E-Rechnung Software kostenlos: Anbieter im Vergleich 2026

8. April 20268. April 2026

E-Rechnungen kostenlos erstellen und empfangen: Welche Software hält im Vergleich stand? Erfahre alles zur E-Rechnungspflicht und vergleiche die kostenlosen Anbieter.

Seit dem 1. Januar 2025 ist für Unternehmen in Deutschland die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen im B2B-Geschäft in Kraft. Schrittweise folgt auch die Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen bis spätestens Ende 2027.

Viele Selbstständige und Kleinunternehmer stellen sich deshalb jetzt die Frage: Gibt es E-Rechnungs-Software auch kostenlos und welche ist die richtige?

In diesem Beitrag geben wir dir einen Überblick über den Markt, zeigen die Grenzen vermeintlich kostenloser Tools auf und stellen dir mit easybill eine Lösung vor, mit der du direkt loslegen kannst.

Was muss eine kostenlose E-Rechnungs-Software können?

Wer künftig gesetzeskonform arbeiten möchte, sollte bei der Wahl der Software auf drei zentrale Punkte achten, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen:

Unterstützung der Formate XRechnung oder ZUGFeRD: Die Software muss valide XML-Daten erzeugen und verarbeiten können.
E-Rechnung empfangen kostenlos & visualisieren: Da E-Rechnungen oft nur aus Code bestehen, muss die Software diese für dich lesbar machen.
GoBD-konforme Archivierung: Seit 2025 gilt laut Bürokratieentlastungsgesetz IV eine verkürzte Aufbewahrungspflicht von acht Jahren. Die Software sollte die Belege für diesen Zeitraum sicher speichern.

Zudem sind praktische Funktionen wie das Anlegen von Kunden, das Erstellen von Angebots- oder Stornorechnungen sowie der automatische Versand per E-Mail im Geschäftsalltag oft unerlässlich.

E-Rechnung erstellen kostenlos mit easybill FREE

easybill bietet mit dem FREE-Paket eine dauerhafte Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse von Gründern und Kleinunternehmern zugeschnitten ist. Im Gegensatz zu reinen Testversionen ist easybill FREE eine vollwertige kostenlose E-Rechnung Software.

Die Konditionen von easybill FREE im Überblick:

Umfang: Erstellung und Empfang von E-Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung).
Limit: Bis zu 50 Dokumente pro Monat für bis zu 3 aktive Kunden/Kontakte.
Archivierung: Inklusive rechtssicherer Speicherung für die gesetzlichen 8 Jahre.
Versand: Kostenloser E-Mail-Versand direkt aus der Software heraus.

Wenn dein Business erfolgreich ist und du mehr brauchst, kannst du jederzeit auf ein größeres Paket upgraden.

In 4 Schritten zur kostenlosen E-Rechnung mit easybill

Eine Person arbeitet an einem Laptop, auf dem die Benutzeroberfläche von easybill zur Erstellung von E-Rechnungen zu sehen ist. Rechts im Bild wird ein Menü angezeigt, in dem verschiedene Dokumenttypen wie Rechnung, Gutschrift und Angebot ausgewählt werden können.

Mit easybill erstellst du E-Rechnungen in unter 3 Minuten.

1. Kunden auswählen

Wähle deinen Kunden aus deiner Kartei oder lege einen neuen an.

2. Rechnungsposten hinzufügen

Füge Artikelnummern, Bezeichnungen, Mengen und Preise hinzu.

3. Druckvorschau prüfen

In der Vorschau kannst du Ursprungs- und Folgedokumente einsehen und alles final kontrollieren.

4. Rechnung fertigstellen

Mit einem Klick ist deine E-Rechnung versandbereit – per E-Mail oder als PDF-Download.

easybill Free-Paket
€ 0 / Monat, E-Rechnungen erstellen und empfangen, bis zu 3 Kunden, kostenloser E-Mail-Versand.
Jetzt kostenlos starten

E-Rechnungs-Software kostenlos im Vergleich (Stand 2026)

In der folgenden Tabelle findest du Anbieter, die eine dauerhaft kostenlose Lösung oder ein Starter-Paket für E-Rechnungen anbieten.

Anbieter	Empfangen?	Erstellen?	Limitierung & Archivierung (Stand 2026)
easybill FREE	✅ Ja	✅ Ja	Bis zu 50 Dokumente/Monat (Senden) und 3 Kunden. Empfang & 8 J. Archiv inkl.
B2Brouter	✅ Ja	✅ Ja	Max. 24 Transaktionen/Jahr (Senden + Empfangen kombiniert).
Accountable	✅ Ja	✅ Ja	Max. 5 Belege/Monat (Ausgaben). Fokus auf Mobile-App.
Zervant	❌ Nein	✅ Ja	Unbegrenzter Versand. Empfang & Archivierung nur in Premium.
Papierkram (Free)	✅ Ja	✅ Ja	Basis-Funktionen. GoBD-Archiv erst ab Bezahl-Tarif.
ELSTER / Bund	✅ Ja	❌ Nein	Reiner Viewer: Staatliche Lösung zum Lesen (keine Verwaltung).
sevDesk	❌ Nein	✅ Ja	Max. 3 Rechnungen/Monat. Archiv erst im Bezahl-Abo.

Stand März 2026. Alle Angaben ohne Gewähr und ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Da Anbieter ihre Tarife jederzeit anpassen können, prüfe bitte vor der Registrierung auf der jeweiligen Website, ob die genannten Konditionen noch gültig sind.

Auf Basis der dargestellten Kriterien bietet easybill FREE den größten kostenlos nutzbaren Funktionsumfang. Die Lösung kombiniert Erstellung und Empfang von E-Rechnungen mit einem vergleichsweise hohen monatlichen Kontingent sowie einer integrierten 8-jährigen Archivierung. Damit ist easybill FREE die umfassendste dauerhaft kostenlose Option im dargestellten Vergleich (Stand 2026).

Warum viele kostenlose E-Rechnungsprogramme nicht ausreichen

Wer gezielt nach “E-Rechnung Software kostenlos” sucht, stößt oft auf versteckte Hürden. Viele Anbieter dienen lediglich als Einstieg in teure Abos. Folgende Einschränkungen solltest du prüfen:

Fehlende Archivierung: Die gesetzlich vorgeschriebene Speicherung über 8 Jahre fehlt oft oder ist nur gegen Aufpreis verfügbar.
Kein Empfang: Viele Tools können nur Rechnungen schreiben. Da die Empfangspflicht jedoch bereits gilt, ist eine Software, die XML-Dateien nicht visualisieren kann, im Alltag nur eine halbe Lösung.
Keine Updategarantie: Bei Gesetzesänderungen werden kostenlose Tools oft nicht rechtzeitig aktualisiert.

Mit easybill erhältst du ein professionelles Werkzeug, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Für kleine Unternehmen oder Gründer ist das Programm kostenlos und wächst bei Bedarf mit der Zahl deiner Kunden und Rechnungen, so bleibst du flexibel und von Anfang an rechtssicher.

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Häufig gestellte Fragen kostenloser E-Rechnung Software

Darf ich E-Rechnungen auch einfach als PDF per E-Mail senden?

Nein, reine PDF-Dokumente gelten im B2B-Bereich ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format (wie XRechnung oder der XML-Teil von ZUGFeRD) vorliegen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich den Anbieter wechsle?

Nach den Grundsätzen der GoBD musst du sicherstellen, dass deine Belege auch nach einem Systemwechsel für den Prüfzeitraum (8 Jahre) lesbar bleiben. Achte bei kostenloser Software darauf, dass ein vollständiger Datenexport (XML und PDF) jederzeit möglich ist.

Reicht es aus, die E-Rechnungen auf meinem Computer zu speichern?

Nur bedingt. Die GoBD fordern eine revisionssichere Archivierung. Das bedeutet, die Datei muss vor nachträglicher Veränderung geschützt sein. Eine einfache Speicherung in Windows-Ordnern erfüllt diese Anforderung meist nicht; eine Cloud-Software mit automatischer Archivierung ist hier die sicherere Wahl.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja. Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Für die Erstellung eigener E-Rechnungen gibt es Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027 (je nach Vorjahresumsatz).