Digitale Buchhaltung bedeutet weit mehr, als Belege einfach nur zu scannen. Sie steht für automatisierte Abläufe, papierlose Prozesse und eine nahtlose Zusammenarbeit mit dem Steuerberater in Echtzeit, effizient und revisionssicher. Moderne Tools wie easybill machen die Verwaltung von Rechnungen nicht nur einfacher, sondern auch deutlich transparenter und schneller.
Ein zentraler Baustein der digitalen Buchhaltung ist die strukturierte E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, bei inländischen B2B-Umsätzen elektronische Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format auszustellen und zu empfangen. Zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. PDF-Dateien gelten nicht mehr als elektronische Rechnung.
Doch die Pflicht zur E-Rechnung ist nur der Anfang. Wer seine Buchhaltung vollständig digital aufstellt, spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern schafft die Basis für eine zukunftssichere und professionelle Unternehmensführung.
Digitale Buchhaltung bedeutet, dass alle buchhalterisch relevanten Prozesse elektronisch und möglichst automatisiert ablaufen. Belege werden digital erstellt, verarbeitet, archiviert und mit der Finanzbuchhaltung sowie dem Steuerberater nahtlos verknüpft. Die E-Rechnung ist dabei ein zentrales Element – insbesondere im Zusammenspiel mit einer Rechnungssoftware wie easybill.
E-Rechnungen für die digitale Buchhaltung
easybill ist ein cloudbasiertes Rechnungsprogramm, mit dem du professionell,
rechtssicher und zeitsparend deine Rechnungen verwaltest.
E-Rechnungen erstellen leicht gemacht:
Rechtssicher, schnell und ohne technische Hürden.Nahtlose Integration in deinen Onlineshop:
Automatisch Bestellungen abrechnen und Zeit sparen.Papierlos mit dem Steuerberater zusammenarbeiten:
Alle Unterlagen digital, immer griffbereit.
Digitale Buchhaltung: Papierlose Zusammenarbeit mit Steuerberatern
So gelingt die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater und vereinfacht die Buchhaltung für alle Seiten.
1. Digitale Belegerstellung direkt in easybill
Mit easybill lassen sich Ausgangsrechnungen als strukturierte E-Rechnungen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) erstellen. Diese enthalten alle nötigen Buchungsinformationen bereits im richtigen Format und können direkt an Kunden sowie an die Buchhaltung weitergegeben werden. Eingangsrechnungen lassen sich ebenfalls digital erfassen und in die Buchhaltungsprozesse integrieren.
2. Automatisierte Übergabe an die Buchhaltung
easybill bietet Schnittstellen zur digitalen Buchhaltung und zum Steuerberater – etwa über DATEVconnect online. Rechnungsdaten, Belege und relevante Metadaten werden automatisch exportiert, sodass kein manuelles Ablegen oder Nachreichen von Unterlagen mehr nötig ist.
3. Automatisierter Buchungsprozess
Die strukturierten Daten aus easybill ermöglichen automatisierte Buchungsvorschläge in der Finanzbuchhaltung. Wiederkehrende Geschäftsvorfälle können vorkontiert und durch den Steuerberater oder das Buchhaltungsteam mit wenigen Klicks verbucht werden.
4. Bankintegration und Zahlungsabgleich
In der digitalen Buchhaltung werden Zahlungseingänge automatisiert den passenden Rechnungen zugeordnet. easybill unterstützt die automatische Überwachung offener Posten, sodass Zahlungserinnerungen oder Mahnungen schnell und gezielt ausgelöst werden können.
5. Revisionssichere Archivierung
Alle in easybill erstellten oder importierten Rechnungen lassen sich GoBD-konform archivieren. Das erleichtert nicht nur die interne Organisation, sondern ist auch ein wichtiger Baustein für rechtssichere Betriebsprüfungen.
6. Verbesserte Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Durch den digitalen Datenaustausch über easybill erhält dein Steuerberater jederzeit Zugriff auf aktuelle Rechnungsdaten. Das vereinfacht Abstimmungen, beschleunigt die Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen und sichert eine zeitnahe betriebswirtschaftliche Auswertung.
Das sagen Steuerberater zu easybill
“Wir arbeiten bereits seit längerem sehr erfolgreich mit easybill zusammen. Die Prozesse sind so GoBD-konform und super einfach. Auch der Support ist absolut hervorragend! Wir werden auch künftig immer diese Software empfehlen, wenn Mandanten ein Programm zur Rechnungsschreibung suchen. Gerade jetzt nach der Einführung der E-Rechnungspflicht!“
Susanne Müller Steuerberaterin
Die Zukunft der Buchhaltung ist digital
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile für die Buchhaltung, von Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen über verbesserte Nachverfolgbarkeit und Transparenz bis hin zu positiven ökologischen Auswirkungen und einer verbesserten Liquidität. Angesichts dieser Vorteile ist es kaum verwunderlich, dass immer mehr Unternehmen auf E-Rechnungen umsteigen. Die Zukunft der Buchhaltung ist digital, und E-Rechnungen spielen dabei eine zentrale Rolle.
Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Prozesse umstellen, sichern sich nicht nur rechtliche Konformität, sondern auch einen echten Effizienzvorsprung. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um auf digitale Buchhaltung umzusteigen – mit easybill als Schnittstelle zwischen Unternehmen und Steuerberater.
Häufige Fragen zur digitalen Buchhaltung
Was genau versteht man unter digitaler Buchhaltung?
Digitale Buchhaltung bezeichnet die elektronische Erfassung, Verarbeitung und Archivierung aller buchhaltungsrelevanten Vorgänge. Belege werden nicht mehr in Papierform gesammelt, sondern digital erstellt oder eingescannt und in Buchhaltungssystemen verarbeitet, möglichst automatisiert und GoBD-konform.
Ist digitale Buchhaltung gesetzlich vorgeschrieben?
Nein, eine Pflicht zur digitalen Buchhaltung besteht nicht. Allerdings machen gesetzliche Vorgaben wie die E-Rechnungspflicht, die GoBD oder die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung eine digitale Arbeitsweise in vielen Fällen sinnvoll und auf Dauer unvermeidlich.
Was sind die Vorteile der digitalen Buchhaltung?
Digitale Buchhaltung spart Zeit, senkt Kosten und reduziert Fehlerquellen. Sie ermöglicht schnellere Prozesse, bessere Übersicht über offene Posten, einfachere Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und eine rechtssichere Archivierung.
Welche Voraussetzungen brauche ich, um auf digitale Buchhaltung umzustellen?
Du benötigst:
- eine geeignete Softwarelösung (z. B. easybill)
- digitale Belege (z. B. E-Rechnungen)
- eine stabile Internetverbindung
- und idealerweise eine Schnittstelle zum Steuerberater, z. B. DATEV Unternehmen online.
Kann ich mit meinem Steuerberater digital zusammenarbeiten?
Ja, viele Steuerberater arbeiten bereits digital. Mit Lösungen wie easybill kannst du Rechnungen und Belege automatisch an deinen Steuerberater übermitteln. Das spart Rückfragen und erleichtert die Erstellung von Steuererklärungen oder BWA.
Wie funktioniert die revisionssichere Archivierung?
Revisionssicher bedeutet: Belege dürfen nicht nachträglich verändert werden, müssen vollständig und geordnet aufbewahrt werden und jederzeit maschinell lesbar sein. Digitale Buchhaltungssysteme wie easybill erfüllen diese Anforderungen automatisch in Einklang mit den GoBD.
Was muss ich bei der E-Rechnung beachten?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine Pflicht zur strukturierten E-Rechnung bei B2B-Umsätzen. PDF-Dateien reichen nicht mehr aus. Zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die Rechnungen müssen elektronisch verarbeitet werden können, idealerweise direkt in deinem Buchhaltungssystem.
Ist die Umstellung auf digitale Buchhaltung aufwändig?
Der Aufwand ist überschaubar – vor allem, wenn du eine intuitive Softwarelösung nutzt. Viele Prozesse lassen sich automatisieren. Und: Der Nutzen überwiegt den einmaligen Aufwand bei weitem.
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