Anbindung eines eBay-Accounts an easybill

Sie handeln gewerblich auf eBay und möchten die Erstellung und den Versand der Rechnungen zu Ihren Verkäufen automatisieren? Mit easybill ist das komfortabel möglich.

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen Schritt für Schritt wie Sie die Verknüpfung Ihres eBay-Accounts mit easybill durchführen.


Herstellen der Verknüpfung mit der eBay-Schnittstelle

Zunächst öffnen Sie aus Ihrem easybill-Account heraus den Import Manager (Menüpunkt „Apps“), über den Sie neben eBay übrigens auch eine Vielzahl anderer Marktplätze und Shops anbinden können.

Öffnen des Import Managers

Im Import Manager rufen Sie zunächst die eBay-Einstellungen auf, um die beiden Accounts miteinander zu verbinden.

Ebay Einstellungen

Sie werden nun auf eine eBay-Website weitergeleitet. Loggen Sie sich hier bitte mit Ihren eBay-Zugangsdaten ein und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Während dieses Prozesses geben Sie eBay die Erlaubnis, Daten an easybill zu übermitteln.

Wenn dieser Vorgang abgeschlossen wurde, werden Sie automatisch zurück zu easybill geleitet, wo Sie nun verschiedene Einstellungen für den Datenimport treffen können.

Einstellungen eBay

Auf die einzelnen Punkte, die Sie hier angezeigt bekommen, gehen wir im Folgenden genauer ein.


Einstellungen zum Import

Zunächst einmal sehen Sie einen Hinweis auf die zeitliche Begrenzung der Verknüpfung mit Ihrem eBay-Account. Diese wird von eBay beschränkt und muss in gewissen Abständen erneuert werden. Sie werden vor Ablauf der Anbindung aber selbstverständlich auch nochmals per Email von uns über diese Erneuerung informiert.

Verknüpfung zeitlich begrenzt


Um zu definieren welche Bestellungen für die Erstellung von Rechnungen in easybill in Frage kommen, haben Sie nun die folgenden Filter zur Verfügung:

Filterung eBay-Import

Wir raten Ihnen davon ab die Auswahl „Alle Bestellungen“ zu treffen, da dies zu einem deutlichen Mehraufwand führen würde. So müssten Sie beispielsweise zusätzlich in easybill die Markierung vornehmen, ob eine Bestellung bereits gezahlt wurde, wenn diese von eBay an uns vor dem Zahlungseingang übermittelt wird. Ebenso müssten Sie im Falle einer durch den Kunden nicht erfolgten Zahlung nicht nur einen Fall bei eBay eröffnen, um die Verkaufsgebühren rückerstattet zu bekommen, sondern die bereits erstellte Rechnung in easybill zusätzlich noch manuell stornieren. Auch einige andere Abläufe, wie z.B. das Erstellen von Datensätzen für Ihre Versanddienstleister oder der Ausdruck einer Packliste würden sich aufwändiger gestalten.

Die meisten unserer Kunden entscheiden sich hier für den Filter „Nur Bestellungen, die bereits bezahlt sind“. Wird uns also eine Bestellung übermittelt, die vom Kunden noch nicht gezahlt wurde, überspringt easybill diese solange bis die „Bezahlt“-Markierung gesetzt ist. Zahlt der Kunde per PayPal oder nutzt den eBay-Rechnungskauf erfolgt diese Markierung automatisch. Zahlt er per Überweisung müssen Sie die Markierung in eBay hinterlegen, damit die Bestellung beim darauf folgenden Import zu einer Rechnung wird.

Selbstverständlich können je nach Ihrer Vorgehensweise auch andere Filterungen Sinn machen. Wollen Sie z.B. die Rechnung erst erstellen, nachdem die Ware bei eBay durch Sie als verschickt markiert wurde, ist dies ebenfalls möglich. Zusätzlich bieten wir noch unterschiedliche Kombinationen der beiden Filter an.

Unter der Option „Import-Status der Bestellungen“ können Sie dem System die Information mitteilen, ob auch sog. unvollständige Sendungen importiert werden sollen. Hierbei handelt es sich um Bestellungen, bei denen der Käufer die Kaufabwicklung in eBay nicht durchlaufen, bzw. nicht korrekt abgeschlossen hat. Dies kann dann vorkommen, wenn der Käufer per Überweisung zahlen möchte, hierfür die Kaufabwicklung startet und dieser Ihre Kontodaten entnimmt, diese dann aber nicht korrekt abschließt, sondern z.B. den Browser schließt oder den „Zurück“-Button betätigt.

Wenn Sie die Filterung „Alle Bestellungen“ gewählt haben, sollten Sie diesen Haken nicht setzen, da der Käufer im Rahmen der Kaufabwicklung evtl. die Lieferadresse anpassen möchte. Importieren Sie nun eine Bestellung bei der die Abwicklung noch nicht durchlaufen wurde, kann dies dazu führen, dass zur Rechnungserstellung (und somit ggf. auch für die Lieferung der Ware) eine falsche Adresse genutzt wird. Anders sieht es bei den weiteren Filteroptionen aus. Hat ein Kunde die Ware bereits gezahlt, die Abwicklung aber nicht wie von eBay vorgesehen beendet, ist im Regelfall davon auszugehen, dass er die Änderung der Lieferanschrift, wenn diese gewünscht gewesen wäre, auch durchgeführt hätte. In diesem Fall sollten Sie die unvollständigen Bestellungen mit importieren, um sicherzugehen, dass alle Rechnungen erstellt werden.


Sie werden vom System nun gefragt, ab welcher Bestellung wir mit dem Import beginnen sollen:

Berücksichtigung älterer BestellungenHierzu können Sie entweder eine Verkaufsprotokollnummer (an manchen Stellen in eBay auch als „Datensatz“ bezeichnet) oder ein Datum angeben. Hintergrund dieser Abfrage ist die Art und Weise wie eBay uns Bestellungen übermittelt. Fragen wir einen Zeitraum bei eBay an, erhalten wir nicht alle Bestellungen, die zu dieser Zeit aufgegeben wurden, sondern wir bekommen diejenigen übermittelt, deren letzte Änderung dort stattgefunden hat.

Wenn Sie gerade erst bei eBay mit dem Verkauf beginnen oder begonnen haben und alle bisherigen Bestellungen importieren möchten, können Sie beide Felder leer lassen. Haben Sie jedoch bislang mit einem anderen Tool oder auch händisch Ihre Rechnungen geschrieben, könnte es passieren, dass Bestellungen von eBay an uns übergeben würden, die von Ihnen bereits berechnet worden sind.

Ein Beispiel:
Ein Kunde kauft ab 01.07., zahlt am 03.07., Sie versenden die Ware am 05.07. und schreiben hierzu auch die Rechnung. Ab dem 01.08. beginnen Sie Ihre Rechnungen mit easybill zu schreiben. Dieser Kunde gibt Ihnen am 10.08. nun eine Bewertung, dies führt dazu, dass das von uns abgefragte letzte Aktualisierungsdatum auf den 10.08. gesetzt wird.
Haben Sie bei uns nun z.B. den Filter „Nur Bestellungen, die bezahlt sind“ gesetzt und importieren am 10.08. die Bestellungen des Tages, würden wir diesen Kauf vom 01.07. übermittelt bekommen und aus diesem eine Rechnung machen, obwohl er für Sie bereits „erledigt“ war.

Eine Möglichkeit dies zu verhindern, wäre dem System hier mitzuteilen, dass nur Käufe, ab einem bestimmten Datum oder einer bestimmten Verkaufsprotokollnummer durch uns berücksichtigt werden sollen. Alle Bestellungen vor diesem Punkt würden durch easybill bei Importen übersprungen werden und eine solche Kennzeichnung erhalten.

Andere Möglichkeiten wären z.B. der manuelle Import alter Bestellungen, die dann aber nicht zu Rechnungen umgewandelt würden (hierdurch würden wir diese Bestellungen dann bereits kennen und da das System jede Bestellnummer nur einmal importiert, würde die Bestellung bei jeder erneuten Übermittlung übersprungen werden) oder aber die Nutzung des Filters „Alle Bestellungen, die bezahlt aber noch nicht verschickt worden sind“ (da diese Beispiel-Bestellung bereits als verschickt markiert wurde, wäre Sie bei Nutzung dieses Filters auch übersprungen worden, da sie nicht den Vorgaben entsprochen hätte).


Zuletzt können Sie eine oder zwei Uhrzeiten definieren, zu denen easybill den Import der Bestellungen von eBay automatisch durchführen soll. Beim automatischen Import werden nicht nur die Bestellungen importiert, sondern auch automatisch die Rechnungen zu diesen erstellt.

Automatischer Import

Legen Sie hier die Uhrzeiten fest, die bei dem von Ihnen genutzten Arbeitsablauf für Sie am hilfreichsten sind. Häufig wird durch unsere Kunden hier ein Vorgang am Morgen und einer am Nachmittag durchgeführt.

Da eBay uns die Email-Adressen von Käufern nur bis zu 14 Tage nach dem Kauf übermittelt, empfehlen wir den Automatismus zu aktivieren, um diese Daten zu erhalten.

Tipp:
Zusätzlich können Sie übrigens unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ > „Allgemeines“ > „E-Mail Versand“ auch den Versand der Rechnungen an Ihre Kunden per Email automatisieren


Durchführen der Importe

Nach der erstellten Anbindung bietet es sich an, den ersten Import manuell durchzuführen, dies ist selbstverständlich auch jederzeit möglich. Sie müssen also nicht den zuvor genannten Automatismus nutzen, sondern können stets auch einen manuellen Import starten. Auch eine Kombination von Automatismus und manuellem Import ist möglich. eBay ImportNachdem der Import durchgelaufen ist, zeigen wir Ihnen an, wie viele Bestellungen uns von eBay übermittelt worden sind.

Neue Bestellungen

Wenn Sie nun eine Aktion für alle Bestellungen eines Importvorganges ausführen wollen, klicken Sie hier rechts außen auf den „Aktionen“-Button. Sie können so nun die Rechnungen für alle in diesem Vorgang enthaltenen Bestellungen erstellen oder auch über die Aktion „Versandetiketten“ Daten für Ihre Versanddienstleister aufbereiten, Adressetiketten über einen Labeldrucker ausdrucken oder auch eine Packliste erstellen.

Mit einem Klick auf die Anzahl der neuen Bestellungen (in obigem Beispiel auf den Link „Neue: 1“) kommen Sie zu einer Übersicht der importierten Bestellungen in der Sie dargestellt bekommen, welche Informationen wir von eBay übermittelt bekommen haben. Hier können Sie Aktionen auch nur für ausgewählte Bestellungen durchführen. Wenn Sie also z.B. nur für bestimmte Bestellung eine Rechnung erstellen oder Versanddaten exportieren wollen, dann haken Sie die entsprechende Bestellung an und wählen die gewünschte Aktion im Dropdown-Menü am unteren Bildschirmrand aus.

Neue Bestellungen

Wenn Sie die Rechnungserstellung angestoßen haben, werden die Dokumente in easybill jetzt erstellt. Sie können diese nach Abschluss der Erstellung z.B. auch über den „Aktionen“-Button gesammelt ausdrucken. Wählen Sie hierzu die Option „Erstellte Rechnungen drucken“ aus.

Selbstverständlich können Sie die Rechnungen auch in easybill einsehen und ausdrucken. Hierzu klicken Sie im Import Manager am oberen linken Rand auf „Zurück zu easybill.de“. Hier fahren Sie mit der Maus nun auf den Menüpunkt „Dokumente“ und klicken darunter auf „Rechnungen“.

Rechnungsanzeige


Sollten Sie Fragen zur Verknüpfung von eBay mit easybill haben, wenden Sie sich an unser Support-Team, das Ihnen hier gerne weiterhilft.

Cloud Backup jetzt auch mit eigenem FTP-Server möglich

Ab sofort können Sie für den Backup Ihrer Daten aus easybill neben Google Drive und Dropbox auch einen eigenen FTP-Server nutzen.

Die Funktion hierzu finden Sie unter dem Menüpunkt „Apps“ > „Cloud Backup (beta)“.

FTP Server anbinden

Wir empfehlen Ihnen, die SSL Verschlüsselung zu nutzen wenn Ihr Server diese unterstützt. Sollte das nicht der Fall sein, wählen Sie in diesem Feld „Nein“.

Neues Feature in easybill – 24.07.2015

Optimierte Benachrichtigungs-Email bei Erstellung von Wiederholungsrechnungen

Damit Sie die Emails, die wir auf Wunsch bei der Erstellung einer Wiederholungsrechnung versenden, besser zuordnen können, enthält der Betreff ab sofort auch den von Ihnen für die Wiederholungsrechnung gewählten Titel.

Um einer Wiederholungsrechnung einen solchen Titel zuzuweisen, füllen Sie in der Bearbeitungsmaske der Wiederholungsvorlage das unter „Schritt 4“ befindliche Feld aus.

Titel vergeben

Neue Features in easybill – 20.07.2015

Aufgaben zu Rechnungsposten erfassen

Ab sofort können Sie auch Aufgaben zu Rechnungsposten erfassen, um sich z.B. daran zu erinnern, dass Sie z.B. zu einem Ihrer Artikel ein Nachfolgemodell erscheint und somit Ihr Sortiment angepasst werden muss oder eine Preisanpassung einer Dienstleistung vorgenommen werden soll.

Aufgabe-zu-Rechnungsposten-2


Artikelmenge vor Übernahme von Artikeln anpassen können

Wenn Sie ab sofort Artikel aus Rechnungsposten in ein Dokument einfügen, können Sie nun bereits vor der Übernahme der Artikel die gewünschte Menge bearbeiten.

Wählen Sie dazu den gewünschten Rechnungsposten an. Es erscheint ein weiteres Feld, in dem Sie die Menge komfortabel anpassen können. Ebenso können Sie nun entscheiden, ob Sie mit der Übernahme der gewählten Artikel das Fenster schließen möchten (Klick auf „Übernehmen und Schließen“) oder ob Sie weitere Artikel auswählen möchten (Klick auf „Übernehmen“).

Artikelanzahl vor Übernahme anpassen


Bei Fragen zu diesen und allen anderen Funktionen unserer Software, hilft Ihnen unser engagiertes Support-Team gerne weiter.

Neues Feature in easybill – 09.07.2015

Erweiterung des Kundenexports auf Ansprechpartner

Wenn Sie bei einem Kunden mehrere Ansprechpartner haben (z.B. die Geschäftsführung, die Buchhaltung, das Marketing u.ä.), müssen Sie nicht jeden dieser Kontakte separat als Kunden anlegen, sondern können diese in einem Kundenstamm als Ansprechpartner anlegen und verwalten. 

Ab sofort ist es auch möglich, diese Daten (inkl. Kontaktdaten, wie z.B. E-Mail Adressen) ebenfalls über den CSV-Export der Kunde zu erhalten. Bislang wurden hier nur die Daten aus dem Hauptkundenstamm ausgegeben.

Mit der Erweiterung dieser Funktion können Sie z.B. alle E-Mail Adressen aus dem System exportieren, um diese für einen Newsletter zu nutzen.

CSV-Export von Ansprechpartnern


Wir freuen uns, wenn wir Ihnen hiermit die Arbeit mit easybill noch komfortabler machen konnten. Sollten Sie Fragen zu diesem Update haben, kontaktieren Sie gerne unser Support-Team.

Neue Features in easybill – 03.07.2015

Dropshipping E-Mail ab sofort individualisierbar

Wenn Sie im Import-Tool die Dropshipping-Funktion nutzen, um Ihren Lieferanten oder einen externen Fulfillment-Anbieter über eine Bestellung zu informieren und den Versand dieser anzustoßen, können Sie nun die E-Mail, die zu diesem Zweck versendet wird, nach Ihren individuellen Wünschen anpassen.

Die Option hierzu finden Sie im Import-Tool unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ > „Allgemeines“ > „Dropshipping“. Hier können Sie den Absender, den Betreff und den Inhalt der E-Mail definieren. Im Anhang der E-Mail wird wie gewohnt, der Lieferschein als pdf-Datei gesendet.

Die Einstellungen, wen wir beim Verkauf eines bestimmten Artikels benachrichtigen, finden Sie weiterhin unter dem Menüpunkt „Tools“ > „Dropshipping / ext. Fulfillment“.

Dropshipping


Erweiterungen der SOAP-Schnittstelle

Wir haben unsere Schnittstelle um die folgenden Funktionen erweitert:

  • Löschen von Rechnungsposten
  • Löschen von Warengruppen
  • Abfrage aller im System hinterlegten Ansprechpartner (bislang war es nur möglich alle Ansprechpartner eines bestimmten Kunden abzufragen)

Zu Nutzung dieser Funktionen ist es notwendig, die aktuellsten WSDL-Dateien herunterzuladen die in Ihrem Account (ab dem PLUS-Paket) unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ > „Schnittstellen“ > „SOAP“ zum Download bereitgestellt sind.


PHP-SDK für die SOAP-Schnittstelle veröffentlicht

Auf https://github.com/easybill/php-sdk haben wir ein SDK (Software Development Kit) in PHP veröffentlicht. Hierdurch wird der Zugriff auf unsere SOAP-Schnittstelle via PHP stark vereinfacht.


Sollten Sie Fragen zu diesen oder anderen Themen haben, können Sie sich gerne an unser Support-Team wenden.

Neue Features in easybill – 26.06.2015

Erweiterung der SOAP-Schnittstelle auf die Ansprechpartner-Funktion

Mittels der in easybill integrierten SOAP-Schnittstelle ist es nun auch möglich, die Ansprechpartner-Funktion zu nutzen.

Zur Erläuterung der Funktion:
Wenn Sie bei einem Kunden mehrere Ansprechpartner haben (z.B. die Geschäftsführung, die Buchhaltung, das Marketing u.ä.), müssen Sie nicht jeden dieser Kontakte separat als Kunden anlegen, sondern können diese in einem Kundenstamm als Ansprechpartner anlegen und verwalten.

Ab sofort ist das eben auch über die SOAP-Schnittstelle möglich. Ansprechpartner können über diese angelegt, bearbeitet, ausgelesen sowie gelöscht werden. Hilfreich ist das u.a. wenn Sie ein CRM oder E-Mail Marketingtool über die SOAP mit easybill verknüpft haben.

Die aktuellste Version der Schnittstellendokumentation, sowie die aktuellsten WSDL-Dateien sind in Ihrem Account (ab dem PLUS-Paket) unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ > „Schnittstellen“ > „SOAP“ zum Download bereitgestellt.


Neuer Filter für die Auswertung nach Rechnungsposten

Mit der Auswertungsart „Rechnungsposten“ können Sie auswerten, welcher Artikel (gruppiert nach Artikelnummer) in einem Zeitraum wie häufig verkauft wurde und welcher Umsatz mit diesem generiert worden ist.

Diese Auswertung kann ab sofort auch nach Mitarbeitern gefiltert werden (Voraussetzung hierfür ist die Nutzung des BUSINESS-Paketes). Dieser Filter gibt Ihnen nur die Waren oder Dienstleistungen aus, die ein bestimmter Mitarbeiter mit seinem easybill-Zugang den Kunden in Rechnung gestellt hat.

Auswertung nach Rechnungsposten


Sortierung der Offene-Posten-Liste

Auf Kundenwunsch hin ermöglicht es Ihnen easybill nun, die Offene-Posten-Liste, die Sie unter dem Menüpunkt „Meine Firma“ > „Auswertungen“ erstellen können, auch nach dem Fälligkeitsdatum zu sortieren.

So sehen Sie auf einen Blick nicht nur welche Zahlungen das Fälligkeitsdatum bereits am deutlichsten überschritten haben, sondern auch mit welchen Zahlungen in Kürze zu rechnen sein müsste und welche der Kunden noch ein weiter gefasstes Zahlungsziel haben.

Um die Sortierung vorzunehmen, klicken Sie einfach nur auf die Spaltenüberschrift „Fällig“. Ein erneuter Klick, dreht die Sortierung um.


Download der Rechnungen für Versandguthaben aus easybill

Unter dem neugestalteten Menüpunkt „Konto“ finden Sie ab sofort bei Klick auf den Unterpunkt „Konto“ > „Rechnungen“ nicht nur die Rechnungen zu den von Ihnen gebuchten easybill-Paketen zum Download hinterlegt, sondern jetzt auch die Rechnungen für über easybill aufgeladenes Versandguthaben.


Sollten Sie Fragen zu diesen oder anderen Funktionen haben, wenden Sie sich gerne direkt an unser Support-Team.

Neue Features in easybill – 19.06.2015

In der heutigen Zusammenfassung der letzten Updates, können wir Ihnen einige Optimierungen im Bereich der Projektverwaltung, bzw. der Zeiterfassung präsentieren.


Projektübergreifende Filterung nach nicht abgerechneten Zeiteinträgen

Unter den erfassten Zeiteinträgen ist es nun möglich, nur die derzeit noch nicht abgerechneten Einträge anzeigen zu lassen. Bislang war dies nur im betreffenden Projekt möglich. Für einige unserer Kunden ist es jedoch hilfreich, auf einen Blick projektübergreifend sehen zu können, welche Einträge noch nicht in eine Rechnung überführt worden sind.

Nicht abgerechnete Zeiteinträge


Zeiteinträge nach Mitarbeitern durchsuchen

War es unter den Auswertungen in easybill („Leistungsbericht“) bereits möglich, sich nur die durch einen bestimmten Mitarbeiter erfassten Zeiten anzeigen zu lassen, kann man nun auch unter der Übersicht der Zeiteinträge gezielt nach Einträgen suchen, die durch einen Mitarbeiter angelegt worden sind.

Zeiteinträge nach Mitarbeiter durchsuchen


Anzeige von offenen Projekten als Standard

Viele unserer Kunden haben uns mitgeteilt, dass es für sie übersichtlicher wäre, wenn beim Aufruf der Projektübersicht in der Standardeinstellung nicht alle, sondern nur die offenen – also die noch nicht als abgerechnet markierten – Projekte angezeigt werden würden.

Dies haben wir nun berücksichtigt und umgesetzt. Selbstverständlich können Sie über die Reiter „Alle“ oder „Abgerechnet“ auch jederzeit diese Auswahl ändern, um sich die abgeschlossenen Projekte anzeigen zu lassen.

Anzeige offener Projekte als Standard


Selbstverständlich steht Ihnen unser Support-Team bei Fragen zu diesen Änderung gerne zur Verfügung und freut sich darauf, Ihnen behilflich sein zu dürfen.