet werden, das sämtliche erforderlichen Steuererklärungen elektronisch übermittelt werden können. Welche Steuererklärungen mit welchen Formularen übermittelt werden müssen klärt die nachfolgende Frage.

2. Welche Steuererklärungen muss ich dem Finanzamt übermitteln?

a. Sie betreiben als unbeschränkt steuerpflichtige natürlich Person ein gewerbliches Unternehmen.

In diesem Fall müssen Sie eine Einkommensteuererklärung mit mindestens folgenden Formularen übermitteln: ESt 1 A 2012, Anlage G, Anlage Vorsorgeaufwand
Für Einnahmen-Überschuss-Rechner zusätzlich das Formular: Anlage EÜR 2012 sowie ggf. die Anlage Anlageverzeichnis 2012

Des Weiteren muss eine Umsatzsteuererklärung erstellt werden. Auch wenn Sie Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG sind! Die Umsatzsteuererklärung besteht einerseits auf dem Formular Mantelbogen sowie ggf. einer weiteren Anlage, wenn auch nicht steuerbare oder steuerfreie Umsätze erzielt wurden. Sämtliche dieser Formulare sind bereits aufgrund der Pflicht zur elektronischen Einreichung nicht mehr bzw. nur noch in sehr wenigen Ausnahmefällen direkt beim zuständigen Finanzamt erhältlich.

Abschließend muss noch eine Gewerbesteuererklärung eingereicht werden. Hierzu ist mindestens der Formular-Mantelbogen einzureichen. Ob eine solche tatsächlich einzureichen ist, hängt in der Praxis oft von der Höhe des erzielten Gewinnes aus Gewerbebetrieb ab. Da es aufgrund des Gewerbesteuerfreibetrages in Höhe von 24.500 Euro oft nicht zur Festsetzung von Gewerbesteuer kommt, kann auf die Einreichung einer solchen nicht selten verzichtet werden.

b. Sie betreiben als unbeschränkt steuerpflichtige natürlich Person ein freiberufliches Unternehmen, erfüllen also nicht die Voraussetzungen eines Gewerbebetriebes.

Mit Ausnahme der Gewerbesteuererklärung und der Anlage G, welche durch die Anlage S in der Einkommensteuererklärung ersetzt wird, gelten die gleichen Voraussetzungen wie unter a. beschrieben.

Für eine verbindliche Auskunft über die in Ihrem Fall erforderlichen Formulare informiert Sie jederzeit Ihr zuständiges Finanzamt oder ein Steuerberater.

3. Wie kann ich die Frist zur Einreichung der Steuerklärung(en) verlängern?

Grundsätzlich müssen Steuererklärungen bis zum 31.05. des Folgejahres beim Finanzamt eingereicht werden. Sofern Sie sich gegenüber dem Finanzamt durch einen Steuerberater vertreten lassen, ist eine Frist bis zum 30.09. des Folgejahres in vielen Fällen auch bis zum 31.12. des Folgejahres üblich. Sofern Sie Ihr Unternehmen in Nordrhein-Westfalen betreiben und durch einen Steuerberater vertreten werden, der erfolgreich am sogenannten Kontigentierungsverfahren teilnimmt und Sie hierzu angemeldet hat, ist auch eine Frist bis zum 28.02. des übernächsten Jahres denkbar.

4. Wie ermittle ich den Gewinn oder Verlust meines Unternehmens?

Zunächst muss die Frage geklärt werden welche Art der Gewinnermittlung anzuwenden ist. Neben der Gewinnermittlung nach Betriebsvermögensvergleich (§ 4 Abs. 1; § 5 EStG) zu welcher aufgrund der komplexität hier keine weiteren Ausführungen gemacht werden können, gibt es die sogenannte Gewinnermittlung auf Basis der Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung werden alle im Wirtschaftsjahr (in der Regel 01.01. bis 31.12. eines Jahres) bezahlten Betriebsausgaben von den erhaltenen Betriebseinnahmen abgezogen. Das positive Endergebnis ist der Gewinn, das negative der Verlust. Die vereinnahmte Umsatzsteuer wird bei dieser Form der Berechnung wie eine Einnahme, die gezahlte Umsatzsteuer (auch Vorsteuer genannt) wie eine Ausgabe berücksichtigt, sollte jedoch in einer Schattenrechnung gesondert aufgezeichnet werden, da auch eine Umsatzsteuererklärung angefertig werden muss, in der eben diese gesondert zu melden ist.

Der erzielte Gewinn oder Verlust muss muss in der Einkommensteuererklärung mit der Anlage EÜR erklärt werden, bei welcher die Einnahmen und Ausgaben in speziellen Feldern kategorisiert zu erfassen sind.

5. Wie erstelle ich eine Umsatzsteuererklärung?

Bei der Umsatzsteuererklärung ist zunächst die Frage zu klären, ob die Erhebung der Umsatzsteuer nach vereinbarten oder nach vereinnahmten Entgelten erfolgt. Der in der Praxis am häufigsten vorliegenden Fall ist sicherlich der letztere, wobei dieser beim Finanzamt beantragt und durch dieses auch genehmigt werden muss!

Bei der Erhebung nach vereinnahmten Entgelten, welches bei dem klassischen Unternehmer, der seinen Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, der Regelfall sein dürfte, werden im Formular sämtliche vereinnahmten Umsatzerlöse nebst dazugehöriger Umsatzsteuer erfasst. Im weiteren werden hiervon sämtliche gezahlten und zurecht abziehbaren Umsatzsteuern (Vorsteuerbeträge) abgezogen.

Der danach verbleibende Betrag wird schließlich noch um die bereits mittels Umsatzsteuer-Voranmeldung vierteljährlich oder monatlich gemeldeten und gezahlten oder erhaltenen Beträge vermindert. Im Prinzip kann man sich zum besseren Verständnis die Umsatzsteuererklärung wie eine Umsatzsteuer-Voranmeldung vorstellen, welche jedoch für einen Zeitraum von 12 Monaten (für das gesamte Jahr) eingereicht wird. Sie dienst im wesentlichen der Verprobung sämtlicher geflossener Umsatzsteuerbeträge des Jahres.

Die Anforderungen der Finanzverwaltung an einen Unternehmer sind gerade in Deutschland sehr umfangreich und nicht für jedermann verständlich. Sobald man sich die eigenständige Erledigung der Pflichten also nicht zutraut, sollte man in jedem Fall lieber einen steuerlichen Berater zu Rate ziehen. In der Regel rechnet sich die Hinzuziehung eines Steuerberaters nicht nur finanziell, sondern insbesondere auch nervlich!

Sprechen Sie uns einfach an, wenn Sie bei der Suche nach einem Steuerberater Hilfe benötigen. Da wir von easybill deutschlandweit aktiv sind, können wir Sie gerne bei Ihrer Suche unterstützen. Selbstverständlich völlig kostenlos! Schreiben Sie einfach eine E-Mail an support@easybill.de