Die Teilrechnung ist eine besondere Form der Rechnungsstellung, die es dir ermöglicht, abgeschlossene und bereits abgenommene Leistungen in einem größeren Projekt einzeln abzurechnen. Sie sorgt für finanzielle Planungssicherheit und ist in vielen Branchen ein fester Bestandteil professioneller Projektabwicklung.
In ihrer Funktion wird die Teilrechnung häufig mit der Abschlagsrechnung verwechselt, dabei gibt es einen wichtigen Unterschied: Während die Abschlagsrechnung für noch nicht vollständig abgeschlossene Leistungen verwendet wird, dokumentiert die Teilrechnung die vollständige Erbringung und Abnahme eines Teilabschnitts.
Was ist eine Teilrechnung?
Die Teilrechnung ist eine eigenständige Rechnung über einen abgeschlossenen Projektabschnitt oder eine vollständig erbrachte Teilleistung. Sie enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG und ist rechtlich genauso verbindlich wie eine Gesamtrechnung.
Der Clou: Mit jeder Teilrechnung reduzierst du den offenen Restbetrag des Projekts und erhältst dein Honorar in kalkulierbaren Etappen. Im Unterschied zur Abschlagsrechnung stellt die Teilrechnung keine vorläufige Zahlung dar, sondern bildet bereits einen abgeschlossenen Leistungsumfang ab.
Wichtig: Da die Leistung mit der Teilrechnung als erbracht gilt, entsteht hierbei auch die Umsatzsteuerzahllast mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Teilleistung abgeschlossen wurde.
Wann ist eine Teilrechnung sinnvoll?
Teilrechnungen eignen sich besonders für:
- Bauvorhaben mit klar definierten Bauabschnitten.
- Dienstleistungsprojekte mit messbaren Einzelschritten.
- Lieferverträge, bei denen Waren in Teillieferungen versendet werden.
- Agenturleistungen mit getrennt beauftragten Projektphasen.
Beispiel: Du bist Webdesigner und vereinbarst, Konzeption, Design und technische Umsetzung separat abzurechnen. Nach Abnahme der Konzeption erstellst du eine Teilrechnung. Eine Schlussrechnung ist am Ende nicht zwingend erforderlich, sofern alle Leistungen über Teilrechnungen abgedeckt wurden – für die bessere Übersicht in der Buchhaltung wird sie jedoch oft empfohlen.
Teilrechnung vs. Abschlagsrechnung – der entscheidende Unterschied
| Merkmal | Teilrechnung | Abschlagsrechnung |
| Leistungsstand | Vollständig erbracht & abgenommen | Teilweise erbracht, noch nicht abgenommen |
| Schlussrechnung | Nicht zwingend notwendig | Zwingend erforderlich |
| Charakter | Abgeschlossene Abrechnungseinheit | Vorläufige Zahlung/Anzahlung |
| Umsatzsteuer | Fällig bei Abschluss der Teilleistung | Fällig bei Zahlungserhalt (Anzahlung) |
Tipp: Eine ausführliche Erklärung zur Abschlagsrechnung findest du im Beitrag Abschlagsrechnung: Liquidität langfristig sichern
Rechtliche Anforderungen & E-Rechnung 2026
Auch Teilrechnungen unterliegen den allgemeinen Anforderungen nach § 14 UStG. Seit dem 1. Januar 2025 gilt zudem die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze. Achte darauf, dass auch deine Teilrechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) erstellt und übermittelt werden.
Zu den Pflichtangaben gehören:
- Vollständiger Name und Anschrift (Sender & Empfänger).
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Fortlaufende Rechnungsnummer & Ausstellungsdatum.
- Eindeutige Bezeichnung als Teilrechnung.
- Detaillierte Beschreibung der erbrachten und abgenommenen Leistung.
- Zeitpunkt der (Teil-)Leistung.
- Entgelt (Netto), Umsatzsteuer-Satz und Brutto-Betrag.
Buchhalterische Behandlung
Teilrechnungen werden wie normale Forderungen verbucht. Erstellst du am Ende dennoch eine Schlussrechnung (z. B. zur finalen Projektübersicht), musst du darin alle vorangegangenen Teilrechnungen inklusive der darauf entfallenden Steuerbeträge transparent auflisten und vom Gesamtbetrag abziehen („Gegenrechnung“), um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden.
Vorteile der Teilrechnung
- Planungssicherheit: Feste Zahlungszeitpunkte nach Meilensteinen.
- Schnellere Liquidität: Kein Warten auf das Projektende nach Monaten.
- Transparenz: Klare Dokumentation, welche Leistung bereits abgenommen und bezahlt ist.
- Risikominimierung: Bei Unstimmigkeiten ist immer klar, welcher Teil bereits rechtssicher abgeschlossen wurde.
Teilrechnung als Werkzeug für klare Abrechnung
Die Teilrechnung ist ein effektives Instrument für Unternehmen, die strukturierte Projekte abwickeln. Sie eignet sich immer dann, wenn abgegrenzte Leistungsabschnitte vollständig erbracht wurden.
Tipp: Mit einem Rechnungsprogramm wie easybill kannst du sowohl Teil- als auch Abschlagsrechnungen rechtssicher im geforderten E-Rechnungsformat erstellen – inklusive automatischer Verrechnung in der Schlussrechnung.
