Mit welcher Rechnungssoftware lassen sich E-Rechnungen kostenlos erstellen? Unser Marktvergleich zeigt Anbieter, Funktionen und Unterschiede im Überblick.
Mit der Einführung der E-Rechnung verändert sich die Rechnungsstellung für Unternehmen und Selbstständige in Deutschland grundlegend. Seit Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Der verpflichtende Versand wird für Rechnungen an Unternehmen in den kommenden Jahren schrittweise eingeführt.
Viele Selbstständige und kleine Unternehmen suchen daher nach Möglichkeiten, E-Rechnungen kostenlos zu erstellen. Tatsächlich existieren mittlerweile mehrere Tools und Programme mit kostenlosen Tarifen oder kostenlosen Generatoren.
Allerdings unterscheiden sich diese Lösungen erheblich. Einige sind vollwertige Rechnungsprogramme mit Archivierung und Kundenverwaltung. Andere sind lediglich Generatoren, die eine E-Rechnung erzeugen, aber keine dauerhafte Speicherung anbieten. Ein Problem, was sich über die Jahre rächt, weil die rechtssichere Archivierung von E-Rechnungen vorgeschrieben ist.
Der folgende Marktvergleich zeigt, welche kostenlosen Optionen aktuell verfügbar sind und worauf Selbstständige bei der Auswahl achten sollten.
Kostenlose E-Rechnungssoftware im Vergleich
Viele moderne Rechnungsprogramme arbeiten nach dem sogenannten Freemium-Modell. Das bedeutet, dass ein kleiner Funktionsumfang dauerhaft kostenlos genutzt werden kann, während größere Nutzung oder zusätzliche Funktionen kostenpflichtig werden.
Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Cloud-Lösungen mit kostenlosen Optionen.
| Anbieter | Kostenlose Nutzung | Archivierung | Besonderheiten |
|---|---|---|---|
| easybill | Free: 3 Kunden / 50 Dokumente pro Monat | GoBD-konform | voller Funktionsumfang im Free-Tarif, eigenes Rechnungsdesign, Rabatte, Mahnungen, DATEV-Export möglich |
| sevDesk | Free: 3 Rechnungen pro Monat | GoBD-konform | unbegrenzt Kunden und Produkte anlegbar |
| Papierkram | Free: unbegrenzt Rechnungen mit Papierkram Logo und Basis-Funktionen | GoBD-konform | kein Rabatt möglich, Branding auf Rechnungen, keine Mahnungen |
| Zervant | Free: bis zu 5 Kunden / 5 Rechnungen pro Monat | GoBD-konform | 5 Rechnungen für diese Kunden, sehr schlanke Oberfläche |
| Accountable | Erstellung unbegrenzt möglich, aber nur 5 Belege pro Monat erfassbar | GoBD-konform | Limit bei der Erfassung von Ausgaben-Belegen (max. 5 pro Monat) |
| Collmex rechnung free | Free: unbegrenzte Rechnungen ohne Rechnungsversand oder Mahnwesen | erst im Abo | Kundenverwaltung, Produktverwaltung und Mahnwesen nur in kostenpflichtigen Paketen |
| kostenlose-erechnung.de | bis zu 3 E-Rechnungen pro Monat | erst im Abo | schneller E-Rechnungsgenerator ohne Datenspeicherung |
| Billomat | nur Testphase | erst im Abo | max. 14 Tage kostenlos testen |
| Lexware Office | nur Testphase | erst im Abo | max. 30 Tage kostenlos testen |
| BuchhaltungsButler | nur Testphase | erst im Abo | max. 14 Tage kostenlos testen |
| Fastbill | nur Testphase | erst im Abo | max. 14 Tage kostenlos testen |
Disclaimer: Die in diesem Vergleich aufgeführten Informationen und Tarifkonditionen wurden mit größter Sorgfalt recherchiert (Stand: März 2026). Dennoch können wir für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Daten keine Haftung übernehmen, da Software-Anbieter ihre Preismodelle und Funktionsumfänge jederzeit und ohne Vorankündigung ändern können. Dieser Text stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar.
Mit easybill bis zu 50 E-Rechnungen pro Monat kostenlos erstellen
Der kostenlose Tarif von easybill erlaubt dauerhaft bis zu 50 Dokumente pro Monat für maximal drei Kunden und stellt dabei den vollständigen Funktionsumfang der Software zur Verfügung. Dadurch eignet sich easybill als kostenlose E-Rechnungssoftware besonders für Gründer, Kleinunternehmer, Vereine oder Solo-Selbstständige, die zunächst nur Rechnungen für wenige Kunden schreiben müssen, aber dennoch eine professionelle und rechtssichere Lösung nutzen möchten.
easybill ist so aufgebaut, dass das Rechnungsprogramm mit dem Unternehmen mitwachsen kann. Steigt die Zahl der Kunden oder Rechnungen, lässt sich der Tarif ganz einfach upgraden. Dadurch zahlen Nutzer in der Regel nur für den Umfang, den sie tatsächlich benötigen, während der Einstieg weiterhin kostenlos möglich bleibt.
Alternative: Desktop-Software
Neben Cloud-Software existieren auch klassische Desktoplösungen oder hybride Systeme. Während reine Desktop-Software Ihre Rechnungen lokal auf dem PC speichert und Sie selbst für die GoBD-konforme Archivierung verantwortlich sind, nutzt Hybrid-Software eine installierte Anwendung auf Ihrem Rechner, die für kritische Prozesse wie den revisionssicheren E-Rechnungsversand und die Langzeitarchivierung automatisch an eine sichere Cloud angebunden ist, was bei keinem der Anbieter kostenlos möglich ist.
| Anbieter | Kostenlose E-Rechnung | Besonderheiten |
|---|---|---|
| WISO MeinBüro | Web-Generator kostenlos | Desktopsoftware kostenpflichtig, Generator für einzelne E-Rechnungen |
| orgaMAX | Testphase | Fokus auf Handwerk und Warenwirtschaft |
| DATEV | nicht kostenlos | meist über Steuerberater oder Unternehmen online |
| Sage 50 | Testphase | umfangreiche Buchhaltungs- und Warenwirtschaftslösung |
Spezialisierte Tools und neue Anbieter
Neben klassischen Rechnungsprogrammen existieren auch spezialisierte Lösungen mit Fokus auf bestimmte Anwendungsfälle.
| Anbieter | Kostenlose Option | Fokus |
|---|---|---|
| Penny Lane | keine dauerhafte Gratisversion | Kombination aus Buchhaltung und Geschäftskonto |
| Zentraler Rechnungseingang (Bund) | Nutzung des Portals kostenlos | Erstellung und Übermittlung von XRechnungen an Bundesbehörden |
| GetMyInvoice | Testphase | Sammeln von Rechnungen aus vielen Portalen |
Diese Tools sind meist keine vollständigen Rechnungsprogramme, sondern ergänzen bestehende Systeme für bestimmte Anwender.
Vorsicht bei einfachen E-Rechnungs-Generatoren
Neben den genannten Rechnungsprogrammen existieren zahlreiche einfache Online-Generatoren. Diese erzeugen eine E-Rechnung im XML-Format direkt im Browser.
Der entscheidende Unterschied zu Rechnungssoftware besteht darin, dass diese Tools keine dauerhafte Archivierung anbieten.
Für Unternehmen kann das relevant sein, da elektronische Rechnungen in der Regel acht Jahre aufbewahrt werden müssen. Maßgeblich ist dabei der originale Datensatz der Rechnung, etwa die XML-Datei einer XRechnung.
Wer einen Generator nutzt, muss daher selbst sicherstellen, dass diese Datei korrekt gespeichert und archiviert wird und das kann über einen so langen Zeitraum schwierig werden. Es ist daher empfehlenswert, eine Rechnungssoftware zu verwenden, die gleichzeitig die Rechnungen rechtskonform und revisionssicher archiviert.
Kostenlos E-Rechnungen erstellen ist für den Einstieg möglich
Selbstständige und kleine Unternehmen können heute aus mehreren Möglichkeiten wählen, um E-Rechnungen kostenlos zu erstellen.
Kostenlose Tarife von Rechnungsprogrammen wie easybill bieten häufig den größten praktischen Nutzen, da sie neben der Erstellung auch wichtige Funktionen wie Archivierung und Stammdatenverwaltung enthalten.
Gleichzeitig sind diese Tarife meist bewusst begrenzt. Besonders die Zahl der Rechnungen oder Dokumente pro Monat spielt eine wichtige Rolle.
Viele Programme sind daher so konzipiert, dass sie mit dem Unternehmen mitwachsen. Der Einstieg ist kostenlos möglich, während größere Nutzung oder zusätzliche Funktionen über kostenpflichtige Tarife freigeschaltet werden können.
Für Selbstständige lohnt sich daher ein genauer Blick auf die eigenen Anforderungen. Wer nur wenige Rechnungen erstellt, kann mit einem kostenlosen Tarif gut starten. Mit zunehmender Geschäftstätigkeit wird jedoch häufig ein umfangreicheres Rechnungsprogramm bzw. ein kostenpflichtiges Paket sinnvoll und lohnt sich auch aufgrund der Zeitersparnis, die diese Programme bieten.
Häufige Fragen zur kostenlosen E-Rechnung
Was gilt als E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Regelung?
Eine E-Rechnung ist seit 2025 eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format gemäß § 14 UStG. Eine reine PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen nicht, da sie keine strukturierten Datensätze enthält. Weitere Informationen zur E-Rechnung
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne sichtbares Layout, während ZUGFeRD eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Struktur kombiniert. Beide Formate können den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, wenn sie der Norm EN 16931 genügen.
Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen versenden?
Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand wird stufenweise eingeführt: Ab 2027 zunächst für größere Unternehmen und ab 2028 grundsätzlich für alle B2B-Umsätze.
Worauf sollte man bei einem kostenlosen E-Rechnungsprogramm achten?
Entscheidend sind nicht nur die Anzahl kostenloser Rechnungen, sondern auch Formatunterstützung, revisionssichere Archivierung, Schnittstellen und Erweiterbarkeit.
Welche Rolle spielen Datenschutz und Serverstandort?
Da Rechnungen personenbezogene Daten enthalten, ist die DSGVO-konforme Verarbeitung wesentlich. Insbesondere der Serverstandort und vertragliche Regelungen zur Auftragsverarbeitung sollten geprüft werden.
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