Eine Rechnung ist weit mehr als ein einfacher Zahlungsbeleg. Sie ist ein rechtlich relevantes Dokument mit steuerlicher und buchhalterischer Wirkung. Ob du Dienstleistungen anbietest, Produkte verkaufst oder als Freiberufler arbeitest: deine Rechnungen müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Mit einer Rechnungssoftware wie easybill wirst du dabei automatisch durch alle Anforderungen geführt. Pflichtfelder, Nummernkreise, Steuerhinweise – alles wird korrekt abgefragt und gesetzeskonform umgesetzt.

Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung dokumentiert nicht nur den Anspruch auf eine Zahlung. Sie dient auch als Nachweis für die Umsatzsteuer, die du dem Finanzamt schuldest oder als Vorsteuer geltend machen kannst. Damit das Finanzamt deine Rechnungen anerkennt, musst du bestimmte Angaben nach § 14 UStG machen. Fehlen diese Angaben, kann das zu Problemen bei der Steuer, Zahlungsverzögerungen oder sogar zur Rückforderung von bereits abgezogener Vorsteuer führen.
Pflichtangaben auf einer Rechnung

Nach § 14 UStG sind für Rechnungen über 250 Euro folgende Angaben erforderlich:
- Ausgewiesener Umsatzsteuerbetrag
- Name und Anschrift des ausstellenden Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Liefer- oder Leistungsdatum
- Beschreibung der gelieferten Ware oder Dienstleistung
- Netto-Betrag (Entgelt)
- Umsatzsteuersatz (z. B. 19 % oder 7 %)
Mit easybill kannst du ganz einfach eine Rechnung schreiben und wirst automatisch durch alle Pflichtfelder geführt – inklusive Plausibilitätsprüfung, Steuervorgaben und Formatierung. Das stellt sicher, dass deine Rechnung auch einer Prüfung durch das Finanzamt standhält.
Erläuterung der Pflichtangaben:
Jede Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
Absender- und Empfängerangaben
Gib deinen vollständigen Namen oder Firmennamen mit Adresse an. Das Gleiche gilt für deinen Kunden. Die Angaben müssen eindeutig und aktuell sein.
Steuernummer oder USt-IdNr.
Du kannst entweder deine Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die USt-IdNr. zwingend notwendig.
Rechnungsnummer
Die Nummer muss einmalig und fortlaufend sein. Mit easybill wird der Nummernkreis automatisch verwaltet – ohne Lücken oder doppelte Einträge.
Ausstellungs- und Leistungsdatum
Beide Daten müssen angegeben werden. Wenn sie identisch sind, genügt der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Easybill stellt sicher, dass das Datumsformat korrekt ist und kein Pflichtfeld vergessen wird.
Leistungsbeschreibung
Beschreibe die Leistung oder Lieferung so konkret wie möglich – etwa durch Artikelbezeichnung, Leistungszeitraum oder Projektnamen. Das ist wichtig für die steuerliche Einstufung. Die Textbausteine in easybill unterstützen dich bei der Formulierung.
Beträge und Steuersätze
Weise Netto-Beträge, Steuersatz und Steuerbetrag getrennt aus. Bei mehreren Steuersätzen führt easybill automatisch eine saubere Aufschlüsselung durch.
Weitere Angaben – sinnvoll, aber nicht verpflichtend
- Kundennummer oder Projektnummer
- Zahlungsziel und Bankverbindung
- Skonti oder Rabatte
- Auftrags- oder Vertragsnummer
- Telefonnummer oder E-Mail für Rückfragen
Diese Informationen erhöhen die Nachvollziehbarkeit und Professionalität deiner Rechnung und werden evtl. von deinen Kunden angefordert. Auch das kannst du in easybill vordefinieren und automatisch einfügen lassen.
GoBD-konforme Rechnungserstellung und Aufbewahrung
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) schreiben vor, dass Rechnungen:
- unveränderbar gespeichert werden müssen
- vollständig und lückenlos dokumentiert sein müssen
- jederzeit lesbar sein müssen – auch nach 10 Jahren
Mit easybill erstellst du GoBD-konforme Rechnungen automatisch. Alle Rechnungen werden sicher archiviert, exportfähig für den Steuerberater und jederzeit wiederauffindbar.
Rechnungsvorlage – bald nicht mehr ausreichend
Rechnungsvorlagen in Word oder Excel waren lange hilfreich. Doch ab 2025 gelten neue Anforderungen: Mit der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich müssen Rechnungen im strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD übermittelt werden. Klassische Vorlagen sind dafür nicht mehr geeignet – sie erfüllen weder die technischen noch die rechtlichen Vorgaben.
Unsere Empfehlung: Umstieg auf easybill
Mit easybill erstellst du rechtssichere Rechnungen, die alle Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllen. Das Rechnungsprogramm prüft Pflichtangaben automatisch, erzeugt strukturierte Rechnungsformate und archiviert GoBD-konform – ideal für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen.
Rechnungsarten im Überblick
In der Praxis gibt es verschiedene Arten von Rechnungen – je nach Geschäftsvorfall:
Abschlagsrechnung
Teilzahlungen für Projekte in mehreren Phasen.
Beispiel: Webentwickler rechnet Projektmeilensteine separat ab.
Dauerrechnung
Wird regelmäßig für gleichbleibende Leistungen erstellt.
Beispiel: monatliche Miete oder Wartungsvertrag.
Wiederkehrende Rechnung (Abo)
Für Abonnements oder automatische Abrechnungszyklen.
Easybill kann diese Rechnungen automatisch und termingerecht generieren.
Stornorechnung / Korrekturrechnung
Zur Berichtigung fehlerhafter Rechnungen. Easybill erstellt auf Knopfdruck eine rechtssichere Stornorechnung mit korrektem Bezug zur Originalnummer.
Kleinbetragsrechnung
Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten reduzierte Pflichtangaben. Easybill erkennt diese Fälle automatisch und passt die Felder entsprechend an.
Gutschrift
Wird verwendet, wenn du deinem Kunden ein Guthaben einräumst oder selbst Gutschriften für andere erstellst (z. B. bei Provisionen).
Rechnung ins Ausland – das musst du beachten
Wenn du Rechnungen ins EU-Ausland oder Drittland schreibst, gelten zusätzliche Anforderungen:
- USt-IdNr. des Kunden notwendig (bei B2B innerhalb der EU)
- Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren:
„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gem. § 13b UStG“ - Rechnungen in Fremdwährung oder auf Englisch möglich
- Berücksichtigung von Lieferschwellen (bei B2C)
Mit easybill kannst du mehrsprachige Rechnungen erstellen, Wechselkurse korrekt angeben und automatisierte Reverse-Charge-Hinweise setzen.
TIPP: Rechnungen dürfen auch rückwirkend ausgestellt werden – bis zu 3 Jahre nach Leistungserbringung. Allerdings verjährt der Zahlungsanspruch ebenfalls nach 3 Jahren. Deshalb solltest du Leistungen möglichst zeitnah abrechnen. Easybill hilft dir, unbezahlte Rechnungen und offene Leistungen im Blick zu behalten.
E-Rechnungspflicht ab 2025 – das ändert sich jetzt
Ab dem 1. Januar 2025 beginnt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich:
Jahr | Regelung |
---|---|
2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
2026 | Pflicht zur E-Rechnung beim Versand für Unternehmen mit > 800.000 € Umsatz |
2027 | E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen bei B2B-Umsätzen in DE |
E-Rechnung bedeutet: strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD – kein PDF.
Easybill ist auf beide Formate vorbereitet und bietet dir bereits jetzt die Möglichkeit, E-Rechnungen regelkonform zu erstellen, zu versenden und zu archivieren.
Professionelles Rechnungsdesign – mehr als nur Pflicht
Rechnungen sind auch ein Teil deiner Außendarstellung. Mit easybill kannst du:
- dein Logo einfügen
- individuelle Farben und Layouts wählen
- Rechnungen im eigenen Corporate Design erstellen
So machst du auch beim Kunden einen professionellen Eindruck.
Rechtskonforme Rechnungen mit easybill
easybill ist ein cloudbasiertes Rechnungsprogramm, mit dem du professionell,
rechtssicher und zeitsparend deine Rechnungen verwaltest.
E-Rechnungen erstellen leicht gemacht:
Rechtssicher, schnell und ohne technische Hürden.Nahtlose Integration in deinen Onlineshop:
Automatisch Bestellungen abrechnen und Zeit sparen.Papierlos mit dem Steuerberater zusammenarbeiten:
Alle Unterlagen digital, immer griffbereit.
Häufige Fragen zum Thema Rechnung
Wer darf Rechnungen schreiben?
Jede Person mit gewerblicher oder freiberuflicher Tätigkeit und gültiger Steuernummer oder USt-IdNr. Privatpersonen dürfen nur in Ausnahmefällen Rechnungen ausstellen und keine Umsatzsteuer ausweisen.
Welche Steuernummer gehört auf die Rechnung?
Entweder deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. Bei B2B-Leistungen ins EU-Ausland ist die USt-IdNr. Pflicht.
Wie lange kann ich eine Rechnung rückwirkend stellen?
Bis zu drei Jahre nach Leistungserbringung. Danach kann der Anspruch verjähren.
Was passiert bei fehlerhaften Rechnungen?
Erstelle eine Stornorechnung mit Verweis auf das Originaldokument und stelle eine neue, korrekte Rechnung aus.
Wie muss die Rechnungsnummer aufgebaut sein?
Einmalig, fortlaufend und nachvollziehbar. Kombinationen aus Zahlen, Buchstaben oder Datum sind erlaubt. Lücken im Nummernkreis solltest du vermeiden.
Muss eine Zahlungsfrist angegeben werden?
Nicht zwingend, aber empfehlenswert. Ohne Frist gilt automatisch eine Zahlungsfrist von 30 Tagen. In easybill kannst du Standard-Zahlungsziele festlegen.
Was ist eine Stornorechnung?
Eine Stornorechnung hebt eine fehlerhafte Rechnung auf und wird zusammen mit einer neuen Rechnung aufbewahrt. Beide Dokumente müssen nachvollziehbar verknüpft sein.
Wie schreibe ich Rechnungen ins Ausland?
Bei B2B in der EU ist die USt-IdNr. erforderlich, außerdem ein Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren. Für Drittländer gelten eigene Vorgaben. Easybill unterstützt mehrsprachige und internationale Rechnungen.
Wie schreibe ich eine Rechnung ohne Umsatzsteuer?
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus und fügst den Hinweis gemäß § 19 UStG hinzu. Easybill passt deine Vorlage automatisch an.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Zehn Jahre lang, digital oder in Papierform. Die Dokumente müssen jederzeit lesbar und unverändert verfügbar sein.
Was gilt für E-Rechnungen an Behörden?
Pflichtformate sind XRechnung oder ZUGFeRD. Zusätzlich wird die Leitweg-ID der Behörde benötigt. Easybill bietet dafür eine eigene E-Rechnungslösung.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Quittung?
Die Rechnung fordert eine Zahlung ein. Die Quittung bestätigt, dass die Zahlung bereits erfolgt ist. Quittungen entsprechen inhaltlich einer Kleinbetragsrechnung.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für B2C?
Nein. Für Rechnungen an Privatpersonen bleibt die klassische PDF- oder Papierrechnung auch nach 2027 erlaubt. Nur B2B-Umsätze innerhalb Deutschlands sind betroffen.