Freiberufliche Tätigkeit: So gelingt der Start als Freiberufler

Wer den Schritt in die Selbstständigkeit wagt, steht oft vor der Frage: Muss ich ein Gewerbe anmelden oder gilt meine Tätigkeit als freiberuflich? Die richtige Einstufung ist entscheidend, denn sie beeinflusst die steuerlichen Pflichten, die Buchhaltung und den bürokratischen Aufwand.

Besonders für Gründerinnen und Gründer ohne steuerliche Vorkenntnisse ist es wichtig, die Unterschiede zu kennen und die Anmeldung korrekt vorzunehmen. In diesem Beitrag erfährst du, was genau eine freiberufliche Tätigkeit ist, wie du sie beim Finanzamt anmeldest und welche steuerlichen Besonderheiten gelten. Übrigens: mit easybill kannst du als Freiberufler Rechnungen schreiben.

Was ist eine freiberufliche Tätigkeit?

Als Freiberufler gilt, wer eine selbstständige Tätigkeit ausübt, die nicht der Gewerbeordnung unterliegt und auf persönlicher Qualifikation sowie eigenverantwortlicher Leistung beruht. Grundlage ist § 18 Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG), der eine Liste sogenannter “Katalogberufe” nennt. Dazu gehören unter anderem Ärztinnen, Architekten, Rechtsanwälte, Steuerberater und Ingenieure.

Darüber hinaus können auch Tätigkeiten anerkannt werden, die den genannten Berufen „ähnlich“ sind. Hierbei kommt es insbesondere auf die fachliche Qualifikation und die Art der Leistungserbringung an. Ob deine Tätigkeit als freiberuflich eingestuft wird, prüft letztlich das Finanzamt im Rahmen der Anmeldung.

Beispiele für typische freiberufliche Tätigkeiten:

• Ärztinnen und Ärzte
• Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte
• Steuerberater
• Architektinnen und Architekten
• Journalistinnen und Journalisten
• IT-Beratung
• Grafikdesign
• Heilpraktiker
• Dozenten
• Coaches mit fachlich fundiertem Konzept

Wichtig ist, dass die Tätigkeit eigenverantwortlich, fachlich unabhängig und auf Grundlage einer besonderen beruflichen Qualifikation ausgeübt wird. Routinearbeiten oder gewerbliche Elemente (z. B. Warenverkauf) können zur Einstufung als Gewerbebetrieb führen.

Neue E-Rechnungspflicht ab 2025 (B2B)

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, einschließlich Freiberufler, elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Eine elektronische Rechnung benötigt ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach EN 16931 (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Ein reines PDF gilt nicht mehr als E-Rechnung. easybill ist ein Rechnungsprogramm, mit dem Freiberufler E-Rechnungen erstellen können.

Freiberuflich oder gewerblich? Die wichtigsten Unterschiede im Überblick

Die falsche Einordnung kann teuer werden: Wer eine gewerbliche Tätigkeit fälschlich als freiberuflich deklariert, muss mit Nachzahlungen und Zinsen rechnen. Im Zweifel lohnt sich die Beratung durch einen Steuerberater.

Voraussetzungen für die freiberufliche Selbstständigkeit

Damit deine Tätigkeit als freiberuflich anerkannt wird, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

• Fachliche Qualifikation: Du musst nachweisen können, dass du die notwendige Ausbildung oder Erfahrung für die ausgeübte Tätigkeit besitzt (z. B. durch Zeugnisse, Studienabschlüsse, Arbeitsproben).
• Selbstständige und eigenverantwortliche Ausführung: Du entscheidest selbst über Inhalt, Umfang und Art der Ausführung deiner Leistung.
• Keine gewerblichen Merkmale: Tätigkeiten mit Schwerpunkt auf Handel, Produktion oder rein organisatorischen Leistungen gelten in der Regel als gewerblich.

Rechtsformen und Zusammenarbeit mehrerer Freiberufler

Freiberufler können ihre Tätigkeit allein oder gemeinsam ausüben. Für Kooperationen mehrerer Freiberufler kommen insbesondere zwei Rechtsformen infrage:

GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts)

Eine einfache, formfreie Personengesellschaft. Sie eignet sich für kleinere Kooperationen. Die Haftung erfolgt gesamtschuldnerisch und unbegrenzt.

Partnerschaftsgesellschaft (PartG / PartG mbB)

Eine speziell für Freiberufler entwickelte Rechtsform mit klarem Berufsrechtsbezug.

• PartG: Zusammenschluss mehrerer Freiberufler mit gemeinsamer Außenhaftung.
• PartG mbB: Haftungsbeschränkung auf Vermögensmassen der Gesellschaft für berufliche Fehler, wenn eine Berufshaftpflichtversicherung besteht.

Diese Rechtsformen behalten die freiberufliche Qualifikation bei und führen nicht zu Gewerbesteuerpflicht.

Anmeldung der freiberuflichen Tätigkeit: So funktioniert’s

Die Anmeldung erfolgt nicht über das Gewerbeamt, sondern direkt beim zuständigen Finanzamt. Innerhalb eines Monats nach Aufnahme deiner Tätigkeit musst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einreichen. Das geht heute einfach digital über ELSTER.

Schritte zur Anmeldung beim Finanzamt:

1. Registrierung bei ELSTER (www.elster.de)
2. Online-Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung
3. Angaben zur Tätigkeit, erwarteten Umsätzen und zur Umsatzsteuerpflicht
4. Abgabe des Formulars elektronisch an das zuständige Finanzamt

Nach erfolgreicher Prüfung erhältst du deine neue Steuernummer, unter der du künftig Rechnungen stellen kannst.

Wichtige Angaben im Fragebogen

• Beginn der Tätigkeit (Datum)
• Beschreibung der ausgeübten Tätigkeit (inkl. fachlicher Inhalte)
• Erwarteter Jahresumsatz und Gewinn
• Entscheidung zur Kleinunternehmerregelung (ja/nein)
• Bankverbindung für evtl. Steuererstattungen

Tipp: Achte auf eine möglichst präzise Beschreibung deiner Tätigkeit, um spätere Rückfragen oder eine Einstufung als Gewerbe zu vermeiden.

Steuerliche Besonderheiten für Freiberufler

Als Freiberufler gelten im Steuerrecht einige Vereinfachungen, insbesondere:

• Keine Gewerbesteuer: Das spart insbesondere bei höheren Gewinnen deutlich an Steuerlast.
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): Du musst keine doppelte Buchführung oder Bilanz erstellen. Einnahmen und Ausgaben werden gegenübergestellt.
• Umsatzsteuer: Du kannst zunächst die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 Euro lag und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Die Grenzen gelten netto. Dann musst du keine Umsatzsteuer erheben und abführen.

Wer auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet oder sie überschreitet, muss regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben und auf Rechnungen den gesetzlichen Steuersatz ausweisen.

Sozialversicherung und weitere Absicherung

Freiberufliche Tätigkeiten unterliegen unterschiedlichen sozialversicherungsrechtlichen Regeln. Eine allgemeine Krankenversicherungspflicht besteht für alle Personen in Deutschland. Für bestimmte Berufsgruppen gelten zudem gesetzliche Rentenversicherungspflichten oder berufsständische Versorgungswerke.

• Künstlersozialkasse (KSK): Für künstlerisch oder publizistisch Tätige übernimmt die KSK den Arbeitgeberanteil zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung.
• Pflichtversicherungen: Einige Berufe, etwa Heilpraktiker oder Hebammen, müssen sich gesetzlich absichern.
• Freiwillige Absicherung: Eine private Krankenversicherung, Altersvorsorge oder Berufsunfähigkeitsversicherung sind dringend empfehlenswert.

Informiere dich rechtzeitig über deine Absicherungsmöglichkeiten, um keine Versorgungslücken entstehen zu lassen.

Scheinselbstständigkeit und Statusfeststellung

Für Freiberufler ist die Abgrenzung zwischen echter Selbstständigkeit und einer möglichen Scheinselbstständigkeit relevant. Maßgeblich ist, ob die Tätigkeit weisungsunabhängig erfolgt, mehrere Auftraggeber bestehen und unternehmerische Risiken getragen werden. Bei unsicheren Konstellationen kann über die Deutsche Rentenversicherung ein Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV beantragt werden. Die Entscheidung klärt, ob sozialversicherungspflichtige Beschäftigung oder selbstständige Tätigkeit vorliegt.

Fehler bei der Statuszuordnung können zu Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen führen. Eine klare Dokumentation der Zusammenarbeit mit Auftraggebern reduziert das Risiko.

Typische Fehler vermeiden

• Falsche Einstufung: Wenn deine Tätigkeit doch als gewerblich gilt, kann das rückwirkend zur Gewerbesteuerpflicht führen.
• Verspätete Anmeldung: Die Frist zur Abgabe des Fragebogens beträgt nur einen Monat nach Tätigkeitsaufnahme.
• Unvollständige Angaben: Ungenaue Beschreibungen führen zu Rückfragen oder Ablehnung der Freiberuflichkeit.
• Nicht abgeführte Umsatzsteuer: Wenn du die Kleinunternehmerregelung nicht (mehr) nutzen kannst, bist du umsatzsteuerpflichtig.

Der Status als Freiberufler bringt viele Vorteile: weniger Bürokratie, keine Gewerbesteuer und vereinfachte Buchführung. Damit du diese Vorteile auch wirklich nutzen kannst, solltest du deine Tätigkeit korrekt einordnen und die Anmeldung beim Finanzamt sorgfältig vorbereiten. Eine fehlerfreie Kommunikation mit dem Finanzamt schafft Klarheit und spart Zeit.

Tipp: Mit easybill erstellst du nicht nur rechtssichere Rechnungen in wenigen Klicks, sondern behältst auch deine Einnahmen, Ausgaben und Steuerpflichten im Blick. Ideal für alle, die sich auf ihre Tätigkeit konzentrieren möchten statt auf Papierkram.

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FAQ zur freiberuflichen Tätigkeit

Wie prüft das Finanzamt die Einstufung als freiberufliche Tätigkeit?
Das Finanzamt bewertet Qualifikation, Art der Leistung, persönliche Verantwortung und die Ausgestaltung der Tätigkeit. Grundlage sind die eingereichten Angaben und Unterlagen.

Welche Unterlagen unterstützen die Einstufung als Freiberufler?
Qualifikationsnachweise, Projektbeispiele, Leistungsbeschreibungen, Arbeitsproben oder Portfolios helfen bei der fachlichen Zuordnung.

Kann eine Tätigkeit später als gewerblich eingestuft werden, obwohl sie anfangs als freiberuflich galt?
Das ist möglich, wenn sich Tätigkeitsinhalt, Geschäftsmodell oder Leistungsumfang verändern. Die Einstufung orientiert sich am tatsächlichen Tätigkeitsbild.

Wie wirkt sich eine gemischte Tätigkeit aus (freiberuflich und gewerblich)?
Beide Bereiche werden getrennt betrachtet. Nur der fachlich freiberufliche Anteil bleibt gewerbesteuerfrei. Eine saubere Leistungsabgrenzung ist erforderlich.

Wann sollte eine verbindliche Auskunft eingeholt werden?
Sie ist sinnvoll, wenn die Zuordnung der Tätigkeit unklar ist oder erhebliche steuerliche Auswirkungen zu erwarten sind.

Welche Rolle spielt der Berufsname bei der Einstufung?
Der Titel selbst ist nicht ausschlaggebend. Entscheidend sind konkrete Inhalte und Anforderungen der ausgeübten Tätigkeit.

Welche Pflichten bestehen bei Zusammenarbeit mit mehreren Auftraggebern?
Eine nachvollziehbare Dokumentation der Auftragsverhältnisse und der unabhängigen Arbeitsweise verringert spätere Prüfungsrisiken.

Welche Folgen hat eine verspätete Anmeldung?
Je nach Fall können Nachfragen oder Verzugszinsen entstehen. Die steuerliche Einordnung erfolgt rückwirkend zum tatsächlichen Tätigkeitsbeginn.

Welche Besonderheiten gelten beim Einstieg in eine freiberufliche Nebentätigkeit?
Auch eine Nebentätigkeit muss steuerlich registriert werden. Umfang und Häufigkeit beeinflussen die Einordnung nicht.

Wann ist eine betriebliche Versicherung sinnvoll?
Je nach Tätigkeitsrisiko kann eine berufsspezifische Haftpflicht hilfreich sein, etwa bei vermögensschadensrelevanten Beratungsleistungen oder datenintensiven Projekten.

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