Bist du unsicher, wann du eine Quittung oder eine Rechnung benötigst? Wir erklären den Unterschied, die rechtliche Bedeutung und beantworten alle Fragen rund um Quittung und E-Quittung.
Belege in der Buchhaltung
Belege sind die Grundlage jeder Buchhaltung. Ob es sich um Rechnungen, Kassenbons oder Quittungen handelt. Sie alle dienen als Nachweis für Einnahmen und Ausgaben. Das Prinzip „Keine Buchung ohne Beleg“ zeigt, wie wichtig es ist, Transaktionen nachvollziehbar zu dokumentieren. Besonders für das Finanzamt sind diese Unterlagen entscheidend, um die Ordnungsmäßigkeit deiner Buchführung zu prüfen.
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist der schriftliche Nachweis, dass eine Zahlung geleistet wurde (§ 368 BGB).
Der Zahlungspflichtige kann auf Verlangen eine Quittung vom Zahlungsempfänger fordern.
Eine Quittung dient:
- dem Zahlenden als Beleg für die Erfüllung seiner Schuld
- dem Empfänger als Nachweis des Zahlungseingangs
Quittungen werden vor allem bei Barzahlungen oder bei Zahlungen ohne Kontoauszug genutzt.
Sie können auch im privaten Bereich Bedeutung haben, z. B. bei Käufen unter Privatpersonen.
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Pflichtangaben auf einer Quittung
Eine Quittung sollte mindestens enthalten:
- Name und Anschrift des Ausstellers (Zahlungsempfänger)
- ggf. Name und Anschrift des Zahlenden (wenn die Quittung als Rechnung dienen soll)
- Datum und ggf. Ort der Ausstellung
- Art und Menge der Leistung oder Ware
- Betrag in Zahlen
- bei Umsatzsteuerpflicht: Steuerbetrag und Steuersatz bzw. Hinweis auf § 19 UStG (Kleinunternehmer)
- bei Verwendung als Rechnung: Steuernummer oder USt-IdNr.
- Unterschrift bei Papierquittungen bzw. gleichwertiger elektronischer Nachweis bei digitalen Quittungen
Besonderheiten:
Ein maschinell erstellter Kassenbon ersetzt die handschriftliche Quittung.
Eine Quittung kann eine Rechnung nur dann ersetzen, wenn sie alle Pflichtangaben für Rechnungen nach § 14 UStG enthält. Das ist in der Praxis meist nur bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €) oder bei einfachen Barzahlungen üblich.
Für den Vorsteuerabzug ist in der Regel eine ordnungsgemäße Rechnung erforderlich.
Fehlen Pflichtangaben (z. B. USt-IdNr. oder Steuersatz), erkennt das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht an.
Beispiel für eine einfache Quittung (Vorlage)
Quittung
Ich bestätige den Erhalt von 595 € für die Reparatur der Kaffeemaschine (Modell XYZ) in den Büroräumen der “Mustermann GmbH” am 8. Oktober 2025.
Betrag: 595 € (inkl. 95 € USt. 19%)
Datum: 8. Oktober 2025
Ort: Berlin
Auftragnehmer: Muster Service GmbH
Auftraggeber: Mustermann GmbHUnterschrift
Die E-Quittung
Eine E-Quittung ist die digitale Version einer klassischen Quittung und dient wie ihr analoges Pendant als Nachweis für eine Zahlung. Sie wird elektronisch erstellt, versendet und gespeichert. Im Unterschied zur herkömmlichen Quittung auf Papier entfällt der physische Ausdruck. E-Quittungen gewinnen besonders im Onlinehandel, in der Gastronomie und bei digitalen Bezahlvorgängen immer mehr an Bedeutung.
- E-Quittungen unterliegen denselben steuerlichen Anforderungen wie Papierquittungen.
- Für die digitale Archivierung müssen die Vorgaben der GoBD (zuletzt geändert am 11. März 2024) eingehalten werden:
- unveränderbare Speicherung
- vollständige und zeitnahe Erfassung
- systematische Ablage
- maschinelle Auswertbarkeit
- Nachvollziehbarkeit durch eine Verfahrensdokumentation
Technische Maßnahmen wie elektronische Signaturen, Hash-Verfahren oder Zeitstempel können erforderlich sein, um die Unveränderbarkeit sicherzustellen.
Eigenbeleg
Manchmal musst du auch einen Eigenbeleg erstellen, etwa wenn die Quittung verloren gegangen ist.
Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Nachweis für eine Ausgabe, für die kein offizieller Beleg vorliegt. Er sollte folgende Angaben enthalten:
- Zahlungsbetrag: Der genaue Betrag der Ausgabe.
- Zahlungsdatum: Wann die Zahlung erfolgt ist.
- Empfänger: Wer das Geld erhalten hat (sofern bekannt).
- Grund für die Ausgabe: Detaillierte Beschreibung der gekauften Ware oder Dienstleistung.
- Grund für den fehlenden Beleg: Kurze Erklärung, warum kein Originalbeleg vorliegt (z.B. “Kassenbon verloren”).
- Deine Unterschrift
Das Finanzamt akzeptiert Eigenbelege jedoch nur in Ausnahmefällen, da sie leicht zu manipulieren sind. Sie dienen lediglich als Notlösung und sollten nicht zur Regel werden. Wichtig ist, dass Sie mit dem Eigenbeleg den Nachweis erbringen, dass die Zahlung tatsächlich erfolgt ist. Für den Vorsteuerabzug sind Eigenbelege grundsätzlich nicht geeignet.
Unterschiede zwischen Rechnung und Quittung
| Merkmal | Rechnung | Quittung |
|---|---|---|
| Zeitpunkt | Vor der Zahlung | Nach der Zahlung |
| Zweck | Zahlungsaufforderung | Zahlungsbestätigung |
| Pflichtangaben | Vollständig nach § 14 UStG | Weniger umfangreich; oft nicht ausreichend für Vorsteuerabzug |
| Steuerliche Relevanz | Grundlage für Vorsteuerabzug | Nur bei vollständigen Pflichtangaben (§ 14 UStG) für Vorsteuerabzug geeignet |
| Ersetzbar durch | Nicht ersetzbar | Kann Rechnung ersetzen, wenn alle Pflichtangaben vorhanden sind |
Aufbewahrungspflichten
Nach § 147 AO sind Quittungen und Rechnungen aufzubewahren.
- Bis Ende 2024: 10 Jahre
- Ab 1. Januar 2025 (BEG IV): 8 Jahre für viele steuerlich relevante Belege
- Längere Fristen (z. B. 10 Jahre) gelten weiterhin für Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare
Digitale Belege müssen in ihrem Originalformat archiviert werden.
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Die rechtliche Relevanz von Quittungen
Belegpflicht und Buchhaltung
Rechnungen und Quittungen sind essenzielle Buchhaltungsdokumente. Rechnungen gelten als rechtlich bindend und bilden die Grundlage für Steuererklärungen. Quittungen hingegen dienen meist als Zahlungsnachweis, insbesondere bei Barzahlungen.
Steuerliche Relevanz von Belegen
Rechnungen sind steuerlich besonders wichtig, da sie den Vorsteuerabzug ermöglichen. Quittungen reichen oft nur für kleinere, nicht vorsteuerabzugsfähige Ausgaben aus. Beide Belegarten sollten revisionssicher aufbewahrt werden.
GoBD-konforme Archivierung
Für die digitale Archivierung von Belegen gelten die GoBD. Belege müssen:
- Unveränderbar gespeichert
- Vollständig und zeitnah erfasst
- Systematisch geordnet
- Im Original aufbewahrt werden
Tipps für den richtigen Umgang mit Rechnungen und Quittungen
Für eine reibungslose Buchhaltung empfiehlt es sich, Belege systematisch zu erfassen und ein Rechnungsprogramm wie easybill zu nutzen. Damit kannst du Rechnungen automatisch erstellen, versenden und archivieren. Außerdem kann das Tools E-Rechnungen auslesen und versenden und vereinfacht die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater.
Häufige Fragen rund um Quittungen
Kann eine Quittung die Rechnung ersetzen?
Ja, sofern sie alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält. Praktisch ist das meist nur bei Kleinbeträgen bis 250 € der Fall.
Braucht eine Quittung immer eine Unterschrift?
Bei Papierquittungen in der Regel ja. Bei digitalen Quittungen genügt ein manipulationssicheres Dokument aus dem Kassensystem, eine Unterschrift ist nicht erforderlich.
Kann eine Quittung ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden?
Ja, wenn der Aussteller Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist oder die Leistung steuerfrei ist. Ein entsprechender Hinweis muss enthalten sein.
Reicht ein Kassenbon als Quittung?
Ja, sofern er die geforderten Angaben wie Aussteller, Datum, Art der Leistung und Steuerinformationen enthält. Seit der Belegausgabepflicht ist der Kassenbon im Einzelhandel üblich.
Reicht bei Kleinbeträgen eine Quittung anstelle einer Rechnung?
Ja, bei Beträgen bis 250 € brutto genügt eine Quittung oder ein Kassenbon mit den vereinfachten Angaben nach § 33 UStDV.
Worin unterscheidet sich eine Quittung von einem Kontoauszug?
Der Kontoauszug weist nur die Zahlung aus, die Quittung bestätigt zusätzlich die Erfüllung der Schuld durch den Empfänger und ist damit beweiskräftiger.
Kann eine Quittung elektronisch signiert werden?
Nicht vorgeschrieben, aber möglich und sinnvoll für mehr Beweiskraft. Entscheidend ist die GoBD-konforme, unveränderbare Archivierung.
Sind Eigenbelege für den Vorsteuerabzug geeignet?
Nein, sie dienen nur als Notlösung zum Nachweis einer Ausgabe, nicht für den Vorsteuerabzug.
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