DATEV Unternehmen Online: Zusammenarbeit mit Steuerberater optimieren

Die Digitalisierung bringt für Unternehmen viele Vorteile mit sich. Besonders für Selbstständige, kleine Unternehmen und Freiberufler profitieren davon, ihre Prozesse schlank, rechtskonform und möglichst automatisiert zu gestalten. Hier setzt DATEV Unternehmen Online an, ein cloudbasiertes Portal, das die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatung digitalisiert und vereinfacht und das Belegmanagement papierlos macht und den guten alten Pendelordner ersetzt.

Doch was genau ist DATEV Unternehmen Online, was kostet es, wie funktioniert es im Zusammenspiel mit easybill – und wie sieht ein sinnvolles Setup aus, wenn du deine Buchhaltung auslagern möchtest? In diesem Beitrag findest du die Antworten.

Was ist DATEV Unternehmen Online?

DATEV Unternehmen Online (DUO) ist eine cloudbasierte Plattform der DATEV eG, über die Unternehmen und ihre Steuerberater digital zusammenarbeiten. DUO dient als zentrale Sammelstelle für alle relevanten Belege und Buchführungsinformationen von der Rechnung bis zum Kassenbuch.

Das Ziel: Digitale Zusammenarbeit in Echtzeit, ohne Pendelordner oder Papierbelege. Belege werden direkt im Unternehmen digitalisiert (z. B. per Smartphone-App eingescannt oder aus einer Software wie easybill übertragen) und über DUO der Kanzlei zur Verfügung gestellt. Die Steuerkanzlei kann daraufhin zeitnah buchen, Auswertungen erstellen und die monatlichen Steuerpflichten erfüllen.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

• Beleg-Upload und -archivierung: Papierbelege werden gescannt und digital abgelegt.
• Rechnungswesen online: Belege lassen sich mit Buchungsvorschlägen verknüpfen.
• Bank online: Zahlungsdaten können aus Kontoauszügen oder Zahlungsvorschlägen übernommen werden.
• Kassenbuch online: Elektronische Kassenführung mit Prüfprotokollen.
• Auswertungen online: Echtzeit-Zugriff auf BWA, Kontenblätter, USt-Voranmeldung etc.

Maximale Flexibilität für Kanzlei und Mandant

DATEV Unternehmen online bietet zwei Bearbeitungsformen: die Standardform und die erweiterte Form. Während viele Mandanten die Einfachheit der Standardform schätzen, bevorzugen Kanzleien oft die erweiterte Form für eine präzisere Buchführung.

Der easybill-Vorteil: Unsere Rechnungssoftware ist so konzipiert, dass sie beide Welten perfekt bedient. Durch die strukturierte Datenübergabe werden Belegbilder und Buchungsinformationen (wie Geschäftspartner, Rechnungsnummer und Beträge) so übertragen, dass in der Kanzlei kaum Nacharbeiten anfallen. Für Steuerberater bedeutet das: Höchste Datenqualität ohne manuelles Erfassen, unabhängig davon, welche DUO-Konfiguration beim Mandanten eingestellt ist.

DUO ist keine Buchhaltungssoftware im klassischen Sinne, sondern eine Plattform für den Belegaustausch. Die eigentliche Buchhaltung findet weiterhin in der Kanzlei statt. Damit entfällt das Ausdrucken von Papierbergen und die monatliche Zusammenstellung eines Ordners mit allen Belegen. Unternehmen, die ihre Buchhaltung auslagern brauchen damit nur noch ein gutes Rechnungsprogramm wie easybill und einen DATEV zum Upload aller Belege.

Was kostet DATEV Unternehmen Online?

Die Kosten für DATEV Unternehmen Online setzen sich aus mehreren Bausteinen zusammen und hängen davon ab, welche Module genutzt werden. Ein grober Überblick:

Zusammenspiel mit Rechnungsprogramm

Unternehmen brauchen also nur noch ein Rechnungsprogramm mit denen sie ihre Belege erstellen und digital archivieren können. easybill ist eine cloudbasierte Rechnungssoftware, mit der du schnell und unkompliziert professionelle Rechnungen schreiben, Angebote erstellen und deine Umsätze verwalten kannst. Das Zusammenspiel mit DATEV Unternehmen Online macht easybill besonders attraktiv für Unternehmen, die ihre Buchhaltung auslagern möchten, um sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Die steuerrelevanten Unterlagen können mit Hilfe von DATEV und easybill ganz schnell und einfach zusammengestellt werden.

Die Verbindung: Rechnungsdatenservice 1.0

easybill unterstützt den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0, eine standardisierte Schnittstelle, mit der Rechnungsdaten automatisiert an DUO übermittelt werden können.

So funktioniert’s:

• Die Kanzlei kann die Daten direkt verbuchen
• Rechnung in easybill erstellen
• Automatische Übertragung an DATEV Unternehmen Online
• Belege stehen der Steuerkanzlei strukturiert zur Verfügung

Revisionssicherheit und Zuordnung (Die Beleg-ID)

Ein entscheidender Faktor für eine saubere Buchhaltung ist die eindeutige Zuordnung. easybill nutzt die Beleg-ID, die systemübergreifend von der Erstellung bis zur Verbuchung in der Kanzlei identisch bleibt.

• Für den Mandanten: Rückfragen der Kanzlei lassen sich in easybill sofort über eine eindeutige Nummer klären.
• Für den Steuerberater: Die Beleg-ID ermöglicht eine automatisierte Zuordnung der Kontoumsätze zum Belegbild. Das spart wertvolle Zeit beim Buchen und sorgt für eine lückenlose Verfahrensdokumentation gemäß GoBD.

Tipp: Mit dem Rechnungsprogramm easybill können Belege direkt in DATEV Unternehmen Online hochgeladen werden. Sie erscheinen digital inklusive aller relevanten Buchungsinformationen (Rechnungsnummer, Netto-/Bruttobeträge, Steuersätze etc.) in DUO. Das spart Zeit und minimiert Fehlerquellen.

Jetzt kostenlos testen

Praktikables Setup: Buchhaltung auslagern – so geht’s

Wenn du deine Buchhaltung auslagern möchtest und dennoch einen guten Überblick behalten willst, bietet sich folgendes Setup an:

1. Rechnungsstellung mit Rechnungsprogramm

• Angebote und Rechnungen professionell erstellen
• Wiederkehrende Rechnungen automatisieren
• Online-Zahlungsmethoden integrieren (z. B. PayPal, SEPA)
• Einnahmenübersicht inkl. Mahnwesen verwalten

2. Belegmanagement mit DATEV Unternehmen Online

• Digitale Belegeingänge (PDF-Rechnungen, Quittungen) per Drag & Drop oder E-Mail-Upload in DUO speichern
• Alle relevanten Unterlagen revisionssicher archivieren
• Zahlungsabgleich mit Bankkonten automatisieren

3. Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

• Automatisierte Übermittlung deiner Ausgangsrechnungen via Rechnungsdatenservice
• Zugriff auf Echtzeit-Auswertungen: BWA, Kontenblätter, Offene Posten etc.
• Keine Papierordner, kein Pendelordner, keine Doppeleingaben

4. Zusätzliche Tools nach Bedarf

• DATEV Kassenbuch online für Bargeschäfte
• Zeiterfassung oder Warenwirtschaft via Drittanbieter (z. B. lexoffice, sevDesk, Billbee) optional ergänzbar

Vorteile des Setups auf einen Blick

Ein digitales Zusammenspiel aus easybill und DATEV Unternehmen Online bringt eine Reihe praktischer Vorteile mit sich:

Zeitersparnis: Durch automatisierte Abläufe entfällt die manuelle Sammlung und Weitergabe von Belegen. Das spart Aufwand und schafft Freiräume für das Kerngeschäft.

Rechtssicherheit: Alle Prozesse und Archivierungen erfolgen GoBD-konform und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung.

Transparenz: Du hast jederzeit Zugriff auf aktuelle Auswertungen, wie etwa die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) oder offene Posten. So behältst du deine Finanzen im Blick.

Fehlerreduktion: Die digitale Übergabe von Daten minimiert Übertragungsfehler, die bei manueller Verarbeitung häufig entstehen können.

Skalierbarkeit: Das Setup eignet sich auch für wachsende Unternehmen, je mehr Belege anfallen, desto stärker wirken die Vorteile standardisierter, digitaler Prozesse.

Für welche Unternehmen eignet sich DATEV Unternehmen Online (DUO)?

DATEV Unternehmen Online ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet, die ihre Buchhaltung nicht selbst machen, sondern an eine Steuerkanzlei auslagern, dabei aber digital und effizient arbeiten möchten.

1. Selbstständige und Freiberufler, die ihre Buchhaltungsaufgaben möglichst einfach digital abwickeln möchten, zum Beispiel durch das Scannen von Belegen oder den automatischen Versand von Ausgangsrechnungen über easybill.

2. Kleinunternehmer und Start-ups, die noch keine eigene Buchhaltungsabteilung haben, aber ihre Zusammenarbeit mit dem Steuerberater modern, digital und GoBD-konform organisieren möchten.

3. Wachstumsunternehmen und KMU, bei denen das Belegaufkommen steigt und die ihre Buchhaltungsprozesse skalierbar gestalten wollen, etwa durch klar strukturierte Workflows, automatisierte Schnittstellen und Echtzeitzugriff auf Auswertungen.

4. Unternehmen mit mehreren Standorten oder Mitarbeitern, bei denen verschiedene Personen Belege erfassen oder Zahlungen vorbereiten und freigeben sollen. DUO erlaubt individuelle Zugriffsrechte und eine ortsunabhängige Nutzung.

5. Unternehmen mit DATEV-Steuerberater, da DATEV Unternehmen Online direkt an die Kanzleisysteme angebunden ist und die digitale Zusammenarbeit dadurch besonders effizient gestaltet werden kann.

DATEV Unternehmen Online mit easybill vereinfachen

Wer DATEV Unternehmen Online ohne ein vorgeschaltetes Rechnungsprogramm nutzt, muss Belege oft manuell scannen, hochladen und in der komplexen DATEV-Oberfläche zuordnen. Das fühlt sich aber oft noch nach Arbeit an.

Mit easybill automatisierst du den „unangenehmen“ Teil. Du schreibst einfach deine Rechnungen, den Rest (GoBD-konforme Archivierung, Strukturierung der Daten und den fehlerfreien Export zu DATEV) erledigt die Software im Hintergrund. So wird aus der lästigen Buchhaltungsvorbereitung ein ganz einfacher Prozess. Dank easybill.

Häufige Fragen zu easybill und DATEV Unternehmen online

Muss ich meine Belege trotzdem noch in Papierform aufbewahren?

Nein, sofern du die Anforderungen der GoBD erfüllst. Durch die revisionssichere Archivierung in DATEV Unternehmen online und die digitale Erstellung in easybill ist eine papierlose Buchhaltung möglich. Wichtig ist hierfür eine kurze Verfahrensdokumentation, bei deren Erstellung dein Steuerberater dich unterstützen kann.

Was passiert mit meinen Eingangsrechnungen (z. B. Telefonrechnung, Miete)?

Während easybill deine Ausgangsrechnungen vollautomatisch an DATEV überträgt, kannst du Eingangsrechnungen ganz einfach per Drag-and-Drop, per E-Mail-Weiterleitung oder über die DATEV-App direkt in DUO hochladen. So hat dein Steuerberater an einem zentralen Ort Zugriff auf alle Belege – egal, ob von dir erstellt oder empfangen.

Brauche ich für die Nutzung von DATEV Unternehmen online eine spezielle Hardware?

Für den Login in DATEV Unternehmen online benötigst du ein Sicherheitsmedium. In der Regel ist das die kostenlose App DATEV SmartLogin auf deinem Smartphone. Alternativ kann auch eine SmartCard genutzt werden. Es ist keine Installation auf deinem PC nötig, da das Portal komplett cloudbasiert im Browser läuft.

Kann ich easybill auch nutzen, wenn mein Steuerberater nicht mit DATEV arbeitet?

Ja. DATEV ist zwar der Standard in Deutschland, aber easybill ist flexibel. Du kannst deine Daten auch in anderen Formaten (z. B. als CSV oder PDF-Export) bereitstellen, die von fast allen gängigen Buchhaltungsprogrammen eingelesen und weiterverarbeitet werden können.

Wie sicher sind meine Daten bei der Übertragung?

Die Übertragung erfolgt über den zertifizierten DATEV Rechnungsdatenservice. Deine Daten werden verschlüsselt direkt von easybill an das DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg übermittelt, das eines der sichersten Rechenzentren Europas ist.

Kann ich rückwirkend Belege an DATEV übertragen?

Ja, du kannst in easybill definieren, für welchen Zeitraum die Daten übertragen werden sollen. So kannst du auch zum Jahres- oder Quartalswechsel problemlos auf das digitale Setup umsteigen und vergangene Monate nacherfassen.

Ähnliche Beiträge:

Ähnliche Beiträge:

Quittung: Alles zur Zahlungsbestätigung DATEV & E-Rechnungen: So meisterst du die Umstellung mit easybill Digitale Belege: Jetzt ganz einfach umstellen Rechnungsstellung: Fristen, Verjährung und Aufbewahrung Rechnungsnummer korrekt vergeben: Regeln, Pflichten und Beispiele Bewirtungsbeleg: Bewirtungskosten steuerlich absetzen (Vorlage)