Sicherlich kennen Sie alle den Fall, dass Sie ein Angebot für einen Kunden erstellt haben und nach viel Hin und Her einigt man sich ggf. auf andere Konditionen oder an den Positionen wird noch einmal etwas verändert oder Inhalte müssen ganz entfernt werden.
Damit easybill Sie hier in Ihren täglichen Abläufen und Ihrer Organisation des Unternehmens weiter unterstützt, gibt es seit Oktober 2023 die Dokumentenversionierung für Neukunden. Für Bestandskunden erfolgt nun nach und nach eine Umstellung. Mehr dazu lesen Sie unten im Blog. Die Dokumentenversionierung als neue Funktion in easybill dient als nützliches Werkzeug vor allem zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Ihren Dokumenten.
Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet Dokumentenversionierung in easybill?
Die Versionierung in easybill bedeutet, dass jegliche Änderung an einem zuvor fertiggestellten Dokument erfasst und wiedergegeben wird. Reine Dokument-Entwürfe sind hiervon nicht betroffen. Es wird eine zusätzliche Version des Dokumentes angelegt und die vorherige Version ist somit „nicht mehr gültig“. Die aktuellste Version gibt immer den neusten Stand des Dokuments aus und steht ggf. zur Bearbeitung zur Verfügung. Auch im Hinblick auf die GoBD ist das Nachhalten vom Änderungsverlauf und verschiedenen Versionen essenziell.
Anders als bei anderen Anbietern kann eine vorherige Version in easybill nicht mehr wiederhergestellt werden. Die Dokumente, die einer älteren Version entsprechen, stehen jedoch jederzeit zum Download zur Verfügung, falls Sie hier noch einmal Einsicht nehmen möchten.
Die Protokollierung des Änderungsverlaufes zeigt transparent jede Veränderung in den unterschiedlichen Versionen. Noch dazu wurde die Angabe eines Grundes für den erneuten Eingriff in ein Dokument als Pflichtfeld deklariert. Sie sehen also nicht nur, dass etwas verändert wurde, sondern auch welche Gründe für diese Änderung sprachen.
Die Dokumentenversionierung ist für die zusätzlichen Formate, wie beispielsweise die XRechnung oder ZUGFeRD optional wählbar, für Ihr Standard PDF-Dokument in easybill ist es jedoch verpflichtend. Die Option können Sie an dieser Stelle nicht abwählen.
Automatische Dokumentenversionierung jederzeit einsehbar
Damit Sie stets rechtssicher handeln und jederzeit einwandfrei nachvollziehen können, was Sie selbst oder ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens an Ihren Dokumenten verändert hat, führen wir Ihnen diese Änderungen von nun an in der Dokumentenansicht auf. Auch von Steuerberatern wurde uns häufig das Feedback zugetragen, dass eine Nachvollziehbarkeit von Änderungen hilfreich sei.
In den zugehörigen Informationen zum Dokument findet sich der Änderungsverlauf und auch die Versionen des Dokuments. Per Download greifen Sie jederzeit auf die archivierte Datei der vorhergehenden Versionen zu.
Und damit wir Sie als Unternehmer im Arbeitsalltag noch mehr unterstützen, erfolgt die Versionierung selbstverständlich vollkommen automatisch. Ein manuelles Zutun ist für die Versionierung nicht notwendig. Lediglich die Zusatzformate können Sie, wenn Sie es denn wünschen, zu- oder abwählen.
Damit jedoch auch hier manueller Aufwand vermieden werden kann, gibt es eine zusätzliche Einstellungen in den einzelnen Dokumentenvorlagen, über die Sie Ihre ganz persönliche Default-Variante der Dokumentenversionierung vorgeben können. Maximale Effizienz für Ihr Business!
Umstellungen in Ihrem easybill-Account – kein Handeln notwendig
Als langjähriger easybill-Kunde fragen Sie sich gerade, ob Sie bereits den neuen Editor nutzen und ebenfalls von der Versionierung profitieren können? Hier haben wir gute Nachrichten für Sie: ganz ohne Ihr aktives Zutun werden alle Bestandskunden nach und nach von easybill umgestellt werden. Selbstverständlich werden wir Sie über den Fortschritt dieser Umstellung jederzeit auf dem Laufenden halten. Bei Fragen steht Ihnen unser easybill Supportteam gerne zur Verfügung.
Zur Handhabung des neuen Editors und der Versionierung in easybill finden Sie hier auch unser Tutorial-Video auf easybill TV: Verbesserter Editor und Versionierung von Dokumenten
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