Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

14. April 202614. April 2026

Mit der stufenweisen Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich ab 2025 rücken auch die verschiedenen E-Rechnungsformate stärker in den Fokus. Zwei Begriffe tauchen dabei besonders häufig auf: ZUGFeRD und XRechnung. Beide Formate ermöglichen den digitalen Rechnungsversand – verfolgen jedoch unterschiedliche Ansätze und Einsatzbereiche.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist die außergewöhnliche Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um einen hybriden Rechnungsstandard, der visuelle und maschinenlesbare Inhalte kombiniert.

Kernmerkmale:

Die Rechnung wird als PDF-Datei erstellt, in der zusätzlich strukturierte XML-Daten eingebettet sind
Der Empfänger kann die Rechnung lesen wie ein klassisches PDF, gleichzeitig aber auch automatisch verarbeiten
ZUGFeRD eignet sich besonders für den Austausch mit Geschäftspartnern, die unterschiedliche Systemvoraussetzungen mitbringen
Es gibt verschiedene Versionen (z. B. ZUGFeRD 2.4), die an aktuelle gesetzliche Vorgaben angepasst sind

ZUGFeRD ist besonders attraktiv für kleine und mittlere Unternehmen, weil es sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren lässt – ohne den rein technischen Charakter der XRechnung.

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Was ist XRechnung?

Die XRechnung ist der offizielle Rechnungsstandard für öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und wurde im Zuge der EU-Richtlinie 2014/55/EU entwickelt.

Kernmerkmale:

Es handelt sich um ein reines XML-Datenformat, das keine visuelle PDF-Darstellung beinhaltet
XRechnungen sind ausschließlich maschinenlesbar und daher auf automatisierte Verarbeitung ausgerichtet
Sie enthält zahlreiche Pflichtfelder, die vor allem im Behördenkontext erforderlich sind (z. B. Leitweg-ID)
Die XRechnung ist bei öffentlichen Auftraggebern verpflichtend – Rechnungen, die nicht dem Standard entsprechen, werden abgelehnt

Für Unternehmen, die regelmäßig mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten, ist die XRechnung der notwendige Standard. Im klassischen B2B-Alltag hingegen ist sie weniger gebräuchlich, da sie vergleichsweise komplex in der Erstellung und Nutzung ist.

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XRechnung erstellen mit easybill

Gemeinsamkeiten und Unterschiede im Überblick

Merkmal	ZUGFeRD	XRechnung
Format	PDF mit eingebettetem XML	Reines XML
Zielgruppe	B2B, privatwirtschaftliche Unternehmen	Öffentliche Auftraggeber
Lesbarkeit	Menschlich lesbar + maschinenlesbar	Nur maschinenlesbar
Standard	Deutscher Industriestandard	Verpflichtender Standard für Behörden
Komplexität	Benutzerfreundlich	Technisch anspruchsvoller
Pflichtangaben	Standardisiert	Streng reguliert
Einsatz in easybill	Unterstützt	Unterstützt

Welches Format sollte ich verwenden, ZUGFeRD oder XRechnung?

Rechnung an andere Unternehmen: Wenn du vor allem mit anderen Unternehmen oder Privatkunden arbeitest, bietet dir ZUGFeRD eine praxisnahe und benutzerfreundliche Lösung, um den Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung zu meistern. Du kombinierst die Vorteile der Digitalisierung mit dem gewohnten PDF-Format. Die meisten Unternehmen nutzen also ZUGFeRD für ihre B2B-Rechnungen.

Rechnung an Behörden: Wenn du auch Rechnungen an Behörden oder öffentliche Institutionen stellst, kommst du an der XRechnung nicht vorbei. Hier gelten klare gesetzliche Vorgaben, die du mit den entsprechenden Tools wie easybill, aber unkompliziert erfüllen kannst. Am besten, du klärst vor Rechnungsstellung mit deinem Auftraggeber ab, welches Format gebraucht wird.

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist also nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch eine Chance: für effizientere Abläufe, weniger Papierkram und mehr digitale Souveränität im Geschäftsalltag.

Häufige Fragen zu ZUGFeRD oder XRechnung

Benötige ich für beide Formate unterschiedliche Software?

Nein. Eine moderne E-Rechnung-Software wie easybill deckt beide Formate ab. Du erfasst deine Rechnung ganz normal und entscheidest erst beim Versand per Klick, ob die Datei als ZUGFeRD (PDF + XML) oder als XRechnung (reines XML) generiert werden soll.

Sind die Inhalte von ZUGFeRD und XRechnung identisch?

Inhaltlich müssen beide die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen. Der Unterschied liegt in der Verpackung: ZUGFeRD „versteckt“ die Daten in einem PDF, die XRechnung liefert nur die Daten. Die XRechnung verlangt zudem oft spezifische Zusatzinfos wie die Leitweg-ID, was einer digitalen Adresse entspricht.

Was passiert, wenn ich das falsche Format sende?

Behörden lehnen Rechnungen, die keine reine XRechnung sind, oft technisch direkt ab, die Rechnung gilt dann als nicht zugestellt. Im B2B-Bereich sind viele Unternehmen kulanter, bevorzugen aber zunehmend ZUGFeRD, da sie dort das gewohnte PDF für ihre Unterlagen haben.

Kann ich eine erhaltene XRechnung in ZUGFeRD umwandeln?

Nicht direkt. Man kann die Daten einer XRechnung zwar visualisieren, aber aus einer reinen XML-Datei lässt sich nicht ohne Weiteres das ursprüngliche, grafisch gestaltete PDF des Absenders wiederherstellen. Man sollte das Format archivieren, in dem es empfangen wurde.

Ist ZUGFeRD international genauso anerkannt wie die XRechnung?

Die XRechnung ist ein spezifisch deutsches Profil. International (EU-weit) ist der Standard PEPPOL BIS Billing 3.0 verbreiteter. ZUGFeRD ist jedoch durch die enge Verwandtschaft zum französischen Standard Factur-X sehr gut für den grenzüberschreitenden Handel (besonders mit Frankreich) geeignet.