Seit 2025 verändert die Einführung der elektronischen Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen viele bestehende Abläufe. Für Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen bedeutet das vor allem eines: Rechnungen müssen künftig nicht nur digital erstellt oder empfangen werden, sondern auch revisionssicher archiviert werden.
Bislang werden Rechnungen vor allem im PDF-Format per Mail verschickt. Das ist zwar digital, gilt aber nicht als E-Rechnung. Entscheidend ist dafür vor allem der strukturierte Datenteil der Rechnung, der komplett maschinell verarbeitet werden kann und dadurch viele Prozesse vereinfacht.
Nicht nur die Erstellung, sondern auch die Archivierung von E-Rechnungen wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) zum 1. Januar 2025 geändert.
Der folgende Beitrag zeigt, welche gesetzlichen Vorgaben aktuell gelten und wie du E-Rechnungen rechtskonform und revisionssicher archivieren kannst.
Gesetzliche Grundlage der Rechnungsarchivierung
Unternehmen sind laut § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) gesetzlich verpflichtet, Rechnungsbelege über mehrere Jahre aufzubewahren. Seit dem 1. Januar 2025 ist die Frist von zehn auf acht Jahre verkürzt worden. Der Gesetzgeber verpflichtet Unternehmer dazu, sowohl ausgestellte als auch erhaltene Rechnungen aufzubewahren.
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Beispiel: Stellst du im April 2025 eine Rechnung aus, beginnt die Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2025. Die Rechnung muss dann bis zum 31. Dezember 2033 archiviert werden.
Während der gesamten Aufbewahrungszeit müssen die Rechnungen weiterhin den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und vollständig verfügbar bleiben, sie dürfen nicht nachträglich geändert werden.
Wo Rechnungen aufbewahrt werden dürfen
Grundsätzlich müssen Rechnungen im Inland aufbewahrt werden. Eine elektronische Archivierung innerhalb der Europäischen Union ist jedoch zulässig, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Entscheidend ist, dass die Finanzbehörden jederzeit Zugriff auf die Daten erhalten können. Dazu gehört insbesondere
- ein vollständiger Online-Zugriff auf die Rechnungen
- die Möglichkeit, Daten herunterzuladen
- eine schnelle Bereitstellung der Unterlagen bei Prüfungen
Wenn Rechnungen außerhalb Deutschlands gespeichert werden, muss das Unternehmen den Aufbewahrungsort dem Finanzamt mitteilen.
E-Rechnungen sicher archivieren mit easybill
Mit dem Rechnungsprogramm easybill können Unternehmen ihre Rechnungen nicht nur erstellen und versenden, sondern auch rechtssicher archivieren.
Die Software unterstützt den Umgang mit elektronischen Rechnungen und sorgt dafür, dass alle relevanten Daten korrekt gespeichert werden.
Dazu gehören unter anderem
- Archivierung von Rechnungen im Originalformat
- Speicherung strukturierter Rechnungsdaten
- GoBD-konforme Dokumentenablage
- Exportmöglichkeiten für Steuerberater und Betriebsprüfungen
So können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungen jederzeit vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sind.
GoBD als zentrale Regeln für die digitale Archivierung
Neben dem Umsatzsteuergesetz spielen die GoBD eine zentrale Rolle. Die Abkürzung steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.
Die GoBD definieren, wie digitale Dokumente archiviert werden müssen. In diesem Zusammenhang wird häufig von einer revisionssicheren Archivierung gesprochen. Gemeint ist damit eine Speicherung von Dokumenten, die vollständig, unveränderbar und jederzeit nachvollziehbar ist. Archivierte Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist im Originalzustand verfügbar bleiben.
Neben der Archivierung verlangen die GoBD auch eine sogenannte Verfahrensdokumentation. Darin wird festgehalten, wie Rechnungen erstellt, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Ziel ist es, dass ein sachverständiger Dritter, etwa ein Betriebsprüfer, die Abläufe jederzeit nachvollziehen kann.
Neue GoBD-Regeln zur E-Rechnung
Mit der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung im B2B-Bereich wurden auch die GoBD angepasst. Das Bundesministerium der Finanzen hat dazu im Juli 2025 ein aktualisiertes Schreiben veröffentlicht.
Elektronische Rechnungen bestehen häufig aus zwei Bestandteilen.
- Strukturierter Datensatz: Dieser liegt meist im XML-Format vor und enthält alle Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form.
- Menschenlesbare Darstellung der Rechnung, etwa als PDF.
In Deutschland kommen vor allem zwei Formate für elektronische Rechnungen zum Einsatz: XRechnung und ZUGFeRD.
Während die XRechnung ausschließlich aus einem strukturierten XML-Datensatz besteht, kombiniert ZUGFeRD diesen mit einer zusätzlich lesbaren PDF-Darstellung, was dieses Format im Alltag für die meisten Unternehmen praktikabler macht. Dennoch sind beide Formate gleichermaßen rechtskonforme E-Rechnungen.
Für das Finanzamt ist der strukturierte XML-Datensatz das eigentliche Original. Selbst wenn du eine schöne PDF-Ansicht hast: Archiviert werden muss zwingend die XML-Datei. Die GoBD verbieten es, nur das Bild (PDF) zu speichern und die Datenquelle (XML) zu löschen, dies würde bei einer Prüfung zu Problemen führen.
Archivierung im Originalformat ist Pflicht
Elektronische Rechnungen müssen grundsätzlich in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden. Die ursprüngliche XML-Datei darf also nicht in ein anderes Format umgewandelt oder verändert werden. Die maschinelle Auslesbarkeit muss gewährleistet bleiben.
- Elektronische Rechnungen werden häufig per E-Mail versendet. In vielen Fällen dient die E-Mail jedoch lediglich als Transportweg für die eigentliche Rechnung im Anhang.
- Enthält die E-Mail keine zusätzlichen steuerlich relevanten Informationen, muss in der Regel nur die Rechnung selbst archiviert werden.
- Wenn die E-Mail jedoch wichtige Informationen zum Geschäftsvorgang enthält, kann sie unter Umständen ebenfalls zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören.
- Ein bloßes Ablegen in Diensten wie Google Drive oder Dropbox erfüllt die GoBD-Anforderungen an die Unveränderbarkeit meist nicht, da Dateien dort ohne lückenlose Protokollierung gelöscht oder überschrieben werden können.
Die Lösung bietet hier ein Rechnungsprogramm wie easybill: Die Software archiviert Rechnungen automatisch im vorgeschriebenen Originalformat und schützt sie systemseitig vor nachträglichen Änderungen. So ist die Revisionssicherheit technisch garantiert, ohne dass manuelle Backups oder Löschschutz-Protokolle nötig sind.
Typische Fehler bei der Archivierung von E-Rechnungen
In der Praxis machen viele Unternehmen aktuell noch Fehler bei der Archivierung von Rechnungen.
Beispiele:
- Rechnungen werden nur als PDF gespeichert
- XML-Dateien werden gelöscht
- Rechnungen liegen ausschließlich im E-Mail-Postfach
- Dokumente werden nur lokal auf einer Festplatte gespeichert
- es gibt keine revisionssichere Archivierung
Solche Fehler können im schlimmsten Fall dazu führen, dass Rechnungen bei einer Betriebsprüfung nicht anerkannt werden.
Vorteile der digitalen Archivierung
Neben den gesetzlichen Pflichten bietet eine digitale Archivierung von E-Rechnungen auch praktische Vorteile:
Elektronisch gespeicherte, maschinenlesbare Rechnungen lassen sich mit entsprechender Software deutlich schneller finden und durchsuchen. Gleichzeitig entfällt der Aufwand für Papierarchive, Ordner und physische Lagerflächen.
Gerade bei wachsendem Belegvolumen spart eine strukturierte Archivierung viel Zeit und Druckkosten im Alltag.
Kostenlos starten und E-Rechnungen rechtssicher verwalten
Gerade für Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen ist die Umstellung auf elektronische Rechnungen ein Vorteil, da keine dicken Aktenordner mehr gewälzt werden müssen. Mit easybill kannst du deine E-Rechnungen erstellen, empfangen und archivieren, ohne eigene Archivierungsprozesse aufbauen zu müssen.
Für den Einstieg kannst du mit easybill bis zu 100 Dokumente kostenfrei archivieren. So stellst du sicher, dass deine Rechnungen auch in Zukunft den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und bei einer Prüfung problemlos verfügbar sind. Und das beste: wenn dein Business wächst, passt sich easybill deinen individuellen Bedürfnissen jederzeit an und wächst einfach mit.
Häufige Fragen zur revisionssicheren Archivierung
Gilt die verkürzte Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren auch für alte Rechnungen?
Ja. Die durch das BEG IV eingeführte Verkürzung der Aufbewahrungsfrist auf acht Jahre gilt grundsätzlich für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Das bedeutet eine spürbare Entlastung für dein Archiv, da ältere Jahrgänge schneller vernichtet bzw. gelöscht werden können.
Darf ich eine E-Rechnung (XML) einfach ausdrucken und in Papierform abheften?
Du kannst sie für deine eigenen Unterlagen ausdrucken, aber steuerrechtlich zählt nur das digitale Original. Das Finanzamt erkennt den Ausdruck einer E-Rechnung nicht als Beleg an. Die revisionssichere Archivierung muss zwingend in digitaler Form und im Originalformat (XML) erfolgen.
Muss mein Kunde zustimmen, dass ich ihm eine E-Rechnung schicke?
Seit dem 1. Januar 2025 ist die Priorität der Papierrechnung im B2B-Bereich aufgehoben. Für den Empfang einer E-Rechnung (nach neuem Standard) ist im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen keine Zustimmung des Empfängers mehr erforderlich. Jeder Unternehmer muss technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.
Was mache ich mit „normalen“ PDF-Rechnungen, die keine E-Rechnungen sind?
PDF-Rechnungen gelten künftig als „sonstige Rechnungen“. Auch diese müssen digital archiviert werden. Ein Ausdrucken und Löschen der Mail/Datei ist nicht zulässig. Da sie jedoch keinen strukturierten Datenteil besitzen, archivierst du hier das PDF als das maßgebliche Originaldokument.
Muss ich jede E-Mail archivieren, in der eine Rechnung steckt?
Nicht zwingend. Wenn die E-Mail nur als „Briefumschlag“ dient (z. B. „Sehr geehrte Damen und Herren, anbei finden Sie die Rechnung…“), reicht die Archivierung der angehängten Rechnung aus. Enthält die E-Mail jedoch relevante Absprachen, Skonti oder Termine, die nicht in der Rechnung stehen, muss auch die E-Mail revisionssicher archiviert werden.
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