ZUGFeRD – der neue Standard für die europäische e-Rechnung

Was ist ZUGFeRD und wo wird es genutzt?

Wer Rechnungen schreibt, wird über kurz oder lang mit dem Thema ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) konfrontiert werden. Auch Ihnen ist noch nicht klar was genau ZUGFeRD eigentlich bedeutet? Wir erläutern es Ihnen gerne.

Inzwischen gibt es viele Unternehmen, die nur noch ZUGFeRD-konforme Rechnungen akzeptieren. Dies betrifft vor allem Unternehmen wie Verwaltungen und Ämter. Zahlreiche deutsche Unternehmen sind Zulieferer oder Vertragspartner von Ämtern und öffentlichen Dienstleistern. Somit wird die neue Norm ein wichtiger Bestandteil in vielen Firmen sein, auf beiden Seiten. Auch für Sie ist das neue Format daher relevant, da Sie es zur Verfügung stellen müssen. Für die genannten Formen von Unternehmen gilt ab November 2020 zwingend das neue Format.

Papierlose Rechnung – die Zukunft

Hinzu kommen die erheblichen Vorteile durch Zeit- und Kostenersparnis, denn der allgemeine Trend geht hin zu papierlosen Rechnungen. Die Gründe und Vorteile liegen auf der Hand. Neben Kosten- und Zeitersparnis werden interne Prozesse beschleunigt. Rechnungen werden zügiger erstellt, verarbeitet, archiviert und sorgen somit für preisgünstigere Abläufe.

In diesem Zusammenhang hat die EU die EU-Norm EN 16931 beschlossen, die genau beschreibt wie eine elektronische Rechnung aufgebaut sein muss. Hintergrund hierbei ist die Überlastung der Ämter der Europäischen Union. Vor allem der hohe Aufwand bei der Bearbeitung von Papierdokumenten trägt hierzu bei. Die EU-Norm bestimmt unter anderem, dass alle Ämter und öffentlichen Dienstleister bis November 2019 den elektronischen Rechnungseingang einführen und spätestens bis November 2020 verwenden werden.

ZUGFeRD – der neue Standard für Rechnungen

ZUGFeRD integriert den Standard PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten. Dadurch werden sowohl maschinell lesbare Rechnungsdaten (XML), als auch die PDF selbst übermittelt. Durch das Format PDF/A-3 wird die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung umgesetzt. Somit werden die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllt. Zudem werden die Daten einfach ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet.

Im Gegensatz zu dem älteren EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) treffen bei ZUGFeRD beide Vertragspartner im Vorfeld keine vorgeschriebene Vereinbarung. Rechnungen können ausgetauscht werden wie es beide Vertragspartner benötigen. Ersparen Sie sich den administrativen Aufwand und verringern Sie zusätzliche Arbeitszeit.

Was bedeuten ZUGFeRD 2.0.1 und Factur-X?

Das Format ZUGFeRD in seiner ursprünglichen Form entsprach nicht der EU-Norm. Daher wurde die Version 2.0.1 erarbeitet, deren aktuelle Fassung ZUGFeRD 2.0.1 am 15. Oktober 2019 veröffentlicht wurde. E-Rechnungen sollen für alle Unternehmen unabhängig ihrer Größe und Struktur genutzt werden können.

Deshalb hat Deutschland gemeinsam mit Frankreich ein Hybridformat entwickelt, nämlich ZUGFeRD 2.0 bzw. auch Factur-X genannt. Dieser Standard vereint die beiden bekannten Formate XML und PDF.

DATEV-Anbindung

Die DATEV hat bei der Entwicklung des neuen ZUGFeRD Standards mitgewirkt und unterstützt somit ebenfalls das Format. Die Erstellung von elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format ist mit unterschiedlichen DATEV-Anwendungen, wie z. B. DATEV connect, möglich.

ZUGFeRD- der neue Standard: die Vorteile in Kürze erläutert

Sowohl für den Versender, als auch den Empfänger von Rechnungen, bietet die Nutzung des ZUGFeRD-Formats eine hohe Anzahl von Vorteilen.

  • Reduzierung manueller Arbeitsschritte durch den Rechnungsversand auf elektronischem Weg
  • Ersparnis von Portogebühren, Papierkosten und Arbeitszeit
  • Reduzierung von Lagerplatz für das Archiv und Zeit für die manuelle Ablage aufgrund elektronischer Archivierung von Ausgangsrechnungen
  • Erleichterung bei der Suche nach abgelegten Rechnungen
  • Beschleunigung des Zahlungseingangs durch schnellere Bezahlung einer ZUGFeRD-Rechnung und eine dadurch verbundene Erhöhung der Liquidität
  • Der Versand von e-Rechnungen beschleunigt den Freigabeprozess und vereinfacht die Einhaltung von Skontofristen
  • Durch den papierlosen Prozess rückt das Thema Nachhaltigkeit in den Vordergrund
  • Der automatische Abgleich mit dem Bestellwesen reduziert die Arbeitszeit und verhindert Fehler
  • Die automatische Übernahme von Daten in das Buchhaltungs- und Zahlungssystem verringert manuelle Eingaben, vermeidet Fehler und beschleunigt die Verbuchung
  • ZUGFeRD-Rechnungen sind nicht nur maschinell (XML), sondern auch für den Menschen leicht lesbar (PDF)

ZUGFeRD in easybill

easybill unterstützt die Erstellung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Mit nur wenigen Schritten laden Sie Ihre Rechnungen in easybill im ZUGFeRD-Format herunter. Hinterlegen Sie zusätzlich das ZUGFerD-Format fest im Kundenstamm für solche Kunden, für die Sie dieses Format grundsätzlich benötigen. Minimieren Sie Ihren eigenen manuellen Aufwand bei der e-Rechnungsgenerierung in easybill.

Der Versand von Dokumenten erfolgt in easybill kostenfrei per E-Mail. Verwenden Sie den DATEV-Export schon in der kleinsten Variante der easybill-Pakete (BASIC-Paket).

ZUGFeRD Einstellungen easybill