Seit 2025 wird in Deutschland die E-Rechnungspflicht eingeführt. Auch Vereine müssen prüfen, ob sie unter diese Regelungen fallen. Entscheidend ist dabei nicht die Rechtsform, sondern ob der Verein umsatzsteuerlich als Unternehmer tätig wird.
Dieser Überblick erklärt verständlich, wann Vereine betroffen sind und welche konkreten Maßnahmen sie jetzt umsetzen sollten.
Wann ein Verein unter die E-Rechnungspflicht fällt
Für die E-Rechnung ist entscheidend, ob ein Verein Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist. Das ist bereits der Fall, wenn der Verein nachhaltig Leistungen gegen Entgelt erbringt.
Typische Beispiele aus der Vereinspraxis:
• Sponsoringverträge mit Unternehmen
• Verkauf von Eintrittskarten für Veranstaltungen
• Werbung im Vereinsheft oder auf der Website
• Vermietung von Vereinsheimen oder Sportanlagen
• Bewirtung bei Vereinsfesten
Diese Tätigkeiten gelten steuerlich als wirtschaftliche Leistungen. Der Verein wird damit zum Unternehmer im Sinne von § 2 Umsatzsteuergesetz und fällt damit unter die E-Rechnungspflicht.
Beispiel 1: Der Förderverein „Grundschul-Helfer e. V.“
- Die Einnahmen: Der Verein zieht einmal im Jahr 20 € Mitgliedsbeitrag von den Eltern ein. Gelegentlich überweist jemand eine Spende ohne Gegenleistung.
- Die Tätigkeit: Von dem Geld kauft der Verein neue Fußbälle für die Pause und schenkt sie der Schule. Hier findet kein Leistungsaustausch statt. Die Mitglieder zahlen den Beitrag, damit der Verein seinen Zweck erfüllt, nicht um eine konkrete Gegenleistung (wie ein Ticket oder ein Produkt) zu erhalten.
- E-Rechnungspflicht? Nein. Der Verein ist kein Unternehmer. Er muss weder E-Rechnungen empfangen noch versenden können (es sei denn, er kauft die Bälle bei einem Händler, der nur noch E-Rechnungen schickt, dann müsste er sie technisch zumindest annehmen können, ist aber rechtlich nicht dazu verpflichtet).
Beispiel 2: Der Sportverein „Turbo Kicker e. V.“
Dieser Verein hat zwar denselben Status (gemeinnützig), handelt aber in Teilbereichen als Unternehmer.
- Die Einnahmen: 1. Die lokale Metzgerei zahlt 300 €, damit ihr Logo auf der Bande am Spielfeldrand hängt (Sponsoring). 2. Beim Sommerturnier verkauft der Verein Bratwürste und Cola an die Besucher (Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb).
- Die Tätigkeit: Der Verein erbringt eine Leistung (Werbefläche bieten / Verpflegung liefern) gegen ein festes Entgelt. Sobald die Metzgerei für das Logo bezahlt, liegt ein Leistungsaustausch vor. Der Verein tritt hier wie eine Werbeagentur auf. Damit ist er Unternehmer gemäß § 2 UStG.
- E-Rechnungspflicht? Ja. Er muss ab 2025 E-Rechnungen (z. B. vom Getränkelieferanten) annehmen und revisionssicher archivieren und spätestens ab 2028 auch E-Rechnungen ausstellen.
Empfangspflicht für E-Rechnungen ab 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.
Das betrifft auch Vereine, wenn sie als Unternehmer gelten.
Der Verein muss daher technisch in der Lage sein, strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu archivieren.
Praktisch bedeutet das:
Der Verein benötigt mindestens
• eine E-Mail Adresse für Rechnungen
• eine Möglichkeit zur Speicherung der XML oder ZUGFeRD Dateien
• eine Software oder ein Viewer zur Darstellung der Rechnung
Achtung: E-Rechnungspflicht ab 2025!
Ab dem 01.01.2025 erfüllen Rechnungsvorlagen in Word oder PDF nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen für B2B-Geschäfte in Deutschland.
Mit easybill erstellst du rechtskonforme E-Rechnungen in wenigen Klicks und sparst jede Menge Zeit.
Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen
Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen wird stufenweise eingeführt.
Bis Ende 2026: Unternehmen und Vereine dürfen weiterhin Papierrechnungen und PDF-Rechnungen versenden, wenn der Empfänger zustimmt.
Ab 2027: Unternehmen und Vereine mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen im B2B Bereich E-Rechnungen ausstellen.
Ab 2028: Die elektronische Rechnung wird im B2B-Geschäft grundsätzlich verpflichtend.
TIPP: Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Bei einer E-Rechnung wird eine maschinenlesbare Datei erzeugt, bei einer PDF nicht.
Wann Vereine nicht betroffen sind
Ein Verein fällt nicht unter die Regelungen, wenn er keine unternehmerische Tätigkeit ausübt.
Das ist typischerweise der Fall, wenn Einnahmen ausschließlich bestehen aus
• Mitgliedsbeiträgen
• Spenden
• öffentlichen Zuschüssen
In diesem Fall stellt der Verein keine Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinn aus.
Der Verein kann trotzdem E-Rechnungen von Dienstleistern erhalten, ist aber rechtlich nicht verpflichtet, selbst E-Rechnungen auszustellen.
Warum es immer sinnvoll ist, auf die E-Rechnung umzustellen
Auch wenn ein Verein aktuell noch keine Pflicht hat, E-Rechnungen auszustellen, kann eine Umstellung sinnvoll sein. Vor allem Vereine, die regelmäßig mit Unternehmen zusammenarbeiten, profitieren davon.
Schnellere Verarbeitung bei Sponsoren und Geschäftspartnern
Viele Unternehmen verarbeiten eingehende Rechnungen inzwischen automatisiert in ihrer Buchhaltungssoftware. Eine strukturierte E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung kann direkt eingelesen werden und vereinfacht somit die Buchhaltung.
Vorbereitung auf die gesetzliche Pflicht
Die E-Rechnung wird im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen schrittweise verpflichtend. Spätestens ab 2028 müssen Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich als elektronische Rechnung ausgestellt werden.
Vereine, die wirtschaftliche Leistungen anbieten, zum Beispiel Sponsoring oder Werbung, fallen dann ebenfalls unter diese Regelung. Wer seine Rechnungsstellung bereits jetzt umstellt, vermeidet spätere Umstellungen unter Zeitdruck.
Saubere digitale Archivierung
Wie andere Rechnungen müssen auch elektronische Rechnungen acht Jahre aufbewahrt werden. Werden Rechnungen direkt digital erstellt und gespeichert, lässt sich diese Pflicht leichter erfüllen, ganz ohne dicke Aktenordner. Die Buchhaltung bleibt rechtskonform und revisionssicher in der Cloud archiviert.
E-Rechnungen im Verein ganz easy umsetzen mit easybill
Für Vereine muss die Umstellung auf E-Rechnungen gar nicht kompliziert sein. Mit einer Rechnungssoftware wie easybill lassen sich elektronische Rechnungen ohne technisches Vorwissen erstellen, versenden und archivieren.
Gerade für Vereinsvorstände oder Kassenwarte, die häufig ehrenamtlich arbeiten, kann eine spezialisierte Lösung den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren, da der lästige Papierkram entfällt und easybill vieles vollständig automatisiert macht.
- E-Rechnungen automatisch im richtigen Format erstellen
easybill erstellt Rechnungen automatisch im gesetzlich zulässigen E-Rechnungsformat. Vereine können ihre Rechnungen beispielsweise im ZUGFeRD-Format erzeugen, das eine klassische PDF-Rechnung mit einem strukturierten Datensatz kombiniert.
Der Vorteil: Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt lesen, während Buchhaltungsprogramme die Rechnungsdaten gleichzeitig automatisch verarbeiten können.
Damit erfüllt die Rechnung die Anforderungen des Umsatzsteuerrechts an elektronische Rechnungen.
- Rechnungen schnell und einfach versenden
Rechnungen für Sponsoring, Werbung oder Vermietung lassen sich direkt aus easybill per E-Mail versenden. Der Verein muss sich nicht um technische Details wie XML-Strukturen oder Datenformate kümmern.
Alle Rechnungsdaten werden automatisch korrekt erzeugt und übermittelt.
- Digitale Archivierung ohne zusätzlichen Aufwand
easybill speichert alle Rechnungen automatisch digital. Damit lassen sich die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten leichter erfüllen. Rechnungen müssen in Deutschland grundsätzlich acht Jahre archiviert werden. (§ 14b UStG).
- Transparente Buchhaltung für Vorstand und Kassenwart
Mit einer zentralen Rechnungssoftware behalten auch Vereine mit mehreren Verantwortlichen den Überblick über ihre Einnahmen.
Alle Rechnungen sind an einem Ort gespeichert und jederzeit nachvollziehbar, auch wenn sich die internen Zuständigkeiten ändern. Das erleichtert auch die Übergabe der Buchhaltung bei einem Vorstandswechsel.
- Praxisvorteil für Vereine
Mit einer Lösung wie easybill können Vereine ihre Rechnungsprozesse frühzeitig digitalisieren und gleichzeitig sicherstellen, dass ihre Rechnungen den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Die Umstellung auf E-Rechnungen erfolgt damit ohne technischen Mehraufwand und kann Schritt für Schritt in den Vereinsalltag integriert werden.
TIPP: easybill bietet einen kostenlosen Umzugsservice, unser freundlicher Support hilft dir dabei, deinen Verein fit für die E-Rechnung zu machen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung im Verein (Stand 2026)
Muss unser kleiner Verein jetzt jede Rechnung digital verschicken?
Nein. Wenn dein Verein als Kleinunternehmer gilt (d. h. der steuerpflichtige Vorjahresumsatz lag unter 25.000 €), seid ihr dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit. Ihr dürft weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDFs versenden. Aber Vorsicht: Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für euch trotzdem bereits seit dem 1. Januar 2025.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Mitgliedsbeiträge und Spenden?
Nein. Mitgliedsbeiträge und echte Spenden sind kein „Leistungsaustausch“ im Sinne des Umsatzsteuerrechts. Da ihr hierfür keine Rechnung im steuerrechtlichen Sinne ausstellt, greift die E-Rechnungspflicht nicht. Eine einfache Zahlungsbestätigung oder Spendenbescheinigung reicht weiterhin aus.
Was passiert, wenn wir eine Rechnung unter 250 € ausstellen?
Für sogenannte Kleinbetragsrechnungen (bis maximal 250 € brutto) gibt es eine Erleichterung: Diese dürft ihr auch im Geschäftskunden-Bereich (B2B) weiterhin in Papierform oder als einfache PDF ausstellen. Das ist besonders praktisch für den Verkauf von Fanartikeln oder Eintrittskarten in kleinen Mengen.
Müssen wir E-Rechnungen für steuerfreie Bildungsangebote ausstellen?
Nein. Wenn dein Verein Leistungen erbringt, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind (z. B. viele sportliche Kurse oder anerkannte Bildungsangebote), ist eine E-Rechnung gesetzlich nicht vorgeschrieben.
Wie lange müssen wir die digitalen Rechnungsdaten aufbewahren?
In Deutschland gilt für alle buchungsrelevanten Belege (und damit auch für E-Rechnungen) eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren (§ 147 AO). Wichtig: Eine E-Rechnung muss in ihrem originalen digitalen Format (z. B. als XML-Datei) revisionssicher gespeichert werden. Ein einfacher Ausdruck auf Papier reicht bei einer Prüfung nicht aus.
Riskieren wir den Vorsteuerabzug, wenn wir 2026 noch PDFs erhalten?
Aktuell noch nicht. Dank der Übergangsregelungen erkennt das Finanzamt bis Ende 2026 (bei kleineren Lieferanten sogar bis Ende 2027) den Vorsteuerabzug auch aus herkömmlichen PDF- oder Papierrechnungen an. Spätestens ab 2028 wird die strukturierte E-Rechnung jedoch zur zwingenden Voraussetzung für die Vorsteuererstattung.
Quellen
Dieser Beitrag wurde auf Basis folgender Quellen erstellt und redaktionell geprüft (Stand: März 2026):
- Bundesministerium der Finanzen: BMF Schreiben zur Einführung der E-Rechnung vom 2. Oktober 2023
- Wachstumschancengesetz BGBl. 2024 I Nr. 108
- § 14 Umsatzsteuergesetz
- § 27 Abs. 38 Umsatzsteuergesetz
- § 2 Umsatzsteuergesetz
- § 147 Abgabenordnung
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