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Was ist ein Lieferschein und welche Inhalte sind wichtig?

Bin ich verpflichtet, meinen Kunden einen Lieferschein zu erstellen? Die Antwort ist nein. Und doch ist der Lieferschein für Händler und Online-Shop-Betreiber ein wichtiges Dokument für ihre Geschäftsbeziehungen. Es gibt weder gesetzlichen Vorschriften, Lieferscheine zu erstellen, noch gesetzlich vorgeschriebene Regeln für Inhalt und Form. Und doch nutzen so gut wie alle Unternehmen den Lieferschein als Waren begleitendes Dokument, auch als Warenbegleitschein oder Warenbegleitbrief bekannt. Er kann bei der Anlieferung dazu dienen, den Umfang und die Art der bestellten Ware zu überprüfen und sicherzustellen, dass Menge, Qualität und Art der angelieferten Ware tatsächlich mit der bestellten Leistung übereinstimmen. Darüber hinaus kann er dabei helfen, die Ware am richtigen Ort einzulagern. Zudem bietet der Lieferschein die Möglichkeit, den Empfänger mit zusätzlichen Informationen, zum Beispiel technischen Daten oder Besonderheiten der Ware zu versorgen.

Gibt es Pflichtanagaben?

Obwohl es keine Pflichtangaben über den Inhalt des Lieferscheins gibt, haben sich unter anderem folgende Angaben als nützlich erwiesen, um sowohl beim Versender als auch beim Empfänger die Geschäftsabläufe zu vereinfachen:

  1. Namen von Lieferant und Empfänger
  2. Lieferadresse des Empfängers
  3. Auftragsnummer/Auftragsname
  4. Datum des Auftrags und der Lieferung
  5. Menge und Bezeichnung der einzelnen Waren
  6. ggf. Gewicht oder Einzelpreise
  7. ggf. Zusammenstellung und Anzahl der Pakete
  8. ggf. Angaben zu Kommissionen
  9. eventuelle Nachlieferungen

Lieferscheinvorlage & Musterlieferschein

Lieferschein Vorlage

Die durchlaufende Nummerierung notwendig?

Auch hier gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, aber eine durchlaufende Nummerierung hat sich im Geschäftsalltag bewährt, da dies für eine höhere Transparenz innerhalb der Buchhaltung und Belegwirtschaft sorgt. Wird auf dem Lieferschein zusätzlich die Nummer der dazugehörigen Rechnung vermerkt und umgekehrt, bietet das eine wesentliche Erleichterung sowohl für den Versender als auch für den Empfänger bei der Zuordnung von Belegen.

Gibt es eine Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine?

Vorsicht bei der Entsorgung von Lieferscheinen! Auch wenn es soweit keine gesetzlichen Vorschriften gibt, dürfen nur Lieferscheine entsorgt werden, die keine Buchungsbelege darstellen. Was genau bedeutet das? Sobald der Lieferschein in den Geschäftsprozessen zu einem Buchungsbeleg wird, gelten Aufbewahrungsfristen von 6 oder sogar 10 Jahren. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die Vorschriften aus der Abgabenordnung (AO) § 147 für die Aufbewahrung von Unterlagen:

  • Handelt es sich um einen einfachen Lieferschein, sind keine Angaben zur Zahlung enthalten. Mit den Angaben über die gelieferte Ware, den Bestell- und Liefertermin zählt der einfache Lieferschein als Handelsbrief. Dokumente dieser Art haben nach § 147 AO eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.
  • Enthält der Lieferschein neben den Angaben über die Lieferung die Zahlungsaufforderung, ist er als Rechnung zu betrachten. In diesem Fall gehört er nicht zu den Handelsbriefen nach § 147 AO. Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Digitalisierung und Archivierung der Lieferscheine durch easybill

Mit der passenden Lieferscheinsoftware von easybill ist die gesetzliche Aufbewahrungspflicht kein Problem, denn alle Ihre Dokumente werden sauber archiviert und sind jederzeit abrufbar. So ersparen Sie sich nicht nur die Zeit für die aufwendige und lästige Ablage, sondern können auch die papierlose, digitalisierte Ablage nutzen, um jederzeit oder bei einer Prüfung sorgenfrei auf die Dokumente zurückzugreifen.

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