Rechnungsstellung: Fristen, Verjährung und Aufbewahrung

Auftrag erledigt, Kunde glücklich, aber die Rechnung ist noch nicht raus? Keine Sorge, damit bist du nicht allein. Doch wie lange hast du eigentlich Zeit, deine Leistung abzurechnen, bevor der Anspruch verjährt?

In diesem Ratgeber erfährst du alles über wichtige Fristen, die E-Rechnungspflicht ab 2025 und warum ‘später’ für dich teuer werden kann.

Wie lange kann man eine Rechnung stellen? Fristen zur Rechnungsstellung

Du bist selbstständig und hast für ein anderes Unternehmen eine Leistung erbracht? Aufgrund einer akut hohen Auftragslage hast du die Rechnungserstellung leider völlig vergessen. Wie lange kannst du die Rechnung noch stellen?

Dieser Anspruch ist im Umsatzsteuergesetz festgehalten. Die maximale Frist zur Rechnungserstellung beträgt in Deutschland 6 Monate.

Aber auch Privatpersonen können im Einzelfall einen Anspruch auf eine Rechnung haben.

Die Ausnahmen:

• ein Grundstückskauf. Hier hat auch die Privatperson das Recht auf eine Rechnungserstellung.
• Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen (dazu zählen Reinigungsarbeiten, Gartenarbeiten und Bauleistungen)
• wenn die Privatperson eine Rechnung wünscht, in der erbrachte Dienstleistungen separat aufgeführt werden (zum Beispiel weil die Privatperson diese Positionen von der Einkommenssteuer absetzen kann)

Ist eine Verjährung der Forderung möglich?

Ja. Die Verjährungsfrist für Forderungen aus Rechnungen beträgt in Deutschland 3 Jahre. Sollte ein Kunde in diesem doch sehr langen Zeitraum die Forderung nicht begleichen und du betreibst kein Mahnwesen, so verfällt der Anspruch auf die Zahlung. easybill zeigt dir deine offenen Rechnungen übersichtlich an und erinnert dich somit an pünktliche Bezahlung.

Offene Forderungen automatisch mahnen

Deine Kunden haben leider nicht die beste Zahlungsmoral?

easybill-Kunden sind hier im Vorteil. Per automatischem Bankkontenabgleich kann jeder Nutzer der Rechnungssoftware Rechnungen als “bezahlt” markieren. Der Mitarbeiter benötigt hierfür keinen Zugang zu Ihrem Onlinebanking. Und die Rechnungen, die weiterhin nicht beglichen werden? Hierfür nutzen easybill Kunden das automatisierte Mahnwesen. Richte einfach deine eigenen Regeln für Zahlungserinnerungen und Mahnungen ein.

Gibt es Vorschriften zu Zahlungsfristen in der Rechnungserstellung?

Nachfolgend fassen wir die wichtigsten Fristen zusammen:

1. Zahlbar ohne Rechnung (§ 271 BGB)
   Wird keine Rechnung ausgestellt und dem Empfänger liegt keine konkrete Zahlungsfrist vor, regelt die Frist das BGB: die Forderung muss sofort nach Erbringung der Leistung beglichen werden.
2. Rechnung ohne Angabe einer Zahlungsfrist
   Wird dem Empfänger keine Frist gesetzt, greift hier die grundsätzliche Regelung des BGB und die Forderung ist sofort fällig. Allerdings kann diese Frist auf bis zu 30 Tage ausgeweitet werden.
3. Dienstvertrag (§ 614 BGB)
   Ein Dienstleister hat sofort nach Ausführung der beauftragten Leistung Anspruch auf seinen Lohn.
4. Werkvertrag (§ 641 BGB)
   Wurdest du per Werkvertrag beauftragt für einen Kunden etwas anzufertigen, ist die Vergütung sofort nach Abnahme der Leistung fällig.
5. Kaufvertrag (§ 433 Abs. 2 BGB)
   Sofort nach der Lieferung oder Übergabe der Ware besteht der Anspruch auf die Zahlung.

Aufbewahrungsfrist von Rechnungen: Neue Regeln seit 2025

Die Fristen der Rechnungslegung enden nicht mit dem Zahlungseingang. Seit 2025 gilt eine verkürzte Aufbewahrungsfrist: Du musst deine Rechnungen nur noch insgesamt 8 Jahre aufbewahren statt 10 Jahre. Diese Verkürzung durch das BEG IV soll Unternehmen entlasten.

Mit easybill speicherst du diese Dokumente automatisch rechtssicher und digital, sodass du bei einer Betriebsprüfung völlig entspannt bleiben kannst.

Häufige Fragen zur Rechnungsstellung und Fristen

Wie lange darf man eine Rechnung stellen, wenn kein Vertrag vorliegt?

Auch ohne schriftlichen Vertrag gilt die gesetzliche Regelung: Im B2B-Bereich hast du 6 Monate Zeit, um eine Rechnung zu stellen. Die Grundlage für deinen Zahlungsanspruch ist die erbrachte Leistung, nicht das Dokument selbst. Dennoch solltest du nicht trödeln, um deinen Cashflow nicht zu gefährden.

Was passiert, wenn die Rechnung zu spät gestellt wurde?

Hast du die 6-Monats-Frist im B2B-Geschäft verpasst, handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit, die theoretisch mit einem Bußgeld belegt werden kann. Deinen zivilrechtlichen Anspruch auf Bezahlung verlierst du dadurch aber nicht sofort – der Kunde muss in der Regel trotzdem zahlen, solange die Rechnungsstellung Verjährungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Wie lange kann man eine Rechnung rückwirkend stellen?

Du kannst eine Rechnung theoretisch bis kurz vor Ablauf der dreijährigen Verjährungsfrist stellen. Wenn du also im Jahr 2026 merkst, dass eine Leistung aus 2023 noch nicht abgerechnet wurde, kannst du dies jetzt noch tun. Dein Anspruch erlischt erst am 31.12.2026.

Gibt es Unterschiede bei der Frist zur Rechnungsstellung gegenüber Privatpersonen?

Ja. Während im B2B-Bereich die 6-Monate-Pflicht gilt, bist du gegenüber Privatpersonen (B2C) meist nicht verpflichtet, eine Rechnung zu stellen – es sei denn, es geht um Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Dennoch ist es ratsam, auch hier zeitnah abzurechnen, um die Fristen der Rechnungslegung sauber einzuhalten.

Muss ich eine E-Rechnung stellen oder reicht ein PDF?

Seit dem 01.01.2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht. Ein einfaches PDF oder eine Word-Datei erfüllen die gesetzlichen Anforderungen für den Vorsteuerabzug deines Kunden nicht mehr. Mit easybill bist du hier auf der sicheren Seite und erstellst konforme Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD automatisch.

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