Rechnungsnummer korrekt vergeben: Regeln, Pflichten und Beispiele

Die Rechnungsnummer gehört zu den Pflichtangaben einer Rechnung. Sie dient dazu, einzelne Belege eindeutig zu identifizieren und nachvollziehbar zu dokumentieren. Für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen ist sie außerdem wichtig, um Ordnung in der Buchhaltung zu halten und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Warum ist die Rechnungsnummer wichtig für die Buchhaltung?

Das Umsatzsteuergesetz schreibt in § 14 Abs. 4 UStG vor, dass eine Rechnung eine fortlaufende Nummer enthalten muss, die einmalig vergeben wird und der Identifikation der Rechnung dient. Bei einer Betriebsprüfung muss klar erkennbar sein, wie viele Rechnungen erstellt wurden. Doppelte oder unlogische Nummerierungen können zu Rückfragen oder sogar zu einer Schätzung durch das Finanzamt führen.

Gesetzliche Grundlage: § 14 Abs. 4 UStG verlangt die Angabe einer „fortlaufenden Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird“.

Wie muss eine Rechnungsnummer aufgebaut sein?

Die konkrete Gestaltung ist flexibel. Die gesetzlichen Vorgaben lassen viel Spielraum, solange folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Jede Rechnungsnummer wird nur einmal vergeben.
• Die Nummer ist eindeutig einem Vorgang zuordenbar.
• Der Nummernkreis ist systematisch und nachvollziehbar.

Beispiele für zulässige Rechnungsnummern:

2025-001

RE-0725-1001

001-KUNDE-MAI2025

20250715-A01

Auch Nummernkreise sind zulässig, zum Beispiel getrennt nach:

• Kunden
• Projekten
• Filialen
• Jahren
• Vertriebskanälen

Es sind sowohl reine Zahlenfolgen als auch Kombinationen aus Buchstaben und Zahlen erlaubt. Datum, Kundenkürzel oder Projektkennungen können helfen, Rechnungen besser zu organisieren. Rechnungsprogramme legen die Rechnungsnummer automatisch fest und sorgen damit für Rechtskonformität.

Müssen Rechnungsnummern lückenlos sein?

Nein. Eine lückenlose Nummerierung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass die Nummern:

• einmalig vergeben
• nachvollziehbar dokumentiert sind

Lücken können etwa durch stornierte oder fehlerhafte Rechnungen entstehen. Solange du diese Vorgänge belegen kannst, ist das zulässig. Was grundsätzlich nicht erlaubt ist, ist eine vollkommen willkürliche Nummernvergabe oder doppelte Rechnungsnummern.

Darf ich mit einer höheren Rechnungsnummer beginnen?

Ja. Du kannst z. B. mit RE-2025-1000 starten, auch wenn es deine erste Rechnung ist. Das hat vor allem psychologische Gründe: Manche Unternehmer möchten nach außen hin nicht mit niedrigen Nummern signalisieren, dass ihr Geschäft neu oder klein ist und sie nur wenige Rechnungen stellen.

Wichtig ist nur: Jede folgende Nummer muss auf dieser Logik aufbauen und nachvollziehbar fortgesetzt werden.

Wie finde ich die passende Rechnungsnummer?

Du kannst Rechnungsnummern entweder:

• manuell vergeben (nur bei geringem Belegaufkommen empfehlenswert)
• automatisch durch Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramme erstellen lassen

Letzteres ist sicherer und effizienter – Rechnungsprogramme wie easybill verhindern doppelte Nummern und dokumentieren die Vergabe automatisch.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsnummer und Belegnummer?

Die Rechnungsnummer ist eine gesetzliche Pflichtangabe auf Ausgangsrechnungen.
Die Belegnummer hingegen ist ein internes Ordnungskriterium und betrifft alle Buchungsbelege – also auch Kassenbons, Quittungen, Kontoauszüge oder Eingangsrechnungen.

In der Praxis arbeiten viele Unternehmer mit einem durchgehenden Belegnummernkreis, der alle Arten von Geschäftsvorfällen erfasst.

Was gilt bei Dauerleistungen (z. B. Miete oder Leasing)?

Bei Dauerrechnungen mit monatlich wiederkehrenden Zahlungen genügt es, eine einmalige Vertragsnummer zu verwenden, sofern der Zeitraum klar benannt und vertraglich fixiert ist. Einzelne Monatsabrechnungen benötigen dann keine eigene Rechnungsnummer, sofern sie lediglich wiederholen, was bereits einmal abgerechnet wurde, z. B. in Mietverträgen.

Was tun bei doppelter oder fehlender Rechnungsnummer?

1. Doppelte Rechnungsnummer vergeben?

• Erstelle eine Stornorechnung mit Bezug zur fehlerhaften Rechnung
• Erstelle eine neue Rechnung mit korrekter, einmaliger Nummer
• Informiere den Empfänger und dokumentiere die Korrektur im Buchhaltungssystem

2. Rechnungsnummer vergessen?

• Wenn noch nicht versendet: Rechnung berichtigen
• Wenn bereits versendet: Stornieren und neu erstellen

Tipp: Vermeide manuelle Vergabe bei wachsendem Belegvolumen. Softwarelösungen minimieren solche Fehler.

Was gilt für Eingangsrechnungen ohne Rechnungsnummer?

Für den Vorsteuerabzug ist eine Rechnungsnummer Pflicht. Fehlt sie auf einer Rechnung, solltest du:

• die Zahlung nicht ohne Korrektur leisten
• vom Lieferanten eine berichtigte Rechnung verlangen
• im Zweifel: Rückwirkende Berichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV möglich (vgl. BMF-Schreiben vom 18.09.2020)

Wichtig: Ohne gültige Nummer ist der Vorsteuerabzug nicht zulässig. Ein Nachweis über die Zahlung genügt nicht.

Welche Anforderungen gelten bei Gutschriften und Stornorechnungen?

Auch Gutschriften und Stornorechnungen müssen eine eigene Rechnungsnummer haben – getrennt vom normalen Nummernkreis oder im selben System, aber eindeutig.

Sie sollten immer einen Verweis auf die ursprüngliche Rechnung enthalten, z. B.:
„Bezug auf Rechnung RE-2025-0105 vom 05.07.2025“

Aufbewahrungspflichten und GoBD

Rechnungen müssen laut § 147 AO und GoBD mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden – unverändert und vollständig lesbar.

Das gilt für:

• PDF-Rechnungen
• E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD)
• Archivsysteme mit Zugriffsprotokoll

Wichtig: Auch die Struktur der Nummernvergabe muss über diesen Zeitraum nachvollziehbar sein.

Elektronische Rechnungsnummern ab 2025

Seit 1. Januar 2025 gilt für inländische B2B-Umsätze die Pflicht zur E-Rechnung nach § 14 UStG. Die Rechnungsnummer wird künftig in strukturierter Form als XRechnung oder im Format ZUGFeRD übermittelt.

Das bedeutet:

• Rechnungsprogramme müssen E-Rechnungen erzeugen können
• Die Nummer muss automatisch und systematisch vergeben werden
• Papier- oder PDF-Rechnungen sind künftig nur noch in Ausnahmefällen zulässig

Die Nutzung von Rechnungssoftware ist für E-Rechnungen empfehlenswert. easybill erleichtert die Umstellung und erstellt E-Rechnungen ganz schnell und einfach.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss ich für jeden Kunden einen eigenen Nummernkreis führen?
Nein. Du kannst Nummernkreise nach Kunden, Projekten oder Zeiträumen gestalten – musst es aber nicht.

Kann ich mit der Nummerierung jedes Jahr neu beginnen?
Nur, wenn du z. B. ein Jahrespräfix wie „2025“ nutzt. Dann kann jedes Jahr ein neuer Nummernkreis beginnen – z. B. 2025-001, 2026-001 usw.

Gilt die Pflicht zur Rechnungsnummer auch für Kleinunternehmer?
Ja. Die Pflicht zur Rechnungsnummer besteht unabhängig davon, ob Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

Was passiert, wenn eine Rechnung versehentlich doppelt bezahlt wurde?
Die doppelten Zahlungsvorgänge lassen sich durch Banknachweise aufklären – eine doppelte Rechnungsnummer ist jedoch formell problematischer als eine doppelte Zahlung. Die Nummer darf nie doppelt vorkommen.

Ist eine Zahlung ohne Rechnung steuerlich anerkannt?
Nein. Ohne ordnungsgemäße Rechnung (inkl. Rechnungsnummer) kann der Betriebsausgabenabzug und Vorsteuerabzug verweigert werden.