Die XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat im XML-Standard. Sie wurde auf Grundlage der EU-Richtlinie 2014/55/EU entwickelt und ist seit dem 27. November 2020 verpflichtend bei der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Ihr Ziel ist die vollautomatisierte, medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungsdaten in Verwaltungsprozessen. Dieser Beitrag zeigt, wie du ganz schnell und rechtssicher XRechnungen erstellen kannst.
Die Begriffe E-Rechnung und XRechnung werden häufig im gleichen Atemzug genannt, meinen aber nicht dasselbe. Die E-Rechnung ist der übergeordnete Begriff – sie bezeichnet eine elektronische Rechnung. Entscheidend ist dabei: Eine E-Rechnung muss strukturierte, maschinenlesbare Daten enthalten, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Eine einfache PDF-Rechnung reicht dafür nicht aus.
Die XRechnung ist hingegen ein spezielles Datenformat für E-Rechnungen. Sie wurde in Deutschland entwickelt und ist seit November 2020 für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene verpflichtend. Die XRechnung besteht ausschließlich aus einer XML-Datei – sie enthält keine visuelle Darstellung wie ein PDF, sondern nur strukturierte Daten, die von Computersystemen gelesen werden können.
Kurz gesagt:
Jede XRechnung ist eine E-Rechnung, aber nicht jede E-Rechnung ist eine XRechnung. Neben der XRechnung gibt es z. B. auch das ZUGFeRD-Format, das ebenfalls als E-Rechnung anerkannt ist, aber zusätzlich ein visuell lesbares PDF enthält.
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Die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung kommt – mit easybill bist du bestens vorbereitet. Erstelle XRechnungen und ZUGFeRD-Dokumente in wenigen Klicks und versende sie direkt digital.
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XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
| Format | Maschinenlesbar | Visuelles Belegbild | Gesetzeskonform ab 2025 | Einsatzbereich |
|---|---|---|---|---|
| XRechnung | Ja | Nein | Ja | B2G (Behörden), B2B |
| ZUGFeRD | Ja | Ja | Ja (nur Version 2.2.1) | B2B |
| Nein | Ja | Nein | Nur noch Übergangslösung |
Wichtig: Nur ZUGFeRD-Version 2.2.1 mit EN-16931-konformem Profil ist ab 2025 als E-Rechnung zulässig. Ältere Formate oder einfache PDFs reichen nicht mehr aus.
Gesetzlich anerkannte Formate: Was zählt als E-Rechnung?
Ab 2025 dürfen laut §14 UStG nur noch strukturierte elektronische Formate als Rechnungen verwendet werden. Zulässig sind:
- XRechnung nach dem offiziellen Standard CIUS XRechnung (aktuell Version 3.0.2 oder höher)
- ZUGFeRD 2.2.1, sofern es dem EN 16931-Standard entspricht
Nicht zulässig sind:
- einfache PDFs ohne strukturierte Daten
- gescannte Papierrechnungen
- ältere oder vereinfachte ZUGFeRD-Versionen
Tipp:
Achte bei deiner Rechnungssoftware darauf, dass das gewünschte Format dem gesetzlichen Standard entspricht und automatisch validiert wird – wie bei easybill.
Warum ist die XRechnung wichtig?
XRechnungen ermöglichen:
- die automatisierte Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe,
- eine Reduktion von Fehlerquellen und Bearbeitungszeiten,
- mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit,
- die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung.
Besonders für Unternehmen, die mit Behörden arbeiten, ist sie bereits Pflicht. Doch mit der neuen E-Rechnungspflicht ab 2025 wird sie auch im B2B-Geschäft zur verbindlichen Vorgabe – unabhängig von der Branche. Alle Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt elektronische Rechnungen empfangen können, in den Folgejahren folgt die schrittweise Pflicht zur Ausstellung.
Die XRechnung – oder alternativ ein zulässiges ZUGFeRD-Format – wird somit zum neuen Standard im geschäftlichen Rechnungswesen.
Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?
Seit dem 27. November 2020 müssen alle Lieferanten und Dienstleister, die Leistungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes erbringen, Rechnungen im Format XRechnung übermitteln – diese Verpflichtung ergibt sich aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie §14 UStG.
Mit dem Wachstumschancengesetz kommt die XRechnung ab 2025 nun auch flächendeckend im B2B-Bereich zum Einsatz. Dabei gelten gestaffelte Fristen:
- Ab 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können. Eine rein analoge oder PDF-basierte Abwicklung ist dann nicht mehr zulässig.
- Ab 1. Januar 2026: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro sind verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen – das betrifft vor allem größere Betriebe.
- Ab 1. Januar 2027: Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig von der Umsatzhöhe.
- Bis 31. Dezember 2027: Für bestehende Verträge, bei denen beide Parteien zustimmen, können ausnahmsweise weiterhin Papierrechnungen oder PDFs verwendet werden. Danach sind strukturierte Formate verpflichtend.
Wichtig: Die E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Rechnungen ins Ausland oder an Verbraucher (B2C) sind davon nicht betroffen.
XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format passt für welches Unternehmen?
Die XRechnung ist bei öffentlichen Auftraggebern Pflicht. Sie besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten und eignet sich besonders für die automatisierte Verarbeitung in Verwaltungssystemen. Für Unternehmen, die regelmäßig an Bund, Länder oder Kommunen liefern, führt daran kein Weg vorbei.
Im B2B-Bereich ist hingegen ZUGFeRD oft die praktischere Wahl. Das Format kombiniert ein maschinenlesbares XML mit einem klassischen PDF. Damit bleibt die Rechnung für Menschen direkt lesbar und lässt sich einfach per E-Mail versenden – ein klarer Vorteil im Alltag vieler Unternehmen. Wichtig ist: Nur ZUGFeRD 2.2.1 mit EN16931-Profil erfüllt ab 2025 die gesetzlichen Anforderungen.
Tipp:
Die beste Lösung: Nutze eine Software, die beide Formate unterstützt. So kannst du je nach den Anforderungen des Empfängers flexibel entscheiden, welches Format am besten passt.
So erstellst du eine XRechnung in easybill – Schritt für Schritt
Mit easybill kannst du XRechnungen direkt aus deinem bestehenden Rechnungsprozess heraus erzeugen. Du brauchst keine Programmierkenntnisse oder zusätzliche Tools.
So funktioniert’s in der Praxis:
- Erstelle deine Rechnung wie gewohnt in easybill
- Wähle das Format „XRechnung (XML)“ oder „ZUGFeRD 2.2.1“
- Ergänze bei Bedarf Pflichtfelder wie die Leitweg-ID
- Versende die XRechnung digital oder lade sie als XML-Datei herunter
Die Software prüft automatisch, ob deine Angaben vollständig und korrekt sind. Fehler im Format oder fehlende Pflichtdaten werden direkt gemeldet – das spart Zeit und sorgt für eine reibungslose Zustellung an deine Kunden oder Auftraggeber.
XRechnungen werden nicht als PDF, sondern als XML-Dateien übermittelt, entweder per E-Mail, über die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE), über das OZG-RE-Portal oder das PEPPOL-Netzwerk.
Bedeutung von XML für die XRechnung
XML ist das technische Rückgrat der XRechnung. Es handelt sich um ein textbasiertes, strukturiertes Datenformat, das sowohl von Maschinen verarbeitet als auch von Menschen lesbar gemacht werden kann mit entsprechender Software.
Mit einem XRechnung Viewer kannst du XML-Dateien vor dem Versand visuell prüfen. Alternativ kann auch ein Rechnungsprogramm wie easybill deine XRechnungen auslesen und für die Buchhaltung digital bereitstellen.
Warum PDF-Rechnungen künftig nicht mehr reichen
PDF-Rechnungen sind digitale Dokumente, aber keine gesetzlich anerkannten E-Rechnungen. Sie können nicht automatisch verarbeitet werden und sind daher langfristig nicht mehr zulässig im B2B-Bereich.
Die Umstellung auf strukturierte elektronische Rechnungen muss kein technisches Großprojekt sein. Mit einer cloudbasierten Lösung wie easybill kannst du:
- Rechnungen digital erstellen und sofort im korrekten Format speichern
- zwischen XRechnung, ZUGFeRD und klassischem PDF flexibel wählen
- Dokumente automatisiert versenden – z. B. per E-Mail oder PEPPOL
- bei Bedarf Zahlungserinnerungen oder Mahnungen automatisch auslösen
Ob Einzelunternehmen, Agentur oder größerer Betrieb: easybill passt sich deinen Anforderungen an und unterstützt dich dabei, alle rechtlichen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht zu erfüllen.
GoBD-Konformität
Elektronische Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden. Das bedeutet insbesondere:
- Unveränderbarkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Ordnungsgemäße Aufbewahrung
Jetzt auf E-Rechnung umstellen
Die Zukunft der Rechnungsstellung ist digital. Die XRechnung ist für viele bereits heute Pflicht und wird bald für alle relevant. Wer frühzeitig umstellt, profitiert von Effizienz, Kostenersparnis und Rechtssicherheit.
Tipp: Mit einem Rechnungsprogramm wie easybill lässt sich die Umstellung unkompliziert umsetzen, inklusive Formatwahl, Validierung und Versand.
Häufige Fragen zur XRechnung
Was passiert, wenn ich ab 2025 keine E-Rechnungen empfangen kann?
Ab dem 1. Januar 2025 bist du gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Wenn dein Unternehmen dazu nicht in der Lage ist, riskierst du Verzögerungen in der Rechnungsabwicklung und mögliche Vertragsverstöße. Es ist ratsam, rechtzeitig die technische Infrastruktur anzupassen.
Welche Pflichtangaben müssen in einer XRechnung enthalten sein?
Zu den Pflichtangaben zählen u. a.:
- Leitweg-ID (bei öffentlichen Auftraggebern)
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Zahlungsbedingungen
- Bankverbindung
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
- Lieferdatum und Leistungsbeschreibung
easybill unterstützt dich dabei, XRechnungen korrekt und rechtskonform zu erstellen.
Muss ich jede Rechnung im XML-Format versenden?
Nur wenn es sich um eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber handelt oder wenn dein Geschäftspartner dies explizit verlangt. Für rein interne oder informelle Vorgänge sind weiterhin andere Formate möglich – rechtlich relevant ist jedoch die Pflicht im B2G- bzw. künftig auch B2B-Bereich.
Wie finde ich heraus, ob mein Auftraggeber XRechnungen akzeptiert?
Öffentliche Auftraggeber müssen XRechnungen akzeptieren. Für private Geschäftspartner gilt: Rücksprache halten oder technische Dokumentationen des Partners einsehen. Viele Unternehmen veröffentlichen Informationen zum bevorzugten Rechnungsformat auf ihrer Website oder im Onboarding-Prozess.
Wie lange muss ich XRechnungen archivieren?
Elektronische Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Papierrechnungen: In Deutschland beträgt diese 8 Jahre (Stand: 2025). Wichtig ist, dass die Rechnungen während der gesamten Zeit GoBD-konform und unveränderbar gespeichert werden.
Wie sicher sind meine Daten bei easybill?
Deine Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert und mit modernen Verschlüsselungsverfahren geschützt. Zusätzlich steht dir eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) zur Verfügung. Damit erfüllt easybill alle Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit.
Was kostet easybill?
Du kannst easybill 7 Tage lang kostenlos im BUSINESS-Paket testen – ohne Angabe von Zahlungsdaten. Nach Ablauf der Testphase wechselst du automatisch ins kostenfreie FREE-Paket. Optional kannst du jederzeit ein kostenpflichtiges Paket buchen – monatlich kündbar, flexibel wählbar. Deine Rechnungssoftware wächst flexibel mit deinem Unternehmen mit.
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