Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Adresse für elektronische Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung geschickt werden. Sie sorgt dafür, dass deine E-Rechnung an der richtigen Stelle landet. Anders als eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID ist sie nicht für dein Unternehmen bestimmt, sondern für deinen Kunden, also den öffentlichen Auftraggeber.
Du selbst musst als Freelancer oder Unternehmer keine eigene Leitweg-ID beantragen. Stattdessen stellt dir dein öffentlicher Auftraggeber diese bei Auftragserteilung zur Verfügung. Du brauchst sie nur in deiner elektronischen Rechnung einzutragen, damit deine E-Rechnung akzeptiert und bezahlt werden kann.
Warum ist die Leitweg-ID wichtig?
Seit dem 1. Januar 2025 wird es verpflichtend, elektronische Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B) zu nutzen. Bei öffentlichen Auftraggebern ist das schon seit 2020 Standard. Die Leitweg-ID ist hier ein Muss, weil sie es Behörden erleichtert, deine Rechnung richtig zu verarbeiten und schnell zu bezahlen.
Die Leitweg-ID identifiziert eindeutig den öffentlichen Auftraggeber. Sie sorgt dafür, dass deine Rechnung im richtigen System landet. Sie ist eine Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung an die Bundesverwaltung.
Tipp
Verwende für E-Rechnungen Software wie easybill, um keine Fehler zu machen und rechtssichere Rechnungen zu erstellen. easybill erlaubt dir außerdem eine papierlose Zusammenarbeit mit deinem Steuerbüro und erleichtert den Arbeitsalltag enorm.
Wie sieht die Leitweg-ID aus?
Die Leitweg-ID ist eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen. Sie besteht aus drei Teilen
- Grobadressierung, die zeigt, zu welchem Teil der Verwaltung der Rechnungsempfänger gehört. Zum Beispiel 991 für die unmittelbare Bundesverwaltung.
- Feinadressierung mit Informationen über die genaue Adresseinheit innerhalb der Behörde.
- Prüfziffer zur Überprüfung der Richtigkeit.
So könnte eine Leitweg-ID aussehen
Sie besteht in der Regel aus Ziffern, kann aber auch Buchstaben enthalten. Die genaue Länge und Struktur ist in der Spezifikation der KoSIT geregelt.
Diese Struktur hilft den elektronischen Rechnungseingangsplattformen, die Rechnung korrekt weiterzuleiten. (Quelle: Beschaffungsamt des BMI)
Wo finde ich die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID wird dir von deinem Auftraggeber mitgeteilt, in der Regel bei der Auftragserteilung oder Bestellung. Du musst also nicht selbst recherchieren oder beantragen.
Falls du dir unsicher bist oder die Leitweg-ID nicht mitgeteilt bekommst, frage direkt bei deinem Ansprechpartner in der Behörde oder beim öffentlichen Auftraggeber nach.
Wann und wo musst du die Leitweg-ID angeben?
Die Leitweg-ID muss immer dann angegeben werden, wenn du eine elektronische Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber stellst, der eine Leitweg-ID nutzt. Sie wird im Format XRechnung in das Feld ‚Käuferreferenz (BT-10)‘ eingetragen.
In easybill erfolgt dies im Feld ‚Referenz des Käufers‘ und kann im Kundenprofil hinterlegt werden.
Hinweis: Für B2B-Rechnungen ist keine Leitweg-ID erforderlich – auch nicht im Zuge der ab 2025 eingeführten E-Rechnungspflicht.
Was tun bei Problemen?
Manchmal kann es vorkommen, dass deine Rechnung wegen einer fehlerhaften Leitweg-ID nicht akzeptiert wird. Typische Gründe sind eine falsche Schreibweise, zum Beispiel zusätzliche Leerzeichen oder Bindestriche an der falschen Stelle. Oder du hast eine veraltete oder falsche Leitweg-ID.
Falls du eine Fehlermeldung bekommst, zum Beispiel Leitweg-ID ist nicht valide, prüfe zuerst, ob du die Leitweg-ID genau so eingetragen hast, wie du sie bekommen hast. Achte auch darauf, dass du keine Leerzeichen vor oder hinter der ID eingefügt hast.
Wenn du selbst keinen Fehler findest, kontaktiere deinen Auftraggeber direkt. In der Regel liegt das Problem dort und kann von der Behörde geklärt werden.
ZRE und OZG-RE Plattformen
Aktuell gibt es zwei zentrale Plattformen, über die Rechnungen an die Bundesverwaltung eingereicht werden
- ZRE Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes
- OZG-RE Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform
Die ZRE wird zum 31. Dezember 2025 endgültig abgeschaltet.
Bereits seit dem 19. September 2025 können aber keine neuen Rechnungen mehr über die ZRE eingereicht werden.
Behörden migrieren schrittweise auf die OZG-RE.
Nicht alle öffentlichen Auftraggeber nutzen die OZG-RE: Einige Länder und Kommunen setzen eigene Plattformen oder Portale ein. Daher solltest du immer die Vorgaben deines Auftraggebers beachten. In der Regel wirst du vom Auftraggeber rechtzeitig informiert, ob und wann der Wechsel auf die OZG-RE erfolgt.
Braucht auch eine E-Rechnung eine Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist auch eine Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung, die an einen öffentlichen Auftraggeber gestellt wird. Sie dient als digitale Adresse innerhalb der Verwaltung und stellt sicher, dass deine elektronische Rechnung korrekt zugestellt und automatisch weiterverarbeitet werden kann.
Gerade im Format der XRechnung – dem vorgeschriebenen Standard für Rechnungen an öffentliche Stellen – ist ein spezielles Datenfeld für die Leitweg-ID vorgesehen. Ohne diese Angabe wird deine Rechnung in der Regel von den Eingangsplattformen wie ZRE oder OZG-RE abgelehnt.
In der Rechnungssoftware easybill kannst du die Leitweg-ID direkt im Kundenprofil unter „Referenz des Käufers“ hinterlegen, so wird sie bei jeder E-Rechnung automatisch an der richtigen Stelle eingefügt.
Wichtig: Die Pflicht zur Leitweg-ID gilt nur bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Im allgemeinen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) ist sie nicht erforderlich, auch nicht ab dem 1. Januar 2025, wenn die E-Rechnung dort flächendeckend verpflichtend wird.
Fazit Dein Fahrplan zur sicheren Rechnungsstellung
1. Leitweg-ID vom Auftraggeber erhalten.
2. E-Rechnung schreiben. Verwende Software, die den XRechnung-Standard und die Käuferreferenz unterstützt.
3. Rechnung prüfen. Achte auf die korrekte Schreibweise der Leitweg-ID, vermeide Leerzeichen oder falsche Bindestriche.
4. Bei Problemen sofort nachfragen. Wende dich an den Ansprechpartner des Auftraggebers, wenn die Rechnung abgelehnt wird oder eine Fehlermeldung erscheint.
Tipp
Rechnungsprogramme wie easybill haben mittlerweile Vorlagen für E-Rechnungen und XRechnung integriert. Das hilft dir, Pflichtfelder wie die Leitweg-ID problemlos und korrekt zu pflegen.
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