Ab dem 1. Januar 2025 trat die neue Vorschrift zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG in Kraft, die die verpflichtende Nutzung der E-Rechnung für alle inländischen B2B-Transaktionen vorsieht. Hintergrund ist das Wachstumschancengesetz, welches darauf abzielt, das Wirtschaftswachstum zu fördern, die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands zu stärken und Investitionen sowie Innovationen zu unterstützen. Diese Gesetzesänderung bringt zahlreiche Anpassungen bei der Rechnungsstellung mit sich. In diesem Beitrag findest du alle wichtigen Infos und Fristen.
Fristen zur E-Rechnungspflicht in Deutschland
01.01.2025
Verpflichtung zum Empfang und zur Verarbeitung von E‑Rechnungen: Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
31.12.2026
Ende der Übergangsfrist: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen noch Papierrechnungen oder andere elektronische Rechnungsformate nutzen. Ab dem 1. Januar 2027 ist die Nutzung von E‑Rechnungen zwingend erforderlich.
31.12.2027
Ende der verlängerten Übergangsfrist für kleinere Unternehmen: Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € haben bis Ende 2027 Zeit, auf E‑Rechnungen umzustellen. Ab dem 1. Januar 2028 gelten auch für sie die neuen Vorschriften.
01.01.2028
Vollständige Implementierung: Ab diesem Datum müssen alle Rechnungen den neuen Anforderungen entsprechen. Dies betrifft sowohl die Erstellung und Übermittlung als auch den Empfang und die Archivierung von E‑Rechnungen.
Gesetzliche Anforderung an elektronische Rechnungen: strukturiertes elektronisches Format
Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das die automatische Verarbeitung ermöglicht. Dies bedeutet, dass die Rechnungsdaten so aufbereitet sein müssen, dass sie von Computersystemen ohne manuelle Eingriffe direkt verarbeitet werden können. Folglich müssen alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein.
Entscheidend ist, dass das Format den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Diese Norm definiert ein einheitliches Modell für elektronische Rechnungsdaten, um eine rechtssichere, interoperable Verarbeitung auf europäischer Ebene sicherzustellen. Nur Rechnungen, die diese Strukturvorgaben erfüllen, gelten im Sinne der neuen Regelung als echte E-Rechnungen.
Gängige Formate sind beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung, die jeweils unterschiedliche Anforderungen und Anwendungsbereiche abdecken. Technisch basiert dies meist auf dem XML-Standard, der den strukturierten Datenaustausch zwischen verschiedenen IT-Systemen erlaubt.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
In bestimmten Fällen ist die Nutzung elektronischer Rechnungen nicht verpflichtend.
Grundsätzlich ausgenommen sind:
- Rechnungen an Endverbraucher (B2C): Bei Privatkunden besteht keine Pflicht zur E-Rechnung.
- Steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8–29 UStG, wie z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Vermietung und Verpachtung von Grundstücken, steuerfreie Leistungen von Versicherungen und Bildungseinrichtungen.
In diesen Fällen ist die Rechnungsstellung aus umsatzsteuerlicher Sicht häufig freiwillig – und damit auch nicht an die E-Rechnung gebunden.
Doch auch wenn eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen besteht, darf in einigen Fällen trotzdem eine andere (nicht strukturierte) Rechnungsform verwendet werden. Trotz Pflicht zur Rechnungsstellung ist keine E-Rechnung notwendig bei:
- Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV)
- Leistungen von Kleinunternehmern im Sinne des § 19 UStG (§ 34a UStDV)
- Einigen mit Grundstücken zusammenhängenden Leistungen an Endverbraucher
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine)
In all diesen Fällen kann weiterhin eine Papier- oder sonstige Rechnung (z. B. PDF per E-Mail) verwendet werden, ohne gegen die E-Rechnungspflicht zu verstoßen.
Kleinbetragsrechnungen: Befreiung von der E-Rechnungspflicht
Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Diese Art von Rechnungen ist von der Verpflichtung zur Erstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen befreit. Dadurch wird die Abwicklung solcher Rechnungen vereinfacht und beschleunigt, da sie mit einem geringeren administrativen Aufwand verbunden sind.
Rechnungssoftware nutzen zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht
Um die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen zu erfüllen, ist der Einsatz einer geeigneten Rechnungssoftware unerlässlich. Solche Programme ermöglichen die schnelle und einfache Erstellung strukturierter elektronischer Rechnungen in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD. Darüber hinaus unterstützen sie die automatisierte Verarbeitung, Archivierung und sichere Übermittlung der Rechnungen. Viele Lösungen bieten zudem praktische Zusatzfunktionen wie Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen oder Vorlagenmanagement – ideal für eine effiziente und rechtssichere Umsetzung der E-Rechnungspflicht ab 2025.
Hier sind die wichtigsten Punkte, die du berücksichtigen solltest:
- Benutzerfreundlichkeit: Einfache Bedienbarkeit und klare Benutzeroberflächen erleichtern die Einführung und Nutzung.
- Datensicherheit: Gewährleiste, dass die Software hohen Sicherheitsstandards entspricht und deine Daten geschützt sind.
- Schnittstellen: Achte darauf, dass die Software über alle für dich notwendigen Schnittstellen. So lassen sich E-Rechnungen nahtlos in bestehende Prozesse integrieren und Daten, beispielsweise mit deinem Steuerberater, medienbruchfrei austauschen.
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Tipps zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht
Phase 1: Vorbereitung & Analyse
- Rechtslage verstehen: Informiere dich über die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht, insbesondere über die Formate (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) und Ausnahmen.
- Ist-Zustand erfassen: Analysiere deine bestehenden Rechnungsprozesse, Systemlandschaft (z. B. Rechnungssoftware, ERP-Systeme) und Datenflüsse.
- Ziele und Verantwortlichkeiten definieren: Bestimme, welche Abteilungen betroffen sind, und benenne interne Projektverantwortliche.
Phase 2: Technische Umsetzung & Schulung
- Software prüfen oder auswählen: Stelle sicher, dass deine Rechnungssoftware E-Rechnungen im geforderten Format erzeugen und verarbeiten kann – ggf. Anbieterwechsel oder Systemerweiterung.
- Schnittstellen einrichten: Sorge für eine nahtlose Integration zwischen Rechnungswesen, ERP und Archivsystemen.
- Mitarbeiter schulen: Führe gezielte Schulungen durch, um alle betroffenen Mitarbeitenden mit den neuen Abläufen, Tools und rechtlichen Anforderungen vertraut zu machen.
Phase 3: Evaluierung & Optimierung
- Fehleranalyse & Optimierung: Korrigiere technische oder organisatorische Schwachstellen rechtzeitig.
- Echtbetrieb starten: Wechsle schrittweise oder stichtagsbasiert in den produktiven Betrieb und etabliere interne Kontrollmechanismen zur Qualitätssicherung.
Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungspflicht
ZUGFeRD und XRechnung sind zwei der bekanntesten E-Rechnungsformate in Deutschland. Während ZUGFeRD PDF und XML in einem Dokument vereint, ist XRechnung ein rein XML-basiertes Format, das hauptsächlich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet wird. “E-Rechnung” ist der Überbegriff für elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung.
Mit Programmen wie Microsoft Word oder Excel kannst du zwar Rechnungen im PDF-Format erstellen, aber diese erfüllen nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG und der EU-Norm EN 16931.
E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) vorliegen, das eine automatisierte, maschinenlesbare Verarbeitung ermöglicht – was bei Dateien aus Word oder Excel nicht gegeben ist.
Wenn du E-Rechnungen rechtskonform erstellen willst, brauchst du eine spezielle Software, die diese Formate unterstützt. Mit easybill kannst du in nur wenigen Klicks rechtskonforme E-Rechnungen erstellen und empfangen.
Elektronische Rechnungen sind kosteneffizienter, da Druck- und Versandkosten entfallen. Sie beschleunigen den Rechnungsprozess durch automatisierte Versendung und Verarbeitung. Zudem verbessern sie die Datensicherheit und unterstützen die Einhaltung von Compliance-Anforderungen durch präzise Archivierung und Rückverfolgbarkeit.
easybill unterstützt sowohl die Erstellung als auch den Empfang von Rechnungen im ZUGFeRD-Format und als XRechnung. Als Grundlage für die E-Rechnung kann derzeit für Rechnungen an Behörden die XRechnung 2.3 verwendet werden und im B2B-Sektor das ZUGFeRD 2.2-Format.
Eine einfache PDF‑Rechnung ist keine E-Rechnung, da sie kein strukturiertes Format hat. Im Gegensatz dazu vereint eine ZUGFeRD-Rechnung PDF und XML in einem Dokument und ist somit eine E-Rechnung.
E‑Rechnungen müssen revisionssicher und für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum archiviert werden. In Deutschland beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist 10 Jahre (§ 147 AO). Revisionssicher bedeutet, dass die Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert und vollständig abrufbar bleiben müssen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Archivierungssysteme diesen Anforderungen entsprechen. Denn nur so kannst du die E‑Rechnungen bei Bedarf schnell und zuverlässig bereitstellen.
